Logo
  • Opinie
  • 9 september 2019

Impact fysieke en virtuele werkomgeving op output organisatie ernstig onderschat

Onderzoek onder een kwart miljoen medewerkers werkzaam in meer dan tweeduizend gebouwen laat zien dat organisaties niet het maximale uit hun werkomgeving halen. Het onderzoek toont aan dat kansen worden gemist en dat de impact van de fysieke en virtuele werkomgeving op de output van een organisatie ernstig wordt onderschat. Dit biedt zowel een enorme uitdaging als een kans voor directies. De vraag is: kunnen ze van het eenzijdige beeld afstappen dat de werkomgeving de op een-na-grootste kostenpost is? En kunnen ze accepteren dat deze wezenlijke invloed heeft op de output van hun organisatie?

Het is te hopen, want uit de gegevens van Leesman* blijkt dat de helft van de kantoren in de Benelux de prestaties van de organisatie niet optimaal ondersteunt. Als je hier verder op inzoomt, zijn de cijfers nog zorgwekkender. Als er alleen wordt gekeken naar nieuwe werkomgevingen, dan levert slechts 34 procent van de organisaties hoge prestaties.

Uiteraard verbergt het gemiddelde de organisaties die wel een fantastische werkomgeving creëren. Toch zijn deze cijfers een sterke waarschuwing aan iedereen die zich bezighoudt met huisvesting/FM/Real Estate: een nieuwe werkomgeving is niet per definitie een betere werkomgeving. De exacte redenen voor de tekortkomingen variëren, maar over het algemeen kunnen we stellen dat bedrijven er bij het creëren van de optimale werkomgeving niet goed in slagen de medewerker centraal te stellen.

Te vaak (nog) ligt de focus te veel op kostengerelateerde KPI’s. Terwijl deze KPI’s juist moeten worden gezien in het licht van de vraag hoe effectief de werkomgeving is. Een vereenvoudigd voorbeeld maakt dat helder. Stel, je vraagt een interieurarchitect een vergaderruimte te ontwerpen voor zes personen. Dan zul je hoogstwaarschijnlijk iets terugkrijgen als het linker beeld – een rechthoekige vergadertafel met een AV-scherm op de korte zijde. In theorie een zespersoonsvergaderruimte, waar in de praktijk echter vaak maar drie personen gebruik van maken. Bij de meeste vergaderingen wordt het AV-scherm immers gebruikt; bovendien heeft een mens nou eenmaal wat persoonlijke ruimte nodig.

50 procent bezet of 100 procent effectief? Wellicht is dit wel de ruimte waar de briljantste ideeën worden bedacht?

In theorie

In praktijk

Benchmarking kan helpen bij het focussen op de juiste factoren. Dit is hoe PwC de waarde van benchmarking  in zijn algemeenheid definieert:

  • Het helpt leiders om met vertrouwen keuzes te maken en deze in de tijd te volgen op basis van empirisch bewijs in plaats van op basis van opinie;
  • Het levert duidelijk bewijs van waar kansen liggen om de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren en geeft richting in een stappenplan om resultaten te bereiken;
  • Alle belangrijke veranderingsinitiatieven moeten beginnen met benchmarking, waardoor er een duidelijk beeld ontstaat van wat toonaangevende organisaties doen.

Hun woorden, niet de onze. Niet dat een benchmark een magische formule is, want verbeteringen kunnen voor elke organisatie anders zijn op basis van cultuur, DNA en ook budget. Maar het geeft zeker richting bij het nemen van beslissingen.

Beslissingen die nu vaak nog worden genomen met weinig of geen bewijs van hun directe impact op werknemers. Directies moeten erkennen dat met een werkomgevingsproject een domino-effect van verloren waarde kan ontstaan. Hoewel het absoluut belangrijk is om te meten hoeveel mensen er in een ruimte passen, is het toch belangrijker om te meten hoe die ruimte de mensen die er werken daadwerkelijk ondersteunt. In plaats van te spelen in de marge van kostenbesparing en de input te minimaliseren, zou een betere benadering zijn om de output te optimaliseren.

* In het onderzoek The next 250k wordt op basis van onderzoek onder 250.000 respondenten ingezoomd op 5 kernfactoren die de effectiviteit van een werkomgeving beïnvloeden.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform