Logo
  • Achtergrond
  • 23 maart 2022
  • Peter Boerman

Integraal FM: 'Als je vanuit waarde denkt, krijg je beheer cadeau’

De wereld van facilitair management kent vaak tal van aanbieders, die ieder voor zich vaak maar voor een klein onderdeeltje verantwoordelijk zijn. Een integrale aanpak van maatschappelijke vraagstukken komt daardoor moeilijk van de grond. Het fieldlab ‘Next Level FM’ probeert daar verandering in te brengen. En met resultaat. “Als vanuit deze filosofie een aanbesteding wordt gedaan, stromen de aanbiedingen vaak binnen.”
Beeld Integraal FM: 'Als je vanuit waarde denkt, krijg je beheer cadeau’

“Ik vertel je wat je moet doen, hoe je dat moet doen, en wanneer je dat moet doen. En jij moet me vertellen tegen welke prijs je dat kunt doen.” Dat is nog vaak hoe aanbestedingen in het facilitair management er grofweg uitzien, zegt André Salomonson. Terwijl er zoveel meer kan dan dat. “Je ziet veel angst voor de Aanbestedingswet. Dat het alleen gaat om de goedkoopste aanbieder. Maar vaak is dat echt flauwekul. De wet is veel ruimer dan je denkt. De wet is alleen maar bedoeld om een bewuste keuze te maken, omdat je met gemeenschapsgeld werkt, en dat van zichzelf geen rem kent. Maar je kunt ook aanbesteden dat prijs helemaal niet meeweegt. Wat niet kan is: doe maar raak voor een knaak, of: ik vind je leuk, en daarom gun ik je dit. Of: ik snap wel dat het bij jou duurder is, want je hebt een moeilijke tijd gehad. Dat mag allemaal niet. En terecht. Maar allerlei andere dingen kun je gewoon afspreken met elkaar. Als de rationale achter de prijs maar duidelijk is.”

'Bij een van onze opdrachtgevers telden we op een gegeven moment 70 à 80 verschillende partners, die allemaal transactioneel met de organisatie verbonden waren'

Revolutie in FM

Precies op dat speelveld beweegt Salomonson zich sinds een jaar of vier met Next Level FM, een zogenoemd fieldlab rondom sociale innovatie, dat een revolutie in het facilitair management teweeg wil brengen. De bestuurskundige van origine kwam op een gegeven moment in aanraking met het facilitaire werkveld, en verbaasde zich daar over hoeveel organisaties er vaak bij betrokken zijn, maar dat het vraagstuk van samenwerken en professioneel opdrachtgeverschap er nog veelal onderbelicht waren. Dat staat een duurzame, toekomstgerichte aanpak vaak in de weg, merkte hij. “De traditionele aanpak werkt heel goed als er een heel heldere uitvraag is. Dit willen we, tegen deze prijs. Maar zo is het in de praktijk zelden. Bij een van onze opdrachtgevers telden we op een gegeven moment 70 à 80 verschillende partners, die allemaal transactioneel met de organisatie verbonden waren. Daardoor ontbrak het aan regie en samenhang. Terwijl: je maakt samen of het werkt of niet. Het is een met elkaar vervlochten systeem. En ik zag dat daar eigenlijk geen antwoorden op waren.”

Welke antwoorden zag je dan voor je?

“Ik zag eerst nog iets anders, en dat was dat de impact van facilitair management veel verder gaat dan bijvoorbeeld schoonmaken alleen. Het gaat ook over: wat willen we met elkaar in deze maatschappij bereiken? Met betrekking tot de mensen, de aarde, de omgeving? Deze bedrijfstak heeft een grote impact, maar is tegelijkertijd sterk onderbelicht in de samenleving. En bovendien is binnen het facilitair domein relatief weinig aandacht voor ontwikkeling. Waar bijvoorbeeld HR een natuurlijke drang heeft om zich te verdiepen in vernieuwing, is dat in facilitair management veel minder. Dat wilde ik graag veranderen.”

Hoe heb je het vervolgens aangepakt?

“Ik ben in aanraking gekomen met zo’n 15 organisaties die zeiden: wat jij vindt, dat vinden wij ook. We weten dat we meer impact kunnen maken op de werkomgeving, op de mensen die er werken. We weten dat het anders kan. Daar is Next Level FM uit geboren.
Hoe dat precies eruit zou gaan zien, wisten we op dat moment eigenlijk nog niet. Iets met contracteren, iets met duurzaamheid. Toen hebben we vervolgens veel tijd besteed aan een raamwerk om organisaties hiermee te kunnen helpen, om van een oriëntatie op beheerstaken te gaan naar een oriëntatie op waarden. Uitgelegd met een simpel voorbeeld: vanuit beheer is afval ophalen alleen afval ophalen. Maar kijk je vanuit waarde dan kun je breder kijken. Wat heeft dat ophalen van afval nog meer te betekenen? Dat kan te maken hebben met circulariteit, maar ook met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Of over de vraag: kunnen we samen het afval reduceren? Zo’n onderwerp kun je op allerlei manieren belichten, bijvoorbeeld vanuit de Sustainable Development Goals. Maar dan moet je wel zorgen dat dat gesprek ook gevoerd kan worden, en alle partijen aan tafel krijgen.”

'Zo’n onderwerp kun je op allerlei manieren belichten, bijvoorbeeld vanuit de Sustainable Development Goals. Maar dan moet je wel zorgen dat dat gesprek ook gevoerd kan worden, en alle partijen aan tafel krijgen.'

En hoe pakt dat dan in de praktijk uit?

“Vanuit dat raamwerk is bijvoorbeeld een ongelooflijk vernieuwend traject gedaan bij een universiteit, dat ‘Contracteren op Partnerschap’ heet. Daarin is ook de toekomst meegenomen, en gaat het ook om vragen als: hoe gaan we circulariteit bevorderen? En hoe gaan we zorgen voor: ‘afval als grondstof’?
Bij een gemeente in Zuid-Holland is vanuit de wens ‘elke inwoner aan het werk’ een schoonmaakcontract aanbesteed waarin schoonmaak niet meer het enige doel is, maar ook afspraken zijn gemaakt om bijvoorbeeld mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen en te laten uitstromen naar regulier werk. Vanuit de traditionele aanpak zou je dat ook kunnen opnemen, maar nu verdubbelt dat, omdat het schoonmaakbedrijf de mensen zo ondersteund dat ze kunnen doorgroeien naar een andere plek.”

Wat is de rol van Next Level FM daarin?

“Zo’n complexe opgave kan een opdrachtgever eigenlijk nooit alleen doen, het gaat altijd om coalities. Wat wij hebben gedaan is een nieuwe wijze introduceren van contracteren en ontwikkelen. Wij ontwikkelen manieren die partijen ondersteunen om invulling te geven aan dit soort dilemma’s, en we  noemen dat sociale innovatie. Het gaat er daarbij altijd om manieren te vinden die de dilemma’s overwinnen die waarde blokkeren. Wat wij met Next Level FM doen is die blokkades weg proberen te halen.”

Wat is daarbij jullie grootste uitdaging?

“Om juist met elkaar die ontwikkeling te doen, en dat dan ook met elkaar te delen. De facilitaire wereld kent wel veel professionele normen, zoals NEN-normen. Maar er zijn niet zo heel veel professionele standaarden. Als je aan 10 HR-mensen vraagt hoe je professioneel mensen kunt aannemen, krijg je wel ongeveer 10 keer hetzelfde antwoord. In het facilitair management is er veel minder zo’n collectief beeld. Het is ook een jong vakgebied natuurlijk.
Wij pakken het volledig aan vanuit hoe samenwerking tussen organisaties verloopt. Hoe je samenwerking tussen organisaties organiseert is heel anders dan samenwerking tussen mensen. Als je in teams werkt, met collega’s, heb je ook een soort sociale afhankelijkheid. Tussen organisaties is dat niet vanzelfsprekend en moet je dat dus creëren. Dat gaat verder dan het contract dat je met elkaar hebt vastgelegd. Dat multiparty-perspectief maakt Next Level FM echt anders, denk ik."

'Een voorbeeld: stel, je wilt als organisatie uitblinken in hospitality. Dan heb je daar je receptionisten voor nodig, maar ook je beveiligers en je schoonmakers. Dat gaat al snel om 9 tot 15 doelgroepen, die je allemaal moet betrekken bij dat multiparty-perspectief.'

Maar hoe doe je dat dan? Die partij zegt misschien: dat staat niet in mijn contract?

“Het begint er dus mee dat je die context wél opneemt in je contracten, en dat je daarin afspreekt dat je met elkaar een traject doorloopt. Dat is het raamwerk, waarmee je de vrijblijvendheid weg organiseert, en zorgt dat het voor alle partijen ook financieel gedekt is.
Ik kom echt nooit mensen tegen die niet willen. Nooit. Wel geeft bijna iedereen aan dat er blokkades zijn waardoor het niet zou kunnen. Vaak is dat ook heel legitiem. ‘U vraagt mij de koffiemachine te doen, maar nu vraagt u me ook voor de printers. Dat wil ik best doen, maar dat moet ik dan wel organiseren.’ Prima. Dat moet je dan dus gewoon afstemmen. In normaal professioneel overleg met elkaar dus. En dat je dan ervoor zorgt dat iedereen er iets aan heeft.”

De 7 sprints van waardegedreven werken

Klinkt heel logisch allemaal.

“Zeker. Maar de reden dat het niet eerder gebeurde is omdat samenwerken complex is. Veel contracten van nu faciliteren niet de complexiteit en dynamiek van het huidige multiparty-landschap. Maar ik denk dat de wereld wel aan het veranderen is. Je hoort steeds vaker in de markt dat opdrachtgevers gewoon geen inschrijvingen meer krijgen. Laatst hoorde ik nog van een grote overheidsinstelling die een aanbesteding deed voor afvalinzameling, en gewoon geen enkele inschrijving had.
Maar als met de filosofie van Next Level FM aanbestedingen worden begeleid, stromen de inschrijvingen juist binnen. Bij het thema ‘afval’ zagen we bij een aanbesteding laatst wel 8 inschrijvers. Omdat we hen perspectief bieden. Ze weten dan dat ze zich kunnen ontwikkelen, dat ze impact kunnen maken. En dat ze in staat worden gesteld om de waarde die ze kunnen toevoegen ook daadwerkelijk te kunnen leveren.”

Waarom kwam dit voorheen eigenlijk nooit van de grond?

“Dit is nog een heel kleine beweging. Dus wat daarvoor nodig is, is vooral: spread the word. We zijn heel lang gewend geraakt aan dat beheersmatig denken. Maar veel beheer blokkeert waarde alleen maar. Terwijl: als je vanuit waarde denkt, krijg je beheer erbij cadeau. Je kunt niet vanuit waarde werken als je beheer niet op orde is. Als je vanuit waarde werkt gaat je beheer ingericht worden in de functie van waarde.”

Maar vanuit waarde aanbesteden is en blijft natuurlijk lastig.

“Ja, klopt. Het is niet helemaal SMART, het is niet helemaal te definiëren. Het is eigenlijk het inkopen van een ontwikkeling, een samenwerking aangaan met een partij die met jou meegaat naar de toekomst. Dat kun je niet allemaal vooraf vastleggen. Maar dat hoeft dus ook helemaal niet. Je kunt toch gewoon de inzet vastleggen? Elk bedrijf begroot ontwikkeling, dat gebeurt overal. En nu spreek je af dat je dat samen gaat doen. Dat is toch alleen maar mooi?”

Next Level FM

Het fieldlab Next Level FM is een platform met als doel vooruitstrevende FM-organisaties en de wetenschap te verbinden om samen de ontwikkeling te maken naar een nieuwe vorm van samenwerking op facilitair gebied. In de praktijk lopen FM-organisaties – aan zowel opdrachtgevers- als opdrachtnemerszijde – aan tegen vraagstukken die voortkomen uit een toenemende omgevingscomplexiteit en de hogere eisen die aan de bedrijfsvoering gesteld worden. Het platform beoogt hier samen met de wetenschap duiding en antwoorden op te geven en instrumentarium op te ontwikkelen.

Voor en door de sector
Next Level FM is een initiatief en merk van adviesbureau Wundershift, bureau voor complexe opgaves en onder meer gespecialiseerd in werkomgevingen. Met hulp van Facility Management Nederland, de onafhankelijke beroepsvereniging binnen het facilitaire domein en founding partners als Wageningen University & Research, CSU, het Defensie Ondersteuningscommando, BAM FM, FMHaaglanden, De Nederlandsche Bank en Gemeente Capelle a/d IJssel wordt er sinds 2018 samengewerkt aan vernieuwing en verbetering van de FM-sector.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform