Logo
  • Achtergrond
  • 31 oktober 2018
  • Marjon van der Ven - Klootwijk

Tips om flexibiliteit in uw vastgoedcontracten te krijgen

De eerste aanzetten om te herontwikkelen zijn de afgelopen jaren doorgezet. Het kernwoord hierbij is flexibiliteit. Maar hoe krijg je flexibiliteit binnen het aanbesteden als je contracten afsluit voor een x aantal jaar, waarbij u uzelf en de markt geen extra werk opzadelt en ook nog rendement haalt uit een meerjarencontract?
Beeld Tips om flexibiliteit in uw vastgoedcontracten te krijgen

Flexibiliteit van vastgoed wordt veelal opgedeeld in een aantal onderdelen:

Fysieke of technische flexibiliteit

De mogelijkheid voor een gebruiker van een gebouw om ruimtes uit te breiden door bijvoorbeeld aanbouw of opbouw, af te stoten of te herindelen door niet dragende binnenwanden die verwijderbaar zijn of flexibele wandsystemen. Hier kunt u ook het volgende onder verstaan: het overdimensioneren van het gebouw zoals de bouwhoogte, afmetingen stramien, fundering, vloerbelasting, (draag)constructie, kolommen, e.d.; uit- of inbreidbaarheid; herinrichtbaarheid door vrij van kolommen, eenduidige stramienmaat, stijgleidingen, stroom, data. Deze keuzes zijn langetermijnbeslissingen die heel moeilijk te veranderen zijn en hebben een grote impact op het toekomstige aanpassingsvermogen.

Functionele flexibiliteit

Het ontwerp van het vastgoedobject waarbij meerdere gebruikersfuncties mogelijk zijn en het gebouw zich aanpast aan de veranderingen in functie. Deze ontwerpen hebben simpele standaard ruimtes, verplaatsbare/verwijderbare wanden door bijvoorbeeld meerdere bandrasters, gemakkelijk bereikbare kabel- en leidinginfrastructuur en bezitten aanpasbare, indeelbare en overcapaciteit aan installaties en voorzieningen voor als bijvoorbeeld het aantal gebruikers in het gebouw stijgt.

Financiële flexibiliteit

De financiële situatie en regelingen tussen de eigenaar en gebruikers van het object, waardoor het mogelijk is tussentijds gedeeltes af te stoten en aan te trekken. Bijvoorbeeld door flexibele huurcontracten waarbij per bouwdeel een apart huurcontract opgesteld wordt met flexibiliteit ten opzichte van het gehuurde oppervlak, faciliteiten, het geven van huurkortingen, huurprijsniveau, huurtermijnen, opzegtermijnen, het toepassen van kortere looptijden van de contracten en eerder opzeggen (breakoptie) al dan niet met een boete.

Blyth and Worthington (2007) onderscheiden 4 bouwdelen die afzonderlijk bezien en ingericht dienen te worden waardoor een bepaalde mate van gebouwflexibiliteit ontstaat, namelijk het casco c.q. de hoofdstructuur, de installaties, de binnenwanden en de inrichting. Dit is te relateren aan de fysieke- en functionele flexibiliteit.


Figuur 1: Vier bouwdelen voor flexibiliteit (Blyth and Worthington 2007)

Organisatorische flexibiliteit

Nog los van de fysieke vastgoed kan er gekeken worden naar welke dynamiek de organisatie kent en welk type flexibiliteit wordt gevraagd. Voorbeelden hierbij zijn: iedereen kan overal op een werkplek zitten; het kantoor kan door andere organisaties c.q. afdelingen gebruikt worden, waarbij hun werkprocessen voldoende ondersteund worden; een kamerkantoor eenvoudig om te bouwen tot een kantoortuin; een slimme maatvoering of flexibele wanden zodat er niet of nauwelijks met wanden geschoven hoeft te worden; nieuwe datasystemen kunnen simpel geïmplementeerd worden.

Flexibiliteit in uw contracten

Algemeen

  • Contracten bundelen en opnieuw aanbesteden, logisch samenvoegen. Op een wijze waarbij er maximaal kwaliteit geleverd wordt tegen minimale kosten en waarbij de risico’s tussen de huurder/eigenaar en marktpartij op een juiste manier zijn verdeeld. Sluit ze met dezelfde voorwaarden op eenzelfde termijn af, maar niet allemaal op bijvoorbeeld 1 januari van hetzelfde jaar. Zodoende zijn er niet te veel verschillende opzegtermijnen en -data en hoeft u niet meerdere contracten tegelijkertijd op de markt te zetten.
  • Stel contracten op die overdraagbaar zijn naar een andere huurder of eigenaar.
  • Stel de vastgoedstrategie op door bijvoorbeeld scenariodenken. Bedenk hierbij of er een krimp van het aantal vierkante meters nodig is door bijvoorbeeld een teruggang in fte of door het hanteren van een lagere vierkantemeternorm per fte.

Figuur 2: Scenario denken (Dewulf, 1998)

Als huurder…

  • Bezettings- en benuttingsgraadonderzoek laten uitvoeren. Wellicht heeft u minder ruimte nodig dan u denkt, waarbij u kan overwegen voor een bedrijfsverzamelgebouw met flexibele services te kiezen of zelfs voor een flexibel kantoor als u tijdelijk of parttime kantoorruimte nodig heeft.
  • Onderhandel uw huurcontract goed uit op eerder genoemde punten uit het artikel met betrekking tot financiële flexibiliteit en kijk naar een gebouw dat voldoende adaptief vermogen heeft voor de toekomst en kan blijven voorzien in uw vastgoedstrategie.
  • Uit cijfers blijkt dat mensen gemiddeld zo’n 90% van hun tijd binnen doorbrengen. En dat de lucht in kantoren 2 tot 5 keer meer vervuild is dan de buitenlucht. Dit alles maakt dat er vraag ontstaat naar ‘gezonde gebouwen’ met onder meer aandacht voor lucht- en geluidskwaliteit, ventilatie, comfort en ergonomisch ingerichte werkplekken met voldoende ruimte en daglicht. Kijk daarom naar huurgebouwen die door de eigenaren worden verduurzaamd en bespaar zodoende op uw ziekteverzuim.
  • Zorginstellingen zien hun vastgoed grotendeels in eigendom naar huur verschuiven waarbij ze niet meer verantwoordelijk zijn voor de totale instandhouding van de panden, maar slechts voor het reguliere onderhoud. Dan is het goed om te kijken wat u nog met uw eigen mensen doet en wat u kunt outsourcen. U kunt ook met collegainstellingen een samenwerkingsmodel opzetten in de vorm van co-sourcing, iedereen zit immers met hetzelfde ‘probleem’.
  • Realiseer een kostenbesparing op de vaste exploitatiekosten van gebouwen door bestaande onderhoudscontracten periodiek door te lichten en opnieuw aan te besteden. Ook al bent u niet aanbestedingsplichtig, dit kan u een aanzienlijke besparing opleveren. Bedenk dan wel in hoeverre u een kwaliteitsgedeelte opneemt en mee laat wegen in de aanbesteding. Als u in een aanbestedingstraject een combinatie maakt van het outsourcen van eigen personeel en daarnaast een optimalisatieslag wilt maken, neemt de complexiteit van deze trajecten toe en heeft u een adviseur nodig voor het slagen van zo’n aanbesteding.

Als eigenaar…

  • Door het groeiend aantal wettelijke aspecten, richtlijnen, normen en vergunningen is het vaak lastig te overzien aan welke regelgeving voldaan moet worden en over welke documenten en gegevens instellingen en bedrijven moeten beschikken om dit aan te kunnen tonen. Het uitbesteden van deze wettelijke verplichtingen aan een installateur die ook de administratie verzorgt kan een lastenverlichting zijn.
  • Kijk naar een kostenbatenanalyse van het correctief (aantal storingen en budget) en het preventief onderhoud. Daarmee kunt u een overweging maken welk contract het beste past bij het onderhoud: een inspanningscontract, een prestatiecontract of een inspanningscontract met prestatieelementen erin. Bij een inspanningscontract bepaalt u zelf middels een bestek wat de leverancier voor onderhoud (input) moet uitvoeren. U heeft echter de taak om de leveranciers inhoudelijk te controleren en toezicht te houden op de kwaliteit en kosten. Met een prestatiecontract verlegt u het risico naar de marktpartij en laat u de leverancier het onderhoudsplan bepalen. Van tevoren legt u de prestaties of output middels Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) in bijvoorbeeld een Service Level Agreement (SLA) vast en kunt u deze met een bonus/malus verrekenen. Let op: als het preventieve onderhoud correct plaatsvindt zal het aantal storingen dalen en daarmee het correctieve onderhoud afnemen. De vraag is wat uw strategie is bij het gebouw en haar installaties. Bij afstoot en/of renovatie volstaat een inspanningscontract, bij nieuwbouw of net gerenoveerd een prestatiecontract en alles wat hier tussenin zit wellicht een inspanningcontract met prestatie-elementen erin. Zie ook figuur 3. Van tevoren is het dus goed om uw vastgoed te kwalificeren alvorens u het onderhoud gaat aanbesteden.

Figuur 3: Kostenbaten correctief-preventief onderhoud

  • Het ultieme prestatiecontract sluit u af door een Best Value Approach c.q. methode te gebruiken in de aanbesteding, hierbij is de marktpartij de expert en beoordeel je hem op zijn expertise en kwaliteit. Technische risico’s kunnen niet afgeprijsd worden, want de echte expert heeft hier in zijn werkprocessen rekening mee gehouden en beheersmaatregelen getroffen. Het resultaat is meer kwaliteit voor een lagere prijs.
  • Effectief energie- en onderhoudskostenbesparingen kunt u realiseren door bij het verduurzamen van gebouwen de duurzaamheidmaatregelen uit te besteden aan een Energy Service Company (ESCo).
  • Kies bij het aankopen of renoveren van het vastgoed voor een voldoende adaptief vermogen van het gebouw, om voor nu en in de toekomst verzekerd te zijn van een gebruiker. Het maakt uw vastgoedinvestering toekomstbestendig. Criteria die in dit artikel staan vermeld kunt hierbij als checklist gebruiken.
  • Integrale contracten aanbesteden zoals een Design, Build, Finance, Maintain en Operate (DBFMO) contract, waarmee u mogelijk tussen de 5 tot 15 procent kan besparen op het vastgoed bij bouw of herontwikkeling. Dit komt door een lagere total cost of ownership en spreiding van risico’s. Het is echter een intensievere manier van aanbesteden die veel voorbereiding en contractbeheersing vergt (rond de 0,5 tot 1 fte). Het idee achter een integraal contract met onderhoud is dat het gebouw zo wordt gebouwd dat het duurzaam is en blijft en dat functies en het ruimtelijk programma aanpasbaar zijn aan de wensen van de gebruiker voor nu en in de toekomst.

Marjon van der Ven - Klootwijk heeft al meer dan 13 jaar ervaring in facility management, technisch beheer en inkoop en heeft tal van artikelen op haar naam staan. In de afgelopen jaren is zij werkzaam geweest als adviseur en projectmanager in diverse gebruikersorganisaties zoals de TU Delft, Rabobank Rotterdam en het NIC waar zij aanbestedingen heeft begeleid. In haar functie van consultant bij het NIC is haar gevraagd om dit artikel te schrijven. Momenteel is zij werkzaam bij het Rijksvastgoedbedrijf als senior adviseur/projectleider aanbestedingen.

Producttips