Logo
  • Achtergrond
  • 27 augustus 2004
  • David Casavant

Planning Business Continuity Management

Hoewel in Nederland de dreiging van terrorisme gering is en natuurrampen zelden voorkomen, is het risico op calamiteiten te allen tijde aanwezig. Dat dit meer dan een statistisch gegeven is, wijzen voorbeelden uit de praktijk uit. Garanties dat na een calamiteit de bedrijfsvoering voortgang kan vinden, zijn er niet. Scenario's om het risico te beperken wel.

Gebaseerd op gebeurtenissen in de VS, Spanje, Saoedi Arabië en een keur aan andere landen, is terrorisme een grote bron van onrust voor facility managers. In andere landen vormen rampen door natuurlijke oorzaken en een reden totvoor bezorgdheid. Zelfs in landen waar terrorisme ongewoon is en zwaar weer zeldzaam zijn alledaagse noodgevallen als gebroken waterpijpen en het niet werken van machines een constante zorg.

De statistieken tonen aan dat het aannemelijk is dat in het komend jaar zich een 'noodgeval' voordoet, die de veiligheid en handel van uw organisatie ongunstig kunnen beïnvloeden. Terwijl ondernemingen uitkijken naar manieren om de levensvatbaarheid te waarborgen, richten veel financiële managers zich tot het facility management om te helpen bij de ontwikkeling van een bedrijfscontinuïteitsplanning (BCP).

Maar waarom een plan ontwikkelen? Waarom is facility management de aangewezen afdeling daarvoor en, ten slotte, hoe ziet een plan er uit?

Een uitvoerbaar plan redt levens

Praktijkvoorbeelden hebben aangetoond dat organisaties die formeel voorbereid zijn op de mogelijkheid van een onvoorziene gebeurtenis minder risico lopen op een bedrijfsongeval of zelfs een overlijdensgeval. Bovendien ondervonden deze pro-actieve bedrijven minder uitval dan hun tegenhangers die geen formeel plan hadden. Hun onderneming was in staat om ongehinderd door te gaan of zij hadden eerder dan hun concurrenten de boel weer op de rit.

Een opmerkelijk praktijkvoorbeeld betreft het tien verdiepingen tellende 25 Peachtree gebouw in Atlanta, Georgia (USA). Daarin was een bedrijf gevestigd dat een plan had en dit ook toepaste, naast een organisatie die geen plan had. Op 30 juni 1989 ontstond om 10:29 uur brand na kortsluiting op de vijfde verdieping met als gevolg vijf doden, drieëntwintig gewonde burgers en zes brandweerlieden.

Het gebouw werd deels gebruikt door een aantal rijksambtenaren van wie vereist werd dat ze evacuaties van het gebouw organiseerden en oefenden. De oefeningen vonden iedere drie tot vier maanden plaats. De exercitie bestond uit het af laten gaan van het alarm, waarna alle aanwezigen langs de dichtstbijzijnde trap naar beneden moesten gaan om zich te verzamelen op de daarvoor bestemde plekken buiten het gebouw. Er werden geen verwondingen gerapporteerd onder de rijksambtenaren. De overige huurders waren merendeels privé-ondernemingen die niet vereisten dat hun medewerkers participeerden in brandoefeningen.

De brandweercommandant stelde na het brandweerkundig onderzoek vast dat de reden waarom de rijksambtenaren waren gespaard voor een groot deel te danken was aan het hebben en regelmatig oefenen van een formeel plan.

Ontwikkelen van het BCP

Het ontwikkelen van het continuïteitsplan is geen eenvoudige zaak. Risico's moeten worden geëvalueerd. Verantwoordelijkheid voor een noodgeval moet vergeleken worden met de waarschijnlijkheid dat het zal gebeuren.

ESSENTIËLE INFORMATIE

Er moeten rampenplannen worden ontwikkeld. Taken moeten worden toebedeeld en werknemers moeten worden geschoold. Op een gegeven moment moet al deze informatie in een bepaald logische kader worden beschreven. De optelsom van deze informatie vormt het plan.

Wat behelst het?

Het BCP bestaat in de eerste plaats om levens te redden en verwondingen te reduceren bij een mogelijk noodgeval. Het draagt zorg voor de middelen en methoden om u te helpen voorbereiden, doorstaan en herstellen van een noodsituatie. Omdat levens, bezit en bedrijfscontinuïteit op het spel staan, moet het rampenplan gezien worden als een vitaal onderdeel van het totale bedrijfsplan van uw onderneming. Het moet ondersteund worden op het hoogste niveau van de organisatie. Het zou werknemers moeten scholen en als basis moeten dienen voor interne opleidingen. Omdat mensen en processen veranderen, moet het rampenplan op een regelmatige basis worden geëvalueerd en voor zover nodig up-to-date gehouden worden.

Eenvoudig gesteld, zou het rampenplan alle essentiële informatie moeten bevatten, die de organisatie in staat stelt te plannen, overleven en herstellen bij noodgevallen. Ongeacht de locatie van uw faciliteit en juridische verantwoordelijkheden zijn er altijd wel een paar schadepreventieve must haves. Typische onderdelen die het plan omvat:

  • procedures voor een noodontsnapping,
  • vluchtroutes,
  • beschrijving van potentiële gevaren,
  • procedures die gevolgd moeten worden door werknemers die achterblijven om kritieke functies van het gebouw te bedienen of af te sluiten voordat zij evacueren,
  • procedures om alle werknemers te registreren na een evacuatie,
  • reddings- en medische plicht voor de aangewezen medewerkers,
  • voorkeur voor de wijze van de melding van brand en andere noodgevallen,
  • namen of titelomschrijvingen van werknemers die het BCP verder kunnen uitleggen.


Omdat brand in de gebouwde omgeving altijd een zorg is, moetende preventie ervan en de evacuatieprocessen behandeld worden in het BCP. De werkgever wordt verondersteld werknemers te scholen in de aspecten van het plan die betrekking hebben op hun blootstelling aan het gevaar. Andere componenten omvatten:

  • een lijst met brandrisico's die bestaan op de werkplek,
  • namen of titelomschrijvingen van werknemers die verantwoordelijk zijn voor brandhaardrisico's,
  • namen of titelomschrijvingen van werknemers die verantwoordelijk zijn voor brandalarmen en brandbestrijdingsmateriaal,
  • huishoudelijke procedures die brandstofbronnen beperken,
  • frequentie en techniek van werknemerstrainingen,
  • plattegrond met uitgangen, brandblussers, EHBO-post en andere belangrijke kenmerken,
  • locatie van materialen en veiligheidsinformatie,
  • namen en telefoonnummers van externe hulpdiensten,
  • inventarislijst voorraad noodrantsoenen,
  • onderhoudsschema's voor generatoren, brandinstallaties, alarmsystemen en ander gerelateerd materieel,
  • hiërarchie bij noodgevallen.

Helderheid

Een BCP snijdt zonder twijfel hout, zakelijk gezien. Maar belangrijker, het redt levens! Het probleem dat de meeste bedrijven ondervinden, is niet het begrip voor de noodzaak van een dergelijk plan, maar de aanpak hoe er een te ontwikkelen. Het lijkt een onmogelijke taak. Waar te beginnen? Begin met het stellen van de fundamentele vraag: "Wat is de reikwijdte van dit plan?" Er moet een helder doel worden geformuleerd en dit moet vroeg in het planningsproces worden vastgelegd. Met betrekking tot de reikwijdte: wanneer u een plan ontwikkelt dat strikt voor uw facility management afdeling geldt, zal dat tamelijk eenvoudig voor te bereiden zijn. Echter, als de reikwijdte breder is, zal de moeilijkheidsgraad van de taak toenemen.

Wanneer de strekking van het plan daarentegen uw hele bedrijf omvat, zullen er in de realiteit meer mensen en processen mee gemoeid zijn. De politieke aspecten ervan vormen voor veel ondernemingen een issue. De reikwijdte wordt groter. Een organisatiebreed plan moet ten minste rekening houden met de verschillende faciliteiten binnen het bedrijf. Maar het is nog veel ingewikkelder dan dat. U moet zich bewust zijn van de juridische verantwoordelijkheden van iedere bedrijfsfaciliteit in het geografisch gebied. In de VS zijn werkgevers bijvoorbeeld verplicht om zich te voegen naar Rijksvoorschriften, uitgevaardigd door de Occupational Safety & Health Administration (OSHA). De Nederlandse equivalent hiervan is het Arbo Platform Nederland. Zie ook http://nl.osha.eu.int/.

In aanvulling op Arboregels moet de bedrijfscontinuïteitsplanner op de hoogte zijn van lokale voorschriften met betrekking tot rampenplannen, brandveiligheid, evacuaties en andere daaraan gerelateerde kwesties. Deze voorschriften zijn vaak veeleisender dan de Arboregels en wanneer dit het geval is, dient u zich aan de striktere regels te houden.

Wees altijd op de hoogte van lokale bureaus, die evacuatieprotocol en voorschriften uitvaardigen. De beste manier om over deze kwesties en verwachtingen geïnformeerd te zijn is door uw lokale brandweercommandant uit te nodigen in uw bedrijf om aanbevelingen te doen.

Geografische ligging

De geografische ligging van uw bedrijf is wellicht de beste indicator voor het type noodgevallen waar u zich op moet voorbereiden. Uw locatie kan invloed hebben op de mate waarin uw organisatie blootstaat aan het risico van terrorisme, zwaar weer of ondermaatse nutsvoorzieningen. Echter: hierbij geldt wel de waarschuwing dat het niet alleen zaak is te kijken naar voor de hand liggende zaken tijdens uw onderzoek. Uw nabijheid ten opzichte van andere bedrijven kan u blootstellen aan gevaar. Stelt u zich bijvoorbeeld voor dat u gehuisvest bent in een ´A-klasse ´kantoorgebouw met een beperkt intern risico, terwijl uw vestiging gelegen is naast een chemische fabriek. Het is niet onwaarschijnlijk dat u gevolgen ondervindt wanneer zij een chemisch lek op het terrein hebben en de giftige wolk uw kant op drijft.

  • Risicofactoren buiten uw onmiddellijke invloed kunnen zijn:
  • sportevenementen,
  • politieke bijeenkomsten,
  • overstromingsgebieden / uiterwaarden,
  • dijken en dammen,
  • grote stedelijke gebieden,
  • vliegvelden,
  • drukke snel- en waterwegen.


Oefening baart kunst

Het schrijven van het perfecte rampenplan is pas het begin. Het ´distribueren´ van het plan en het verkrijgen van de medewerking van de werknemers is een eerste vereiste. Het verspreiden is niet zo moeilijk, maar hoe krijg je werknemers betrokken bij dit proces? Door training en exercitie!

Evacuatieroutes & Exercitie

Regelmatige evacuatieoefeningen vormen een kritiek onderdeel van een succesvol BCP. Het evacueren lijkt wel een kwestie van gezond verstand, maar in een gespannen situatie vergeet men vaak de basisbeginselen. Hieronder een lijst met zaken die zeker niet vergeten mogen worden:

  • vertrek onmiddellijk zonder te rennen of te duwen naar de nooduitgangen,
  • luister naar de instructies die worden omgeroepen,
  • als u gesloten deuren benadert, voel dan met de rug van uw hand of de deur heet is. Is dit het geval, ga dan niet naar binnen,
  • sluit deuren achter u, tenzij er constant verkeer is,
  • verwijder hoge hakken als u de trap afloopt,
  • als er rook is in het trappenhuis, ga dan naar de volgende uitgang,
  • als er rook is in de uitgang waar u gebruik van maakt, plaats dan een kledingstuk over de mond om de rook uit te filteren,
  • bij dichte rook, houd uw hoofd laag (60cm boven de vloer); rook en hitte trekken omhoog,
  • houd rekening met verkeer bij het verlaten van het gebouw en volg de instructies die worden gegeven.


Gehandicapten

Denk aan het ondersteunen van gehandicapten tijdens de evacuatie van het gebouw. Dit is moeilijker dan men denkt. Bij onjuiste behandeling kan de gehandicapte gewond raken en de evacuatie van de anderen vertraging oplopen.

In veel gevallen is het eenvoudig om bepaalde handicaps te onderkennen en adequaat te handelen. Echter, in het bijzonder diegenen met een niet direct zichtbare handicap zijn vaak terughoudend om hun handicap kenbaar te maken. Dit brengt de maker van het plan in een lastig parket.

Verlies tijdelijke handicaps of niet-beschermde handicaps, die van invloed kunnen zijn op de mogelijkheden om het gebouw veilig te evacueren, niet uit het oog. Voorbeelden zijn:

  • zwangerschap,
  • knie- of heupproblemen,
  • botbreuken,
  • zwaarlijvigheid,
  • ouderdom,
  • slechte gezondheid,
  • astma.


Het verzamelgebied

Waar komen werknemers samen, nadat de faciliteit is geëvacueerd? Verzamelen ze zich gewoon in een grote groep bij de ingang? Dat kan gevaarlijk zijn en hinderlijk bij de toegang tot het gebouw voor de hulpdiensten.

VOORSCHRIFTEN

Om dit probleem op te lossen, moet er een verzamelgebied worden vastgesteld en de volgende procedures moeten worden afgesproken:

  • voldoende ruimte voor een verzamelgebied voor werknemers,
  • weersomstandigheden zoals regen, sneeuw en hitte moeten in ogenschouw genomen worden,
  • er moet een alternatief verzamelgebied worden aangewezen,
  • het moet duidelijk zijn wie de presentielijst voor vaststelling van de aanwezigheid van alle werknemers op zich neemt,
  • als er iemand wordt vermist, is het zaak hun mobiele nummer Beschikbaar te hebben,
  • als er iemand wordt vermist, moet zijn afgesproken hoe dit wordt doorgegeven aan de hulpdiensten,
  • het moet duidelijk zijn wie het sein ´veilig geeft,
  • ´groepen moeten relatief klein gehouden worden.

Samenvattend

Het bedrijfscontinuïteitsplan is een vitaal onderdeel van elk bedrijf en verdient daarom de grootst mogelijke aandacht. Het plan moet simpel worden gehouden, doch gedetailleerd genoeg zijn om een raamwerk voor actie te vormen in geval van nood. Het BCP moet aangepast zijn aan de specificaties van uw bedrijf en voorzieningen. Als het plan eenmaal is ontwikkeld, moet u de werknemers vertrouwd maken met de inhoud. Actieve participatie in oefeningen is verplicht en er moet draagvlak zijn voor het plan op het hoogste niveau. Indien u deze initiatieven kunt waarborgen, heeft u een grotere kans op bedrijfscontinuïteit na een noodgeval.

Auteur

D. A. Casavant, CFM, is directeur van de Carlyle Consulting Group, een adviesbureau gespecialiseerd in belangen met betrekking op zakelijke en bedrijfsfaciliteiten. Het bureau adviseert en geeft trainingen en workshops gericht op eenvoudige implementatie en oplossingen die getuigen van gezond verstand met betrekking tot hedendaagse complexe zakelijke problemen, waaronder Arboregels en BCP. Voor meer informatie:


Vertaling: Nancy Mahulette

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform