Logo
  • Achtergrond
  • 3 september 2019
  • Hans Veltmeijer

Evidence Based Workplace: Het echte meten van de invloed van de werkomgeving

De werkomgeving zodanig inrichten dat dit het welzijn en de prestaties van de medewerker ten goede komt, wil elke organisatie. Maar de geijkte tevredenheidsonderzoeken schieten tekort als toetssteen voor het facilitair ontwerp, stelt Herman Kok. Hij verricht studies naar de invloed van de werkomgeving op gebruikers, met een evidence-based workplace als uitkomst.
Beeld Evidence Based Workplace: Het echte meten van de invloed van de werkomgeving

In 2015 promoveerde hij aan de Wageningen University op de toegevoegde waarde van FM in de schoolomgeving. Want ‘iedereen heeft het over die toegevoegde waarde en neemt aan dat dat zo is, maar niemand komt met cijfers’. Herman Kok dook in de materie en er ging een wereld voor hem open. Hij kwam in het domein van de omgevingspsychologie. Hij leerde dat de invloed van mensen, kleuren, licht, indeling van de ruimte en andere omgevingsfactoren invloed hebben op de emotie, de cognitie, het fysieke aspect en het gedrag van de mens. “En het leuke is dat je dat door goed onderzoek aantoonbaar kunt maken.”
Het promotieonderzoek smaakte naar meer. Hij richtte als spin-off het bedrijf Shign op en bedacht daarmee een concept van belevingsonderzoek met een dagboekmethodiek. Om de data op te halen liet hij een app ontwikkelen. Real time meten op verschillende momenten over een lange periode werd daardoor mogelijk. Het antwoord op de vraag ‘wat vind je van die werkplek’ was niet meer afhankelijk van de stemming op maandagmorgen, of vrijdag in de namiddag. Of nog sterker vertekend: op zaterdag na een paar biertjes.
Na de tien tot twaalf vragen is er de mogelijkheid tot teksten ter toelichting. “Dat wordt veel gedaan en helpt ons goed. We halen daar waardevolle context uit.” Dan volgen de analyses, het leggen van verbanden, interpretaties, duidingen en aanbevelingen.

Akoestiek

De vragenlijsten zijn wetenschappelijk gevalideerd, gebaseerd op een schat aan literatuur. Laatst was er bijvoorbeeld een opdrachtgever die vroeg te onderzoeken in welke mate de werkomgeving bijdraagt aan het plezier en geluk van zijn medewerkers. Kok: “Dan blijkt daar dus al sinds 1930 onderzoek naar te worden gedaan.”
Het doceren van Facility Management aan de Wageningen University sluit goed aan bij zijn functie als CEO bij onderzoeksbureau Shign, ‘een datascience bedrijf met echte mensen die werk doen dat dicht tegen de wetenschap aan zit’. Op het bedrijfskantoor op de zeventiende etage van 52Degrees in Nijmegen geeft hij een voorbeeld van de omgevingsaspecten die belangrijk zijn voor het functioneren van het team van zeven medewerkers.
Dat zijn er zeker tien. Zoals akoestiek, netheid, indeling van de ruimte, het personaliseren (waarvoor de mogelijkheden hier beperkt zijn) en licht. Dat laatste komt overdag ruim binnen door de grote ramen, die ook een adembenemend uitzicht over Nijmegen en de weidse omgeving opleveren. “Die items kun je allemaal uitvragen, en dat gaat snel. Binnen 30 seconden ben je klaar.”
Shign heeft ondertussen een klantenportefeuille met grote organisaties in het bedrijfsleven, de zorg en het onderwijs. Binnen het onderwijs ziet Herman Kok vaak dat opdrachtgevers nieuwsgierig zijn naar welke aspecten van een klaslokaal samenwerking bevorderen. “Samenwerking is het doel, en daar willen ze de omgeving op inrichten. Dan blijkt dat mensen samenwerken waar de akoestiek prettig is. En het binnenklimaat moet goed zijn. Met die resultaten en onze aanbevelingen in de hand kunnen opdrachtgevers interventies plegen.” Het zit vaak in kleine dingen. Met een akoestisch plafond of akoestische panelen kun je al veel doen, aldus Kok.

Statistische verbanden

De grote tegenhanger van deze empirische onderzoeksmethode is nog steeds ‘het alomtegenwoordige tevredenheidsonderzoek’. Maar dat kan echt niet meer, vindt hij. “Dat is  veel te oppervlakkig. De vragen zijn algemeen en er wordt niet doorgevraagd over wat omgevingsfactoren echt met je doen. Ook meten de gangbare onderzoeken achteraf en tonen alleen gemiddeldes, zonder statistische verbanden te leggen. Dan kom je met een 10-puntsschaal vaak op die 7 uit. Wij meten herhaaldelijk, met gerichte vragen over een langere periode en real time. En we gebruiken complexe statistiek om verbanden te vinden.”
En dan kom je vaak niet op zeventjes uit, maar zie je flinke verschillen, en zijn de resultaten niet altijd de door de opdrachtgever gewenste. Zoals in het geval van een grote zorginstelling. De ‘huiskamers’ aldaar dienen om de ouders even te laten ontspannen, tussen de medische bezoeken van hun kinderen door. Ze worden gerund door vrijwilligers.
Kok: “De aanname was dat die vrijwilligers bijdragen aan het welzijn van de ouders. Inmiddels doen wij anderhalf jaar onderzoek, maar we vinden dat verband niet. En dat is natuurlijk een minder leuke boodschap voor de opdrachtgever. De vrijwilligers worden wel positief beoordeeld door de ouders en indirect zullen ze wel bijdragen aan het welzijn, omdat ze bijvoorbeeld zorgen dat de ruimte netjes blijft. Maar ze hebben geen directe invloed op het welzijn van de ouders.” Wel duidelijk aantoonbare verbanden tussen omgeving en het welzijn van de ouders waren het interieur van de huiskamer, de zitmogelijkheden en de privacy.

Conclusies onderzoeken

Kok kan al wat algemene conclusies trekken uit de reeks onderzoeken in de afgelopen drie jaar. Indeling, privacy, akoestiek en luchtkwaliteit zijn terugkerende factoren die grote invloed hebben op de productiviteit, het welzijn en de samenwerking. In met name het onderwijs, de zorg en op kantoren komt daar het belang van netheid bij. “Dat staat daar op nummer 1, het moet schoon zijn. Je wilt weg zijn uit een vieze ruimte. Maar die netheid komt nooit ter sprake in het voorgesprek met opdrachtgevers.” Vaker opruimen en een kleurtje en geurtje kunnen al wonderen doen, zonder de schoonmaakkosten op te schroeven.
Besteed ook vooral geen geld aan de verkeerde dingen, adviseert Kok. Hippe cateringconcepten met mooie koffies tonen bijvoorbeeld niet of nauwelijks een verband met de prestaties van de medewerker. Wel met ontspanning en gemoed.
Eén grote ruimte waarin mensen met verschillende bedoelingen actief zijn, bevordert de prestaties van medewerkers ook niet. Ze kunnen zich moeilijk concentreren. “Als er geen uitwijkmogelijkheden zijn, gaat het helemaal mis. Zorg dus voor diversiteit, creëer plekjes en sluit aan bij de activiteiten van de mensen.”

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform