Logo
  • Opinie
  • 8 september 2015

De business case: tijdverspilling of kritische succesfactor?

“De beste ideeën passen op de achterkant van een bierviltje.” Dat klinkt goed, maar in veel organisaties blijkt de praktijk een stuk weerbarstiger. Vooral wanneer er sprake is van een project dat forse impact heeft op de beschikbaarheid van mensen, middelen of bestaande processen neemt de gemiddelde manager geen genoegen met een morsig, volgekrabbeld viltje.

Het hoe en waarom van de investering zal moeten worden verantwoord in een formele business case, waarin kosten en opbrengsten in kaart worden gebracht en antwoord wordt gegeven op vragen over de haalbaarheid, complexiteit en looptijd.

Maar hoe moet dat eigenlijk, een business case schrijven? En is dat wel een nuttige besteding van uw tijd? De hoeveelheid tijd die dit in beslag neemt is uiteraard afhankelijk van de aard van het idee en kan afhankelijk van de complexiteit variëren van een paar uur tot enkele weken. Om te voorkomen dat u kostbare tijd verspilt en te zorgen dat uw business case bijdraagt aan het realiseren van uw doelstellingen, hieronder negen tips voor het schrijven van een betrouwbare business case. (lees hier de gratis whitepaper "Maak de voordelen, kosten en effecten van de aanschaf van een IWMS inzichtelijk met een business case")

1. Beschrijf de visie: de executive summary van een business case beschrijft de visie van het project en hoe deze past in de organisatiestrategie.

2. Stem de doelen af op de visie: als een business case laat zien hoe de doelstellingen van het project passen bij de visie van de organisatie maakt dit goed zichtbaar hoe de aankoop zal bijdragen aan de realisatie van deze visie.

3. Verkoop van binnen naar buiten: het project – en de bijdrage ervan aan de organisatiestrategie – verkopen aan interne stakeholders is essentieel voor het opbouwen van vertrouwen in het project. Bewijs van hoe het nieuwe systeem zal bijdragen aan de groei toont budgethouders de ‘waarom’ van het project.

4. Presenteer de mogelijke fondsen: laat zien hoe het initiële project budget verworven kan worden en toon mogelijke opties voor verdere financiering van het plan.

5. Verkrijg steun van de controller: dit is de bezegeling van de goedkeuring. Als de financiële afdeling van een organisatie uw business case omarmt is de kans dat deze wordt goedgekeurd over het algemeen hoger. Nauwkeurige berekeningen moeten de belangrijkste financiële vragen van het management en eventuele financiers beantwoorden alvorens zij overgaan tot goedkeuring van een voorstel.

6. Zoek samenwerking: zorg in een vroegtijdig stadium voor samenwerking en afstemming met de belangrijkste stakeholders. Als u van beslissingsbevoegden recensenten maakt, is de kans groot dat zij voor uw project stemmen.

7. Gebruik GANTT: professionele projectmanagers gebruiken een GANTT-chart om strategische projectactiviteiten te plannen. Grafische weergave is een beproefde methode om het management ervan te overtuigen dat er voldoende tijd beschikbaar is voor elke fase van het project.

8. Zorg voor financiële accutaresse: het paraat hebben van de juiste cijfers is van groot belang voor buy-in van het management. Als uw organisatie niet beschikt over een financieel analist op dit terrein, zoek dan een goede consultant.

9. Beschrijf de monitoring: leg uit hoe uitvoering van regelmatige audits bijdraagt aan continue monitoring van de resultaten.

Ook wanneer u de aanschaf van een Integrated Workplace Management System (IWMS) overweegt valt het aan te bevelen een business case te schrijven. Een document met een perspectief van minimaal drie jaar – inclusief in- en externe kosten en de monetaire en niet-monetaire voordelen. Om u op weg te helpen heeft Planon in het white paper “Het bouwen van een betrouwbare business case” alvast zes concrete voordelen van het implementeren van een IWMS op een rij gezet. Zo houdt u in de kroeg tijd over voor andere zaken.

Op 1 oktober 2015 houdt Planon tevens een gratis webinar over het schrijven van een business case. Klik hier voor meer informatie en om u in te schrijven.

Producttips