Logo
  • Opinie
  • 16 december 2021

Hybride toekomst: op zoek naar de data die we missen. 3 inzichten

Hoe navigeer je als FM- of Real Estate-manager in een tijd als deze, met zo veel verschillende signalen over de toekomst van het kantoor. Volgens de ene groep (met name de vastgoedadviseurs) zijn er meer vierkante meters nodig, volgens de andere (voornamelijk de eindgebruikers) juist minder. Een niveau dieper wordt er van alles geroepen over hoeveel vierkante meter je zou moeten toewijzen aan verschillende activiteiten op kantoor.

Over dat het een clubhuis zou worden. En dat de flexfactor (x personen per werkplek) anders zou moeten.

Survivorship bias

Het deed mij denken aan het artikel In search of the missing business data uit de Leesman Review #21 van oktober 2016, dat door alle ontwikkelingen opnieuw zeer actueel is. Hierin wordt het verhaal verteld van de statisticus Abraham Wald die in de Tweede Wereldoorlog van de Amerikaanse overheid de opdracht kreeg om het verlies van vliegtuigen te minimaliseren. Hiertoe werden de data van alle vliegtuigen die terugkwamen geanalyseerd en het voorstel was om ze daar waar de meeste gaten zaten te verstevigen. Wald ontdekte een fundamentele fout in deze beredenering. Hij beargumenteerde dat er juist moest worden gekeken naar de plekken waar de gaten níét zaten, want daar moesten de vliegtuigen die zo beschadigd waren dat ze waren neergestort zijn geraakt. Zijn werk leidde tot de term survivorship bias, vrij vertaald overlevingsfout, waarbij alleen wordt gekeken naar de overlevenden of zichtbare groep van een populatie.

Ik zie een link met de wereld van de werkomgeving, die nog nooit zo veel data tot zijn beschikking heeft gehad als nu. Data waarmee je een fantastische evidence based werkomgeving kunt creëren die is afgestemd op de gebruikers ervan. Dit draagt het risico in zich mee dat je je strategie bouwt op de data die beschikbaar zijn. Als je alleen de vraag stelt hoeveel dagen per week mensen naar kantoor willen komen – zeer interessante data om de bezetting van je gebouwen te voorspellen – kun je op het verkeerde been worden gezet. Het antwoord op die vraag hangt namelijk (ook) af van de vraag hoe goed dat kantoor is. Heb je een goed kantoor, dan zullen medewerkers natuurlijk graag willen komen. Heb je een slecht kantoor, dan zullen medewerkers minder vaak komen. Dus je kunt prima uitgaan van vier dagen per week thuiswerken, maar als dat komt doordat het kantoor niet goed genoeg is, dan kun je je als organisatie afvragen of je je doel niet voorbijschiet.

Hetzelfde geldt voor de KPI’s die je rapporteert. Natuurlijk zijn de kosten per werkplek en de bezettingsgraden voor gebouwen en ruimtes belangrijk. Maar als alleen deze data beschikbaar zijn, zijn dat de gegevens waarop je stuurt. Heb je echter ook data tot je beschikking van hoe goed het kantoor werknemers ondersteunt en je het management op basis hiervan vraagt of ze een gemiddelde of een fantastische werkomgeving nastreven, dan kun je het antwoord ook raden.

3 inzichten

Onder druk wordt alles vloeibaar. Dat was zeker het geval toen we in maart 2020 met z’n allen thuis moesten gaan werken. En inmiddels kunnen we stellen dat dat is goed gelukt. De gang terug naar onze kantoren zal een stuk minder makkelijk gaan, want de harde waarheid voor FM- & RE-managers en designers is dat het gemiddelde kantoor minder goed wordt beoordeeld dan het gemiddelde thuiswerken. Het kantoor zal dus harder zijn best moeten doen om die fantastische werkomgeving te zijn of (weer) te worden en de medewerkers terug te krijgen naar de kantoren. Daarom: wat kunnen we leren uit de meer dan tien jaar dat we als Leesman onderzoek doen? Hierbij 3 inzichten.

  1. Vorm volgt functie. De basisgedachte van een goede werkomgeving is eigenlijk heel simpel: welke activiteiten doen medewerkers en wat hebben ze nodig om die goed uit te kunnen voeren? Om hier vervolgens de fysieke werkomgeving en services op af te stemmen. Thuis en op kantoor. Houd daarbij rekening met de vraag welke profielen meer naar kantoor leunen en welke meer naar thuis.
  2. Overdrijf de rol van samenwerken in een kantoor niet. Natuurlijk zal er thuis iets meer concentratiewerk worden gedaan, maar niet iedereen kan zich thuis goed focussen. Daarnaast is slechts 9 procent van de medewerkers alleen maar aan het ontmoeten en verbinden als ze een dag op kantoor zijn. De rest zal ook een deel concentratiewerk moeten doen. Dit wordt onderschreven door een artikel uit 2018 dat beschrijft dat als je ontmoeten wel- en concentreren niet ondersteunt, je een lage workplace experience kunt verwachten en een kantoor creëert dat mensen tegenwerkt in plaats van stimuleert.
  3. Het grootste verschil tussen de beste werkomgevingen (Leesman+) en gemiddelde werkomgevingen is de variëteit in werkruimten (p.16 Leesman Index). En dat zal alleen nog maar meer worden met de huidige en almaar uitbreidende ‘video first’-communicatie. Zeker in de wetenschap dat het geluidsniveau een van de grootste productiviteitskillers is.

Faal snel en leer snel

Bij dit alles is het voor organisaties belangrijk om het adagium van techbedrijven over te nemen: faal snel en leer snel. Omdat we gewoonweg niet exact weten hoe de hybride werkelijkheid zal uitpakken, kun je beter een aantal van de veranderingen doorvoeren en vervolgens in de gaten houden waar moet worden bijgestuurd. En trap vooral niet in de kostenval. Wellicht zorgt het vele thuiswerken voor kostenbesparingen op het vastgoed, maar het uitgangspunt moet zijn de werknemers zo goed mogelijk te ondersteunen. Als dat met minder kosten kan, prima, maar het gaat om beide kanten van de medaille: met data over zowel de kosten als de baten. Of zoals een van onze klanten zichzelf tot doel stelde: we want to double the experience and half the costs.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform