Logo
  • Achtergrond
  • 8 november 2018
  • Hans Veltmeijer

Unilever: de ultieme Smart Building

Eind vorig jaar werd het vernieuwde Amerikaanse hoofdkantoor van Unilever opgeleverd. Het gebouw is een van de meest intelligente, energie-efficiënte en technologisch geavanceerde hoofdkantoren aan de Amerikaanse oostkust. Dankzij divere technologische hoogstandjes kunnen de ruimtes efficiënt gebruikt worden. Maar minstens zo belangrijk is dat de medewerker controle over de werkplekken en daardoor gemoedsrust heeft, vertelt CEO van Mapiq Sander Schutte.
Beeld Unilever: de ultieme Smart Building

Tien jaar geleden introduceerde Unilever, even ten westen van New York in New Jersey een vorm van activity-based werken, met flexibele werkuren en agile werkplekken. De muziek ver vooruit in de VS. Toch waren de medewerkers daar niet gelukkig mee. Ze vonden het onpersoonlijk en hadden moeite hun geschikte werkplekken te vinden. Er werd daarom gekozen voor een totale metamorfose, met het project Unify. In 2016 startten renovatie en nieuwbouw. Losse gebouwen werden bij elkaar gebracht, er kwam lage nieuwbouw van veel glas en het complex kreeg een marktplaats in het midden. Het geheel werd energiezuinig gemaakt, er kwamen flexibele werkplekken, inspirerende ruimtes, de tussenwanden verdwenen en veel intelligente en technologisch geavanceerde innovaties deden hun intrede. Inmiddels is het gebouw zowel LEED als WELL gecertificeerd. Een half jaar geleden kwam Mapiq in beeld. Niet zo verrassend, legt Schutte uit. “Unilever is een vooruitstrevend bedrijf en wij lopen voorop met moderne werkplekconcepten. Nederland loopt sowieso voorop wat dit betreft. Het Nieuwe Werken bestaat hier al meer dan twintig jaar, in de Verenigde Staten zijn dit soort concepten nog steeds iets bijzonders.”

Vanuit gidsland Nederland werd de klus samen met de Amsterdamse projectontwikkelaar OVG aangevlogen. “Het product hadden we. We moesten er alleen voor zorgen dat het op maat werd gemaakt.” In Delft werd dat allemaal fijngeslepen en opgetuigd. Partners ter plekke deden het fysieke deel, zoals de montage en installatie van de 4850 werkpleksensoren en iBeacons. Nu kunnen de medewerkers van Unilever op hun app of scherm op een interactieve driedimensionale kaart van bovenaf op en door het gebouw kijken wie waar zit. Tenminste, wat betreft die medewerkers die expliciet hebben gekozen om mee te doen. “De ervaring leert dat 60 tot 70 procent meedoet," zegt Schutte.

Sensoren

De medewerkers kunnen zelf het licht bedienen via de app, per ruimte en werkeiland. En op de kaart is snel duidelijk welke gemeenschappelijke ruimtes en werkplekken vrij of bezet zijn. Ook in het voorbijlopen wordt dat zichtbaar door een groen of rood licht. “Vooral de belplekken waren een hot item bij Unilever. Bellen in een gemeenschappelijke ruimte verstoort onwijs. Maar je moet wel weten waar een belplek is. Dankzij de sensoren door het hele gebouw is dat nu snel zichtbaar.”

Hij is ‘supertrots’ op het project bij Unilever. “Maar zo’n werkplekconcept kan eigenlijk overal. Ook in bestaande bouw.” Zoals voor de gemeente Haarlem waar in oude overheidsgebouwen ook gewoon de geavanceerde werkplekconcepten van Mapiq worden toegepast. “Als het huisvestingsconcept maar goed aansluit bij de behoeftes van de medewerkers. Bij elk type werk past een bepaalde plek. Als er veel telefonisch klantcontact is, zorg je voor rustige belplekken. Maar een organisatie die juist veel teamwork doet, is gebaat bij grotere ruimtes. Die indeling doet een huisvestingsadviseur. Wij kijken hoe we dat met software maximaal kunnen ondersteunen.”

Gewoonlijk wordt het bedrijf dus pas lopende een bouwproject ingeschakeld. Dat kan efficiënter door overleg in een eerdere fase, vindt Schutte. “De bouw is best een traditionele wereld. We werken al samen met architecten maar ik zie kansen om dat te verbeteren. Bijvoorbeeld door niet meer de ruimtes en functies in specificaties vast te leggen, maar te ontwerpen met ruimte voor flexibiliteit. Zodat je er een vergaderzaal, stiltewerkplek of collegezaal van kunt maken.” 

Driedimensionaal beeld

Het gebouw van Unilever in Amerika heeft een oppervlak aan kantoorruimte van 32.000 vierkante meter. Om in te verdwalen. Het voormalige VROM-gebouw in Den Haag is zelfs 90.000 vierkante meter groot, bijna een dorp. “Als je mensen daar de controle over wilt geven, moet je ze wel helpen de weg te vinden.”

Naast het driedimensionale beeld van het hele gebouw en de indoor lokalisatie noemt Schutte de focus op de tevredenheid en het comfort van de eindgebruiker ook een van de drie speerpunten qua innovatie. “Traditioneel hebben we thuis mooie telefoons en apps, maar op het werk moeten we ons met ouderwetse dingen behelpen. Wij proberen de gebruiksvriendelijke dingen die gericht zijn op de consument naar de zakelijke wereld te brengen.” Daarbij helpt de mogelijkheid tot integratie van hardware en software van allerlei aanbieders. Mapiq als ‘ultieme verbinder’. “In gebouwen zijn al veel individuele systemen, zoals wifi, televisies en parkeerapps. Wij leggen daar een laag overheen zodat het voor de eindgebruiker gemakkelijker wordt.” De software van Schutte zit duidelijk aan de voorkant. “Met Mapiq kunnen we bijvoorbeeld ook sloten open maken, maar we leveren niet zelf de sloten.”

Gedrag

Een constructieve houding van de medewerkers is ook een vereiste om het werkplekconcept goed te laten functioneren. De hele dag een belruimte gebruiken om rustig te kunnen werken is een voorbeeld hoe het niet moet. “Dat soort gedrag is min of meer een vorm van sabotage.” Een goede communicatie over het systeem en alle mogelijkheden, en vooral voordelen, is daarom noodzakelijk, weet Schutte. Hij ziet ‘een gigantische toekomst’ voor de technologische oplossingen op het werk. “Uiteindelijk gaan alle bedrijven daar naartoe. Wij hebben nu al projecten in tien landen, en de groei zet door, merken we.”

Sander Schutte vertelt op 20 november uitgebreid over ‘de case Unilever’ op Tomorrow@work.

Werkplekconcepten

Sander Schutte had een bedrijf in preventie van laptopdiefstal. Zijn zelfbedachte software spoorde de verdwenen laptop op binnen een gebouw. In 2013 nam zijn ondernemersbestaan een wending. “De klanten vroegen ons om de technieken uit te breiden naar Het Nieuwe Werken," vertelt hij. “Toen hebben we met hetzelfde team een plan gemaakt en Mapiq ontwikkeld.”

Mapiq kwam er dus naar aanleiding van een vraag vanuit de markt. De behoefte was kennelijk groot aan een meer efficiënte inrichting van kantoorgebouwen. Dat heeft alles te maken met de verandering naar activity-based en Agile werken, legt Schutte uit. Er kwamen verschillende soorten werkplekken: brainstormingruimtes, concentratieplekken, relaxruimtes, belzones, powernap-ruimtes. Ze zijn door alle medewerkers te gebruiken. Maar daarmee was er nog geen gelukkige medewerker. “Mensen vinden delen lang niet altijd leuk. Er is niks zo lekker als je eigen dingetje te hebben.”

Sinds de nieuwe kantoorinrichtingen veelal gebaseerd werden op het delen van ruimtes, nam ook het van tevoren reserveren van ruimtes toe, om er dan vaak toch geen gebruik van te maken, merkte hij. “Schaarste leidt tot claimgedrag. Het is het handdoekje leggen bij het zwembad van deze eeuw. Alles slibt dan dicht in een kantoorgebouw. Het introduceren van een deelconcept betekent heel veel voor eindgebruikers. Onrust over de werkplek kan zeer vervelend zijn. Dat kunnen we wegnemen door technologische oplossingen. Daarmee kunnen we de mensen peace of mind geven dat er altijd een plek is.”

Gezondheid en welzijn

Een andere ontwikkeling die de behoefte aan flexibele, technologische oplossingen zoals Mapiq stuwt, is de aandacht voor gezondheid en welzijn op de werkvloer. Zelf de temperatuur veranderen, de lichtsterkte regelen en het raam weer open kunnen zetten voor wat frisse lucht. De controle over de werkplek terugkrijgen om zo die gemoedsrust te houden.

Toen hij hier vijf jaar geleden samen met zijn compagnon mee startte, was het de periode dat organisaties hun medewerkers met lichte dwang aanmoedigden om thuis te werken. Geen goede ontwikkeling, vond hij toen al. “Kantoren moeten weer ontmoetingsplekken worden. De fysieke aanwezigheid van medewerkers is de rol van het kantoor. Thuiswerken kan wel, maar je moet het zeker niet verplichten. Ik vind het juist goed om mensen zoveel mogelijk bij elkaar te krijgen. Dat creëert een vibe, een teamgevoel. Dat doen we hier ook.” En hij wijst om zich heen waar op de vrijdagmiddag nog veel mensen gewoon aan het werk zijn in de lichte, grote ruimte van een modern Delfts kantoorgebouw. Onder de rook van de TU, waarvoor Mapiq ook moderne werkplekken inrichtte.

Goed huisvestingsconcept

De eerste opdracht was een uitdagende en zou later een perfect visitekaartje betekenen, en de aanzet tot booming business. Met een klein team verzorgde Mapiq de slimme inrichting van het geheel transparante gebouw The Edge van Deloitte aan de Amsterdamse Zuidas. Het wordt nu gezien als een icoon van het moderne werken, als een van de meest innovatieve en duurzame gebouwen in de wereld. De 98,4 procent van BREAAM betekende de hoogste score van dat keurmerk (voor duurzaamheidsprestaties van een gebouw) ooit wereldwijd.

De kantoren van Heineken en PWC volgden. En ook de Universiteit van Amsterdam werd klant. Studenten reserveren voor werkgroepen nu zelf een vrijstaand collegezaaltje. Het ging hard. Een jaar geleden had het bedrijf al twintig medewerkers, inmiddels is dat aantal verdubbeld. In dat team zitten ingenieurs, ontwerpers, software ontwikkelaars, marketeers, psychologen en architecten. Schutte wijst op twee onderscheidende eigenschappen. “Wat ons uniek maakt zijn de data-analyses. Die zijn heel belangrijk om facility managers en vastgoedmanagers inzicht te geven. Met data kun je echt zien wat er gebeurt en betere beslissingen nemen. Daarnaast kijken we sterk naar de behoeften van de eindgebruiker. Wat hebben medewerkers nodig om een productieve dag op kantoor te hebben? Wat zijn hun behoeften met betrekking tot hun werkplek? De interface die wij ontwikkelen voor medewerkers is een essentieel onderdeel van ons platform.”

No shows detecteren

Hij heeft ook voorbeelden van waar Het Nieuwe Werken is doorgeslagen, waar het niet goed uitpakt. Zoals het voormalige gebouw van VROM aan de Rijnstraat 8 in Den Haag. “Daar zijn nu 3000 werkplekken voor 6000 ambtenaren. Als je zo zuinig huisvest, kan het nooit een succes worden. Ook niet met technologie.” Daar hamert hij op: het begint met een goed huisvestingsconcept. Als dat er is, probeert Schutte met Mapiq ‘de lucht uit het systeem te halen’. Dat gebeurt door het aantal reserveringen voor ruimtes te verminderen. “We gaan richting ad hoc in plaats van het claimen en reserveren.”

Via de driedimensionale kaart van het gebouw op het online-platform hebben medewerkers live inzicht in de vrije plekken, gesorteerd op de afstand van de medewerker tot die plek. Via een app op hun smartphone kunnen ze het allemaal inzien. Op de werkplekken wordt de beschikbaarheid ook met kleuren gecommuniceerd. Groen is vrij, rood is bezet. En als de medewerker even wegloopt, brandt het lampje oranje. Daarnaast worden de no-shows gedetecteerd. Sensoren zien wanneer iemand niet op komt dagen, waarna de software een bericht stuurt naar de boeker. Kom je nog of kan iemand anders van de ruimte gebruik maken?

Producttips