Logo
  • Opinie
  • 14 januari 2014

8 tips om uw document- en archiefbeheer op orde te krijgen

Het papieren archief is bij veel bedrijven ondergebracht in ‘niemandsland’. Het archief staat synoniem voor ‘stoffig’ en ‘saai’. Maar archiefstukken zijn de drager van uw informatie… Een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen die u bezit.

Een doordacht beleid voor archiefbeheer biedt veel voordelen;
- het snel vinden van de juiste informatie komt de productiviteit van uw medewerkers ten goede,
- het hanteren van een bewaar-en vernietigingsbeleid en de centralisatie van archiefopslag zorgt voor een optimale benutting van uw kantoorruimte,
- een eenduidige registratie van uw archiefstukken maakt dat uw gegevens eenvoudig kunnen worden overgedragen in geval van een audit, overname of fusie. 

Kortom, archiefbeheer is essentieel. Uw informatie is immers een van uw belangrijkste bedrijfsmiddelen.  Hieronder vindt u 8 praktische tips waarmee u direct aan de slag kunt.

Tip 1 – Weet wat uw einddoel is

Weten wat uw einddoel is, betekent dat u helder voor ogen hebt wat uw bedrijfsdoelen zijn. Dit is belangrijk omdat u zo beter uw informatiestrategie kunt bepalen en u ervan verzekerd bent dat u uw informatie optimaal gebruikt. Bedrijfsdoelen die uw beleid voor archiefbeheer beïnvloeden, zijn onder andere:
• Snellere processen en betere toegankelijkheid van documenten
• Gereduceerde kosten en hogere winstgevendheid van kantoorruimte
• Ondersteuning van veilig flexibel werken
• Gereduceerde risico’s en verbeterde beveiliging

Tip 2 – Weet wat u bewaart – en waar

Stap voor stap doorloopt u uw papieren archief. Bepaal welke documenten actief gebruikt worden, welke inactief zijn en welke vernietigd mogen worden.
Er zijn verschillende soorten informatie en voor elk soort gelden andere opslag- en toegangsvereisten. Om te beslissen wat u bewaart en waar, moet u voor elk type document bepalen hoe vertrouwelijk het is en hoe lang het volgens de wet moet worden bewaard (op www.fmm.nl/bewaartermijnen vindt u een gids met bewaartermijnen). U moet beslissen wie toegang tot het document moet hebben en hoe vaak, en u moet bepaalde stappen uitvoeren om de meest waardevolle documenten te beschermen. Zorg ervoor dat alles geïndexeerd is, zodat u informatie gemakkelijk en snel kunt vinden.

Tip 3 - Vernietig vertrouwelijke documenten

Het is raadzaam vertrouwelijke documenten die niet langer bewaard hoeven worden, te laten ophalen en vernietigen door een daartoe gecertificeerd bedrijf. Voorkom dat bijvoorbeeld klantgegevens bij het oud papier van de school van uw kinderen terecht komt. Kleine hoeveelheden kunt u zelf versnipperen.

Tip 4 - Kies de juiste opslagmethode

Tijdens het opschonen wordt ook duidelijk welke opslagmethode praktisch is. Van belang zijn hierbij de factor ruimte, tijd en gemak. U kunt kiezen uit diverse opslagopties om aan al uw specifieke behoeften te voldoen. Opslag in gesloten dozen voor documenten die u wilt bewaren maar die u niet vaak gebruikt. Open-shelf-opslag voor documenten waartoe u snel toegang wilt hebben.
Digitaliseren is natuurlijk ook een optie. U kunt ook voor batchscanning kiezen – ideaal voor goedkope en regelmatige toegang tot specifieke documenten of wanneer meerdere gebruikers toegang tot dezelfde documenten moeten hebben. Om de kosten te beheersen is het belangrijk dat u selectief bent: U scant wat u nodig hebt en wat van veel waarde is. De rest kunt u beter fysiek archiveren. Bovendien doet u er goed aan voor ogen te houden bij processen het handiger is papier te blijven gebruiken en welke processen floreren bij digitalisering van informatie. (een whitepaper over digitaliseren vindt u op www.fmm.nl/papier-efficient )

Tip 5 – Hanteer eenduidige metagegevens

Het vinden van documenten en informatie kunt u waarborgen door het definiëren van metagegevens (tags, labels en een index).  Dit kunt u zelf doen door duidelijk leesbare labels te gebruiken. Zorg voor een lay-out met complete metagegevens over de inhoud van de hangmap, ordner of archiefdoos en registreer bij voorkeur ook het jaartal wanneer de inhoud vernietigd kan worden. Ook de archiefstellingen worden voorzien van locatiecodes. Alle metagegevens, locatiecodes en autorisaties  kunt u bijhouden in een softwareprogramma voor Records Management. Zo weet u altijd waar de documenten zich bevinden en wie geautoriseerd is om deze informatie te raadplegen.

Tip 6 – Beleg de verantwoordelijkheid voor archiefbeheer

Het is van groot belang dat er duidelijkheid is over de verantwoordelijk voor het archiefbeheer. Deze personen zijn het aanspreekpunt en zorgen ervoor dat het archief geen chaos wordt.
De eindverantwoordelijkheid aangaande het informatiebeleid dient hoger in de organisatie belegt te worden. Bij professionele organisatie staat informatiebeleid op de agenda van de directie.

Tip 7 – Uw mensen meekrijgen

Als uw werknemers de veranderingen niet begrijpen of accepteren, bedenken ze mogelijk alternatieve methoden waardoor uw informatie nog minder goed terug te vinden en beveiligd is. Het is belangrijk dat u uw personeel bij het proces betrekt. U kunt bijvoorbeeld een werkgroep oprichten van zowel belanghebbenden als eindgebruikers en ervoor zorgen dat de processen uiteindelijk worden geïmplementeerd en dat het onmogelijk is ze te omzeilen. Ook kunt u denken aan een jaarlijkse ‘opschoon- en archiverings-dag’.

Tip 8 – In huis of Extern

De beslissing om archief in-huis of extern te beheren en op te slaan varieert per bedrijf. De behoefte aan bedrijfscontinuïteit, compliance en kostenbeheer zijn hierbij belangrijke overwegingen. Ga na over welke interne deskundigheid u beschikt en vergelijk dit met de mogelijkheden die u door een externe leverancier worden geboden, en kijk altijd naar de kosten en kwaliteit.
Outsourcing stelt u in staat om gebruik te maken van de nieuwste methoden en technologieën voor het beheren van uw documenten, zonder dat u hoeft te investeren in de ontwikkeling en het onderhoud daarvan. Als uw omgeving en de markt zich verder ontwikkelen, zullen uw behoeften veranderen. Uw partner voor informatiebeheer kan u diensten op een à la carte basis of als totaaloplossing aanbieden.

Producttips

Ook interessant

De basiskennis over retentieschema's
Download de gratis whitepaper