Logo
  • Achtergrond
  • 5 juli 2018
  • Vera Peek VFM

3 tips om meer te halen uit de samenwerking met facilitaire leveranciers

In de begeleiding van aanbestedingen ziet VFM een groeiende behoefte van Facilitair Managers om een intensievere samenwerking aan te gaan met facilitaire leveranciers. Een manier om hier invulling aan te geven is een strategisch partnership. Maar wat houdt een strategisch partnership in?
Beeld 3 tips om meer te halen uit de samenwerking met facilitaire leveranciers

Een strategisch partnership is een samenwerking tussen de opdrachtgever en de facilitaire leverancier, waarbij waarde toegevoegd wordt aan elkaars bedrijfsresultaten. Hierbij is communicatie en meebewegen met elkaars ontwikkelingen van belang. Door dit te doen ontstaat een toegevoegde waarde. Beide partijen voegen kennis toe aan elkaars organisaties en de kwaliteit van de dienstverlening verbeterd.

Groeiend belang

Waar voorheen bij het inkopen van facilitaire dienstverlening de focus lag op de laagste prijs is de afgelopen jaren een verschuiving zichtbaar naar een focus op kwaliteit. Om een betere kwaliteit in praktijk te realiseren moet de (intensiteit van de) relatie met de leverancier veranderen. Niet voor niets streven steeds meer organisaties naar een strategisch partnership. 

3 tips om te starten met een strategisch partnership

1. Bepaal voor welke diensten het strategisch partnership relevant is

Een strategisch partnership heeft het meeste effect op diensten die van grote meerwaarde zijn voor het primaire proces van de organisatie.  Dit varieert dus per organisatie. Vaak zijn het de diensten waar contact is met de eindgebruiker en die effect hebben op de tevredenheid van de gebruiker. Zo is voor een organisatie met veel externe bezoekers  het ontvangstproces een kansrijke dienst voor een strategisch partnership. Voor dergelijke diensten heeft een strategische partnership  meerwaarde, omdat de dienst optimaal ingericht kan worden in overleg met de leverancier. Als opdrachtgever is het belangrijk om vooraf na te denken over de waarde van producten en diensten in de organisatie en aan de hand daarvan de keuze te maken voor een strategisch partnership. Een manier om dit in kaart te brengen is aan de hand van een customer journey.

2. Stel een duidelijke visie op over de facilitaire dienstverlening

Een strategisch partnership start met een duidelijke visie. Door dit helder te omschrijven kan de leverancier hierop inspelen en zal een betere match ontstaan tussen beide partijen. Een duidelijke visie bevat in ieder geval de kernwaarden van de facilitaire afdeling, een schets van de bedrijfscultuur en haar gebruikers en de toekomstvisie van de facilitaire afdeling.

3. Vertrouw op de leverancier

Het aangaan van een samenwerking vraagt een andere mindset van de opdrachtgever. Zet geen oplossing in de markt, maar het probleem. De leverancier kan dan zijn kennis en expertise gebruiken om een goede invulling te geven aan de dienstverlening. Vertrouwen is hierin belangrijk.

In de samenwerking is ook transparantie en communicatie van groot belang. Door ontwikkelingen, belangen en andere informatie met elkaar te delen kan hierop ingespeeld worden door beide partijen. Regelmatig overleg zorgt ervoor dat deze informatie gedeeld kan worden met elkaar.  

Met name in het begin is tijd nodig om elkaar te leren kennen, neem hier ook tijd voor. Door bij de start intensief samen te werken, kunnen beide organisaties op één lijn komen waardoor het beste resultaat behaald wordt.

VFM Facility Experts adviseert en ondersteunt organisaties bij het inkopen, organiseren en beheren van hun facilitaire organisatie. We Facilitate.

Producttips