Logo
  • Opinie
  • 26 oktober 2017

Ambtenaren BuZa verzetten zich tegen flexplekken en kantoortuin

Filevorming bij binnenkomst op kantoor om nog snel een werkplek te bemachtigen; medewerkers die werken in de koffiehoek wegens overbezetting of hun toevlucht nemen tot de auto om rustig te kunnen bellen... Dit zijn de verhalen die in de media naar buiten komen als gevolg van de samenvoeging van het ministerie van Buitenlandse Zaken in één gebouw met het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Wat gaat hier fout?

Een en ander is het gevolg van de bezuinigingen van achtereenvolgende kabinetten op de ambtenarij. Minder ambtenaren op termijn betekent minder kantoorruimte. Het Nieuwe Werken en een bezettingsgraad van 0,7 worden daarbij gezien als de heilige graal. Maar de one-size-fits-all oplossing die de overheid heeft gekozen is natuurlijk bij voorbaat gedoemd te mislukken, dat kan iedere FM'er je zo vertellen...

Los van ruimte en bezettingsgraad is er ook totaal geen rekening gehouden met de verschillende activiteiten van medewerkers (ooit gehoord van activity based working), hun gedrag en persoonlijke kenmerken én de cultuur op een specifiek ministerie. De diplomaten van BuZa werken met veel vertrouwelijke stukken - op papier. Dat is dus een probleem als papierloos werken de norm wordt: boeken en andere 'ouderwetse' archieven mochten bij de verhuizing niet mee. Sommige diplomaten hebben zelfs journalisten gebeld of zij de laatste versie van een rapport hebben dat ze zelf kwijt zijn, zo viel te lezen in de Volkskrant. 

Frustratie en woede

Een probleem als gevolg van het creëren van kantoortuinen met flexibele werkplekken: medewerkers die moeten samenwerken kunnen elkaar niet meer vinden. Killing voor de samenwerking en productiviteit! De overheid heeft nog een lange weg te gaan naar Agile werken...

De reacties van (oud)ambtenaren en de ingezonden brieven laten een beeld zien dat varieert van frustratie tot ingehouden woede. En dat terwijl het niet had gehoeven. Voor alle genoemde problemen in de nieuwe werkomgeving zijn meerdere oplossingen voorhanden. Kijk maar eens op deze website of kom naar ons event Tomorrow@work op 16 november in Utrecht met sessies over prototyping van de werkomgeving op basis van persona's, de mogelijkheden van het meten van DNA van een organisatiecultuur, innovaties voor een slimme en vitale werkomgeving en nog veel meer. 

Het lijkt me een absolute aanrader voor de mensen van BuZa, maar helaas komt het voor hen wellicht te laat:-)

Producttips