Logo
  • Achtergrond
  • 11 oktober 2018
  • e-book Outsourcing in meer dan 215 vragen

Checklist exitstrategie bij contractvernieuwing

Een contract is zelden eeuwig. Na een aantal jaren is het proces/product of de klantvraag, dan wel de relatie veranderd, waardoor een andere leverancier wellicht meer toegevoegde waarde levert. Hoe voorkom je conflicten en zorg je voor een soepele overgang naar een andere leverancier?
Beeld Checklist exitstrategie bij contractvernieuwing

De huidige dienstverlening moet worden afgebouwd terwijl de nieuwe dienstverlening met een andere partij moet worden opgebouwd. Door dit vooraf contractueel te regelen wordt veel risico voorkomen en zijn omstelkosten ook te calculeren.

Het gaat hierbij bijvoorbeeld om vragen als:

  • hoe krijg ik mijn data terug?
  • is de documentatie up to date?
  • krijg ik mijn spullen terug?
  • zijn die goed onderhouden?
  • werkt de oude leverancier welwillend mee aan de overgang?

Ook is een contractueel beschreven exitstrategie toepasbaar bij een tussentijdse beëindiging. Verder moet er bij overeenkomst geregeld te worden welke rechten en plichten na opzegging of afloop van het contract nog van kracht blijven.

Kijk vooruit in leveranciersrelaties

Wanneer u moet gaan nadenken over het vernieuwen van een bestaand contract, is afhankelijk van het aantal aanpassingen en de tijd die nodig is om over te gaan naar een nieuwe leverancier. Niet tijdig in een contract doorgevoerde wijzigingen zorgen ervoor dat de leverancier een lagere toegevoegde waarde heeft.

Lange omsteltijden vergroten dit probleem, omdat tijdens het omzetten van een contractuele relatie er over het algemeen een dip is in de kwaliteit en minder tijd en ruimte voor innovatie. Vooruitkijken in de leveranciersrelatie en businessbehoefte voorkomt dit.

TIP: Jaarlijkse evaluatie met de leverancier kan ook een jaarlijkse vernieuwing betekenen, waardoor kwaliteit en ook continuïteit gewaarborgd blijven. Een uitkomst kan dan ook zijn dat er afscheid van de leverancier moet worden genomen.

Voorkom een supplier lock-in

Een supplier lock-in kan niet altijd worden voorkomen en is pas echt vervelend als uw concurrenten geen supplier lock-in hebben. Bij het aangaan van relaties en aanpassingen op contracten moeten de risico’s en de afhankelijkheden in kaart gebracht worden.

Via het opstellen en hanteren van een sourcingsbeleid kan er voor mogelijke alternatieven worden gezorgd, en voor concurrentie tussen leveranciers. Hierbij moet ook rekening houden met de mate waarin de leverancier geacht wordt met u mee te denken, flexibel te zijn et cetera.

Producttips