Logo
  • Opinie
  • 25 november 2020

‘Slimme kantoren’ geven ruimte voor groei

De komst van een coronavaccin is voor veel Nederlanders om sociale redenen méér dan wenselijk. Toch zullen we na de invoering van het vaccin niet meer 5 dagen per week op kantoor verschijnen. We willen de flexibiliteit van het thuiswerken behouden. Welke kansen en uitdagingen levert deze verminderde bezetting op? En hoe speelt een ‘smart office’ daar een rol in?

Al maandenlang onderzoeken verschillende organisaties en media de toekomst van (thuis)werken. Volgens Trouw zegt bijna de helft van de mensen na de crisis de flexibiliteit van nu te willen behouden, en de consensus lijkt dat zo’n veertig tot vijftig procent van de mensen in ieder geval parttime thuis wil werken. Het vrijkomen van werkruimte (volgens vastgoedmarkt.nl zo’n 40 procent) lijkt daarom een gegeven en HR-teams moeten zich buigen over een uitdaging die vorig jaar nog geen issue was. Wat wordt straks de gemiddelde bezetting van kantoor? Hoe faciliteren wij wie er aanwezig moet, kan, of mag zijn, op bepaalde dagen?

Geen zelfrapportage

Om de gemiddelde bezetting te achterhalen volstaat het niet om medewerkers zelf te laten rapporteren over hun verwachte aanwezigheid. De ervaring leert namelijk dat werknemers soms vaker naar kantoor komen dan zij dachten (“Ik moet eventjes iets printen”) of juist alsnog wegblijven als zij een werkplek claimen (“mijn huisgenoot is ziek”). ‘Smart offices’, waarbij aan internet verbonden sensoren geanonimiseerd vastleggen hoeveel mensen er zijn, lossen dat probleem gemakkelijk op.

In de toekomst zal het de norm worden je werkplek digitaal te reserveren, voor een hele dag of een bepaald tijdsvlak. Om dat voor elkaar te krijgen moet elk bureau, elke vergaderruimte en elke flexplek verbonden zijn met een platform dat zo’n bezetting inzichtelijk maakt. Dit zorgt ervoor dat het kantoor nooit te vol stroomt en dat HR met harde cijfers inzicht heeft in de gemiddelde bezetting per uur, per dag, per maand.

Praktische voordelen

Die sensoren kunnen méér dan digitaal koppen tellen. Veel organisaties zien al langer de voordelen in van het plaatsen van goedkope maar veelzijdige sensoren. Zij beseffen dat de kracht van die data óók in het combineren van die data zit. De bezetting van bureaus kan daarmee óók de schoonmaakploeg aansturen. Bureaus A, B en C zijn gebruikt? Dan moeten zij schoongemaakt worden. En dat kunnen we intensiever doen dan vroeger, omdat er aan bureau D niemand heeft gezeten. En zit er niemand op de derde verdieping? Dan kan daar de verlichting uit en de verwarming omlaag.

De innovatie van zulke sensoren en apparaten die via internet data leveren aan een overkoepelend platform staat bekend als ‘the Internet of Things’ (IoT). Elke machine of sensor is in potentie een bron van data, die organisaties kunnen gebruiken om praktische zaken zoals hierboven beschreven te regelen. Voor de bouw van het échte smart office, het échte kantoor van de toekomst, gaat de toepassing nog een stap verder. Dan gebruiken organisaties de data met name voor een hogere medewerkerstevredenheid.

Tevredenheid leidt tot productiviteit

Er is een reden dat dertiende maanden, bonussen op basis van prestaties en andere secundaire arbeidsvoorwaarden voor medewerkers al decennia bestaan. HR-managers en boardrooms weten namelijk dat gelukkige medewerkers, betere medewerkers zijn. Onderzoek van de Erasmus-universiteit onderschrijft dat. Managers doen er dan ook alles aan hun mensen gelukkig te houden, ze comfortabel te laten voelen op hun werkplek. De smart office biedt handvaten om de werknemer ook meer impliciet gelukkig te maken. Wat als het kantoor voortaan een klimaat creëert dat precies bij de medewerkers past?

Want ook dát is door de komst van IoT geen toekomstmuziek meer. De sensoren die temperatuur en luchtvochtigheid meten kunnen automatisch inspringen als een vergaderruimte te warm of benauwd wordt. Dan presteren mensen namelijk niet meer. En hoe creatief directies met deze ‘feel good’ maatregelen omgaan is uiteindelijk aan hen. De toepasbaarheid van de data is ook hierin, in potentie, eindeloos.

Het is mogelijk te meten welke temperaturen, welke bezetting, welk geluidsvolume en misschien zelfs welke lichtsterkte, voor de hoogste productiviteit zorgen. Het kantoor van de toekomst kan een werkplek zijn die zó prettig is, dat hij succesvol kan concurreren met de thuiswerkplek als ‘plaats waar je graag wilt zijn’. Dus ook al is thuiswerken vanaf nu vanzelfsprekender dan ooit; het kantoor kan een plek blijven waar mensen heel graag goed werk leveren. Zo lang dat maar ‘smart’ gebeurt.

Schoonmaakbedrijf CSU onderzoekt in de Nationale Benchmark Facilitaire Innovatie de nieuwste trends en toepassingen in de facilitaire branche. Vorig jaar werkten ruim 170 organisaties mee aan de benchmark, waarvan het bedrijf de resultaten in januari 2020 presenteerde. Ook meedoen aan het onderzoek? Dat kan via bovenstaande link.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform