Logo
  • Achtergrond
  • 21 december 2021
  • Rinus Vader MFM, Royal HaskoningDHV

Huisvesten en verduurzaming: een kwestie van eigendom, aanhuren, inwonen of thuiswerken

Om een organisatie te huisvesten zijn er gewoonlijk vier mogelijkheden: Huisvesten met eigen bedrijfsvastgoed (Corporate Real Estate), Huisvesten met gehuurde utiliteitsgebouwen, Huisvesten in flex-offices en tijdelijke bedrijfsruimten en thuis huisvesten.

Huisvesten met eigen bedrijfsvastgoed (Corporate Real Estate)

In dit geval heeft een organisatie eigen bedrijfspanden ter beschikking. Veelal zullen dat fabrieken of een laboratoria zijn; danwel een schoolgebouw of een ziekenhuis; soms een kantoorpand of zorgvastgoed. In dat geval is er naast de Facility Manager ook de Asset Manager voor het organiseren van deze kapitaalgoederen van de organisatie. Soms beschikt de organisatie over meerdere gebouwen op één locatie. Dan wordt ook de omgeving waarin die gebouwen staan een faciliteit op zich, die aandacht vraagt.
Soms zijn beide taken verdeeld en vervult de Asset Manager de rol van bedrijfsvastgoedmanager (Corporate Real Estate Manager). De Facility Manager richt zich dan zowel op het gebruik als op het bezit van de gebouwen. Zij of hij heeft dan niet alleen de verantwoordelijkheid voor een optimale huisvesting van de collegae, maar ook de verantwoordelijkheid voor de kaptitaalgoederen. De laatste rol, die van rentmeester of Asset Manager, uit zich ondermeer in de verantwoordelijkheid compliant te zijn aan wet- en regelgeving, zoals de verplichting tijdig de gebouwen te verduurzamen. En daarvoor een routekaart of stappenplan op te stellen en de middelen te regelen. Zie bijvoorbeeld de Dynamische Routekaart om de verduurzamingsdoelen tijdig en flexibel te realiseren. Om tijdig te anticiperen op veranderende huisvestingsbehoeften van de organisatie is het zinvol een strategisch vastgoedplan (SVP) op te stellen, waarvoor de Lange Termijn Huisvestings Planning (LTHP) van de organisatie leidend is. 

Huisvesten met gehuurde utiliteitsgebouwen

In dit geval wordt de organisatie gehuisvest in gehuurde panden. Veelal zullen dat kantoren zijn, of hotellabs (laboratoria), zorgvastgoed of logistieke centra, soms een datacentrum of een cleanroom. De Facility Manager richt zich primair op het gebruik van de gebouwen; hoe de organisatie daarmee optimaal gehuisvest kan zijn.
Omdat de kwaliteit van de huisvesting (groten)deels wordt bepaald door de kwaliteit van de gebouw waarin dat plaatsvindt, is de relatie van de Facility Manager met de eigenaar van dat gebouw van belang. De eigenaar beschouwt het gebouw veelal als een financial asset, bijvoorbeeld wanneer de eigenaar een vermogensbeheerder is. Zo'n eigenaar schuift tussen zijn of haar relatie met de (hurende) Facility Manager een vastgoedbeheerder met beperkte bevoegdheden. Daarmee zijn in de praktijk nogal eens met moeite afspraken te maken, bijvoorbeeld over verbeteringen van het gebouw en haar omgeving - zoals de verduurzaming ervan.
Het verdient daarom de aandacht van om bij het aangaan van een nieuwe huurovereenkomst en de verlengingen daarvan afspraken te maken over alles wat de huurder belangrijk vindt voor een optimale huisvesting van de organisatie en waarvoor hij of zij de eigenaar van het gebouw nodig hebt.
Huurovereenkomsten volgen qua opbouw en inhoud veelal de model huurovereenkomsten van de Vereniging Raad voor Onroerende Zaken (ROZ). Daarbij is het goed te bedenken dat deze vereniging sinds 1936 een platform is voor professionele partijen in het vastgoed; partijen die eigenaarsbelangen vertegenwoordigen, en daarbij niet zozeer het belang van huurders beogen. Dat wil niet zeggen dat een Model Huurovereenkomst Kantoorruimte niet zou kunnen dienen als vertrekpunt voor de tekst van een huurovereenkomst van een utiliteitsgebouw - al hoef de huurder zeker niet deze tekst volledig over te nemen.
Zo is het verstandig aanvullende afspraken te maken over de verduurzaming van het gehuurde, ook tijdens de (eerste) jaren van de (eventueel verlengde) huurovereenkomst. Begin met het maken van afspraken hierover ongeveer anderhalf jaar voordat de huurovereenkomst expireert. Wellicht is het goed hieraan voorafgaand, zo mogelijk samen met de verhuurder, een vastgoedverduurzamingsplan op te (laten) stellen.
In Nederland is het gebruikelijk dat het buitenonderhoud en het goed functioneren van de gebouwinstallaties verantwoordelijkheden zijn van de eigenaar. Zie er op toe dat dit correct gebeurt. Het is de basis voor een gezond binnenklimaat en beperking van uw energiegebruik. Lukt het niet hier afspraken over te maken die de verhuurder nakomt, dan kan overwogen worden een drievoudige netto-huurovereenkomst af te sluiten. In geval van zo'n Triple Net Lease is de huurder verantwoordelijk voor vrijwel alle taken (en kosten) die verbonden zijn aan het gehuurde gebouw, inclusief belastingen, verzekeringen en onderhoud. Van belang dus om door te rekenen, welke huurverlaging hier tegenover moet staan.

Huisvesten in flex-offices en tijdelijke bedrijfsruimten

Bedrijfsvastgoed huren voor een vaste periode (soms wel tot 20 jaar) met een vaste omvang (uitgedrukt in m² verhuurbaar vloeroppervlak) is bij kantoren en zorgvastgoed niet ongebruikelijk - maar in feite zeer inflexibel.
Zoek men flexibileit, dan is eigendom of flexibele huur eigenlijk praktischer. Met flexibele huurovereenkomsten legt de organisatie slechts vast dàt zij kantoor- of bedrijfsruimte voor andere functies afneemt, naar gelang er behoefte aan is. In dat geval varieert de duur van het gebruik van (delen van) het gebouw tussen een uur en een jaar; en varieert de omvang van het gebruik met de omvang van één werkplek of met een percentage van de omvang van het gehuurde (bijvoorbeeld een tweemaandelijkse af- of toename van 10%). De mantelovereenkomst zelf kan daarentegen een looptijd hebben van vele jaren.
De bedrijfsruimten kunnen leeg worden afgenomen (denk aan Shurgard, stallingen), of inclusief technische voorzieningen (denk aan labhotels, cleanrooms, datacenters), of in combinatie met inventaris en diensten (denk aan hotelkamers en kantoorwerkplekken met receptie-, post-, catering- en security-faciliteiten).
In geval van kantoorvoorzieningen kan de Facility Manager per regio desgewenst een 'satelliet-kantoor' inrichten waar medewerkers van dezelfde werkgever op vaste dagen en tijden tegelijkertijd gebruik van maken, waardoor ter plaatse op dat moment een zekere mate van groepsidentiteit ontstaat. Doordat de facility manager de dagelijkse zorg van de verspreide flex-locaties verlegd naar de exploitant van deze locaties laat de zij of hij collegae feitelijk inwonen bij een eigentijdse herbergier.

Thuis huisvesten

Was het volledig thuis laten werken van werknemers vroeger gerelateerd aan stukloonwerkers (garnalenpellers, kleermakers), sinds de pandemie 2020/'22 zijn ook kantoorhoudende organisaties er toe over gegaan hun medewerkers thuis te laten werken. In dat geval voorziet de werkgever in wettelijk verantwoorde arbeidsomstandigheden in de woning van de medewerkers. Veelal wordt daartoe met de werknemers een aanvullende overeenkomst gesloten, waarin zij zich verplichten ten minste een aantal dagen per week thuis te werken.
De locaties waar de werkgever meerdere werknemers tegelijkertijd laat ontmoeten, hebben het karakter van samenkomstruimten voor formele, creatieve, of informele bijeenkomsten. Die collectieve locaties (ook wel kantoren genoemd) kunnen daardoor het karakter hebben van vergadercentrum, creative space, grand café of restaurant met openingstijden tot ver in de avonduren. Vooral het hybride samenwerken van werknemers op kantoor en thuis vraagt om extra voorzieningen en spelregels. Soms worden op dezelfde locaties ook wat werkplekken ingericht voor hen die daar thuis geen mogelijkheden voor hebben.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform