Logo

FMM.nl is vanaf nu F-Facts.nl

  • Achtergrond
  • 4 november 2003
  • Machteld Doekes

Hoe organiseert u uw digitale documentbeheer?

Steeds meer organisaties denken op dit moment na over hun digitale documentbeheer. Een digitale(re) documenthuishouding is een belangrijke randvoorwaarde voor geslaagde introductie van een echt flexibel kantoorconcept. Een kantoorconcept waarin tijd- en plaatsonafhankelijk werken een belangrijk onderdeel vormt.

Wanneer organisaties besluiten over te gaan op een meer digitale vorm van document- en archiefbeheer, komt vrijwel meteen de vraag naar boven: welke software is nu de beste keuze? Er is een groot scala aan pakketten op de markt, van eenvoudige postregistratiesystemen, waarin eigenlijk alleen maar de voortgang van de (gedigitaliseerde) poststukken kan worden bijgehouden tot en met zeer uit- gebreide geïntegreerde combinatie van een recordmanagementapplicatie (RMA) en een documentmanagementsysteem (DMS). Om tot de beste keus te komen, moet gekeken worden naar de eisen die aan het beheer van documenten worden gesteld. Vervolgens kijkt men naar de mate waarin de verschillende soorten pakketten aan deze eisen kunnen voldoen en het gebruik dat de organisatie zelf wil maken van de mogelijkheden.

Documentbeheer

Het beheer van documenten kent twee fasen. Allereerst is er de fase waarin het document tot stand komt: de creatiefase. Nadat het stuk zijn uiteindelijke vorm en inhoud heeft gekregen komt het in de tweede fase: de archieffase. Voor beide fasen zijn aan het beheer eisen te stellen. In de creatiefase hebben die vooral betrekking op versiebeheer en routering. In de archieffase zijn de eisen vooral gericht op het deugdelijk langdurig beheer van archiefstukken. De eisen in deze twee fasen zijn dus verschillend en soms zelfs tegenstrijdig. In de creatiefase wil men graag allerlei zaken kunnen wijzigen. In de archieffase is dat nu juist niet de bedoeling. Als dus een digitaal documentbeheersysteem beide fasen wil ondersteunen, moet het de mogelijkheid hebben om de overgang van de creatiefase naar de archieffase te markeren. Op dat moment moeten andere functies gaan werken.

VERNIETIGEN VAN DOCUMENTEN

Het elektronisch archiefbeheer vergt een aantal bijzondere functies van de software. Bepaalde acties die in het papieren archief eenvoudig te realiseren zijn, moeten nu door de software opgevangen worden. Neem de beveiliging. Een papieren archief bevindt zich in de paternosterkast en een beleidsmedewerker moet eerst langs de documentalisten of archiefmedewerkers zien te komen voordat hij in de kast kan duiken. Maar deze vorm van beveiliging is natuurlijk in een digitale situatie ondenkbaar. Ook de authenticiteit van de stukken moet op een andere manier gewaarborgd worden.
Het is duidelijk te zien wanneer een stuk tekst op papier is gewijzigd. Kopie en origineel zijn duidelijk van elkaar te onderscheiden. Maar hoe zie ik dat van een Word-document?

Als alle eisen op een rijtje worden gezet, blijken de volgende hoofdfuncties noodzakelijk te zijn voor het elektronisch archiefbeheer.

  • beheren van toegangsrechten,
  • opzetten en beheren van de ordeningsstructuur,
  • opnemen en beheren van documenten,
  • zoeken en vinden van documenten,
  • selecteren en vernietigen van documenten,
  • uitvoeren audit-trail,
  • back-up en recovery.

De eisen op het gebied van de ordeningsstructuur, de opname en het beheer van documenten, de selectie en de vernietiging, als mede de audit-trail vormen de kern in de archieffase.

In de archieffase gaat het erom dat eenmaal vastgestelde documenten archivistisch verantwoord worden beheerd. De eisen zijn met name gericht op het waarborgen van de authenticiteit van de documenten (is het stuk echt wat het pretendeert te zijn?), de (tijdige) vernietiging van documenten en het vastleggen van de context waarin de documenten zijn ontstaan. Uiteraard speelt het zoeken en vinden van documenten een rol, in combinatie met het beheer van de toegangsrechten. Maar deze laatste functies vormen niet de kern.
Het gewicht dat aan de functies wordt gegeven, hangt samen met de functie die het archief vervult binnen een (overheids)organisatie. Het archief speelt een belangrijke rol bij de verantwoording die een organisatie moet afleggen over het handelen. De informatie in het archief moet in ieder geval betrouwbaar, relevant en volledig zijn.

Bij het vaststellen van de betrouwbaarheid van de informatie spelen eisen op het gebied van de opname en het beheer van documenten een rol, zoals de eis dat documenten na opname niet meer gewijzigd mogen worden. Ook de audit-trail is een belangrijk instrument voor het vaststellen van de betrouwbaarheid van de informatie. In de audit-trail wordt vastgelegd of en wanneer een gegeven is gewijzigd en door wie dat is gedaan. Daarbij zouden bij de volgende acties data moeten worden vastgelegd.

  • (een poging tot) het raadplegen van een document,
  • het opnemen van een nieuw document,
  • (een poging tot) het vernietigen van een document,
  • het wijzigen van metadata,
  • het wijzigen van de ordeningsstructuur,
  • het toekennen of wijzigen van een selectiebeslissing,
  • het wijzigen van de autorisaties (individueel of van een groep).

Bij al deze acties moeten de verrichte handeling, de datum en tijd, de unieke identificatiecode voor het betreffende record of onderdeel van de ordeningsstructuur en de gebruikerscode van de gebruiker die de handeling heeft verricht, worden vastgelegd.
Als gegarandeerd al deze acties - verricht op de onderdelen van het archief (documenten, delen ordeningsstructuur, groepen gebruikers) - zijn vastgelegd, is het eenvoudig aan te tonen of er onrechtmatig is gehandeld. Maar om dit te kunnen garanderen moeten de gegevens zodanig beheerd worden, dat die gegevens uitsluitend via het archiefsysteem toegankelijk zijn. En dus niet via bijvoorbeeld de Windows Verkenner te vinden en te openen zijn.

De relevantie en volledigheid worden gegarandeerd door de eisen op het gebied van de selectie en vernietiging. Ook de ordeningsstructuur, die helpt bij het bepalen van de context van de informatie, geeft informatie over de relevantie en volledigheid. De ordeningsstructuur en de selectie en vernietiging dienen aan elkaar gekoppeld te zijn. Deze eisen vinden ook hun bestaansgrond in Nederlandse wetgeving. Maar ook zonder wettelijk voorschrift zou tijdige vernietiging een onderdeel van het archiefbeheer moeten zijn. Hiermee wordt voorkomen dat het archief vervuild raakt met documenten die voor de organisatie geen waarde meer hebben, en dat gebruikers door een overvloed aan verouderde en irrelevante informatie onjuiste beslissingen nemen.

De Archiefwet schrijft voor dat het archief een ordeningsstructuur kent en dat er selectie en vernietiging plaatsvindt. Beide zijn gerelateerd aan de taken en werkzaamheden van de organisatie. Archiefbescheiden zijn de neerslag van het handelen van een organisatie. Elk document is daarom te relateren aan een werkproces. Op basis van de waarde die aan dat proces is toegekend, komen de documenten al dan niet voor vernietiging op termijn in aanmerking.

CREATIEFASE EN ARCHIEFFASE

De selectiebeslissingen moeten aan de ordeningsstructuur gekoppeld zijn. Ze geven aan wat er met de documenten of dossiers binnen dit onderdeel van de ordeningsstructuur moet gebeuren, nadat ze in het elektronische archief zijn opgenomen. Vervolgens moet het systeem zelf de voortgang van dit proces bewaken en op het juiste moment de records presenteren die voor een van de vastgestelde acties in aanmerking komen.
Wanneer men over wil gaan op een elektronisch archief is het verstandig gebruik te gaan maken van software die daarvoor ontwikkeld is. Dat zijn de documentmanagementsystemen (DMS) voor de creatiefase en de recordmanagementapplicaties (RMA) voor de archieffase.

DMS

Documentmanagementsystemen bieden de gebruiker de mogelijkheid om zorgvuldig om te gaan met de documenten die hij in bewerking heeft. Stukken worden door het DMS opgeslagen, versies worden bijgehouden en de mogelijkheid om intern stukken rond te sturen is aanwezig. Aan de documenten kunnen kenmerken (metadata) worden toegekend om ze later te kunnen vinden. Eén van die metadata kan de plaats zijn in de vooraf bepaalde ordeningsstructuur.

Een DMS functioneert altijd geïntegreerd in de geautomatiseerde werkplek van de medewerker en biedt hem de mogelijkheid om werk-, privé- en afdelingsdocumenten op een gemakkelijke manier digitaal vast te leggen en te ordenen. Als het wordt gecombineerd met het scannen van papieren documenten, kan hieraan ook de officiële poststroom worden toegevoegd.

Een DMS is zeer flexibel in het regelen van de autorisaties van gebruikers, de integratie met andere applicaties en de integratie met de geautomatiseerde omgeving (bijvoorbeeld MS Office).

RMA

Record Management Applicaties hebben van oorsprong de functie om (digitale) documenten te beheren, waarvan de organisatie heeft bepaald dat ze een tijd bewaard moeten worden. Waar een DMS ‘aanschurkt' tegen de geautomatiseerde werkomgeving en uitblinkt in flexibele inrichting, is de RMA er voor een degelijke archivistische basis. Het is minder flexibel in te richten, maar bezit het meest uitgebreide arsenaal aan functionaliteiten voor digitaal documentbeheer op een duurzame en verantwoorde wijze. Een RMA onderscheidt zich van een DMS door de uitgebreide mogelijkheden om e-mail ‘af te vangen' en op verantwoorde wijze te archiveren.
De documenten (records) mogen na opname in de RMA niet zomaar gewijzigd of verwijderd worden. Deze records krijgen metadata toegekend om ze terugvindbaar te maken. Een groot aantal metadata wordt zo vastgelegd dat het niet meer mogelijk is ze te veranderen. Andere metadata mogen alleen door daartoe bevoegde personen worden gewijzigd.
De records worden niet lukraak in de database opgenomen, maar geordend volgens een vooraf gedefinieerde ordeningsstructuur. Aan deze structuur is het vernietigingsregime verbonden. Op het moment dat een document aan een onderdeel van de ordeningsstructuur wordt gekoppeld, ligt vast wat er met dit document moet gebeuren. Het kan voor blijvende bewaring in aanmerking

DIGITALE WERKWIJZE

komen en op termijn overgedragen worden aan bijvoorbeeld het Nationaal Archief. Als dat niet het geval is, is (al van tevoren!) vastgelegd wanneer de bewaartermijn verlopen is. De RMA kan vervolgens lijsten opstellen van documenten waarvan de bewaartermijn is verlopen. De archiefbeheerder kan (na een zorgvuldige controle!) met één handeling de documenten die echt voor vernietiging in aanmerking komen verwijderen.
Het systeem houdt bij wat er met de records gebeurt: inzage (al dan niet geautoriseerd), pogingen tot wijzigingen (al dan niet geautoriseerd), vernietiging. Van al deze acties kunnen rapporten worden gemaakt, de zogenaamde audit-trails.

Het mooiste is natuurlijk een volledig geïntegreerde combinatie van een DMS en een RMA. Het DMS biedt dan alle mogelijkheden om in de dynamische fase met de documenten bezig te zijn. Op het moment dat een document in het archief opgeslagen wordt neemt de RMA het beheer over. Alle metagegevens die het DMS heeft verzameld, neemt de RMA over. De markt heeft deze behoefte kennelijk aangevoeld. De laatste jaren worden steeds meer volledig geïntegreerde combinaties van DMS- en RMA-pakketten aangeboden.

Conclusie

Wanneer een organisatie een pakket aanschaft voor digitaal document- en archiefbeheer moet er vooraf goed gekeken worden naar de werkprocessen van de betreffende organisatie en de wijze waarop men omgaat met documenten. Heeft de organisatie een verantwoordingsfunctie of niet? Zijn de werkprocessen eenduidig te beschrijven? Is er sprake van workflowmanagement? Welke andere systemen zijn er al en is dit te combineren met een DMS / RMA?

De belangrijkste vraag die over beantwoord moet worden is: ‘Wat is onze visie op de digitale werkwijze van onze medewerkers?' Op dat punt komen processen, procedures, cultuur, kantoorinnovatie en kantoorconcepten bij elkaar. Blijft het fysieke archief zoals het is en worden er alleen digitale stukken op het beeldscherm opgeroepen? Of wordt het (flexibele en slimme) documentbeheer integraal onderdeel van de werkwijze van de medewerkers in het primair proces? De visie die op dit punt wordt geformuleerd is niet alleen noodzakelijk om de juiste systeemkeus te kunnen maken, maar brengt ook de werelden van Document Management en Facility Management rondom het thema ‘werkplekinnovatie' bij elkaar! In het digitale tijdperk van nu kunnen beide werelden niet meer los van elkaar worden gezien.

Producttips

Ook interessant