Logo
  • Nieuws
  • 3 oktober 2017
  • Bron: Jobat.be

5 basisregels van papierloos werken

Steeds meer organisaties schakelen over naar een papierloos kantoor. Goed voor het milieu en het bespaart vierkante meters. Maar hoe begin je eraan, papierloos werken? Volg hiervoor deze 5 basisregels.

Beeld 5 basisregels van papierloos werken

1. Selecteer

Selecteer grondig, maar doe het vooral bij boekhoudkundige documenten behoudzaam in verband met wettelijke bewaartermijnen. Bij grote digitaliseringsoperaties is een papierversnipperaar geen overbodige luxe, maar eerst misschien toch nog eens dubbel checken of alles echt weg mag!

2. Scan

De papieren die u wenst te houden moeten gescand worden. Goede scanners kosten al gauw wat geld, maar dat is het waard. De goedkopere versies zijn bedoeld om sporadisch iets te digitaliseren, maar bij grote hoeveelheden zoals in een bedrijfsomgeving zal dit snel over grotere aantallen gaan.

Tip: Sla al uw documenten op als een pdf-bestand. Dit is een wijdverspreid bestandstype dat door alle programma’s kan worden gelezen. Het is gevaarlijk om voor andere extensies te kiezen, deze kunnen sneller verdwijnen of vervangen worden dan de overal ingeburgerde pdf’s.

3. Structureer

Papierloos werken voorkomt veel rommel, op voorwaarde dat u die rommel niet mee digitaliseert. Denk goed na over de mappenstructuur, zodat u snel de gewenste documenten kan terugvinden. Als meerdere mensen zaken moeten opslaan of raadplegen in dezelfde mappen, zorg er dan voor dat iedereen de titels van de mappen zeker goed begrijpt.

4. Sla e-mails ook offline op

Waar veel mensen niet aan denken maar wat heel handig is: je e-mails ook offline opslaan. Op die manier heeft u ze steeds bij de hand als er geen internet beschikbaar is. Bovendien kan het gebeuren dat u in de inbox een e-mail niet terugvindt, iets wat offline niet snel zal gebeuren.

5. Maak back-ups

Het is sterk aan te raden om al uw gegevens ook op te slaan op een tweede locatie. In een cloud-omgeving kan u van al uw documenten een back-up maken, die u ook online, op andere computers, kan raadplegen.

Producttips

Ook interessant

Digitaal versus papier: IT versus facility?
Onderzoek naar gedeelde verantwoordelijkheid voor documentbeheer

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform