Logo
  • Achtergrond
  • 23 september 2019
  • Hans Veltmeijer

ABN AMRO legt basis voor data driven FM

Drie jaar geleden koos ABN AMRO bewust de weg van data driven FM. De almaar toenemende hoeveelheid aan beschikbare data moest de basis worden voor beslissingen in het facility management. Hoofd van Performance FM, Marlene Sybrandy, somt de toegevoegde waarde van het gebruik van alle cijfers op en licht toe wat het heeft opgeleverd.
Beeld ABN AMRO legt basis voor data driven FM

Vijf jaar geleden begon ze bij ABN AMRO. Bij een bedrijf met 20.000 medewerkers op 222 locaties, waarvan 25 grote kantoren. De werkomgeving in die gebouwen veranderde veel sneller dan de werkwijze van de facilitaire dienstverlening. Op het oog volle panden, door elkaar heen lopende activiteiten, agile scrum teams, digitalisering alom. “Dit vraagt wat anders van facility management”, stelde Marlene Sybrandy vast. “We moeten continu gaan inspelen op de veranderende behoefte van de medewerker en de omstandigheden. Daarvoor hebben we relevante data nodig.” Kosten en efficiëntie, duurzaamheid en productiviteit van de medewerker werden als doelen voor de toepassing van de data benoemd.

Die data was al in grote mate aanwezig. De uitdaging zat hem in het omzetten daarvan naar informatie die als basis voor beslissingen kon dienen. De ambitie werd uitgesproken om alleen nog beslissingen te nemen op basis van de beschikbare data. Aan deze koers van data driven FM werd de oprichting van de afdeling Business Intelligence gekoppeld. Dat voelde voor haar vertrouwd, want als civiel ingenieur van huis uit heeft ze wel wat met cijfers. “Maar voor FM vereiste dat wel een andere mindset. Want ten opzichte van andere afdelingen binnen ABN AMRO staat FM nog altijd  een beetje aan de zijlijn wat betreft business analytics.”

Bezettingsanalyse

Best een ingewikkeld proces, ontdekte zij. “Je moet investeren om de datasets aan elkaar te knopen en een goed fundament neer te zetten. Dat zijn we nu aan het uitwerken. Er is zoveel data. Wat gebeurt ermee? Hoe borgen we de kwaliteit? Wie wordt eigenaar? Daar zijn we tools voor aan het bouwen, zodat er straks relevante sturingsdata aanwezig is op de plekken waar de beslissingen worden genomen.” Dat vereist grote inspanningen, beseft ze, en ook een ‘datacultuur’. “We groeien met horten en stoten en moeten overal op inzetten om stappen te kunnen maken.”

Inmiddels zijn de nodige ferme stappen gezet. Bijvoorbeeld op het gebied van optimalisatie van gebouwen en werkplekbezetting. Dat wordt met alle veranderingen op een totale oppervlakte van 500.000 vierkante meter haast met de dag complexer. Er waren destijds ook niet genoeg gegevens om gefundeerde aanpassingen te doen. Er werd een slag gemaakt, onder meer met behulp van wifi. Zo kan er nu  nauwkeurig worden gekeken hoeveel mensen zich op welk moment waar bevinden. Eerst in een gebouw, daarna op vloerniveau en uiteindelijk wordt er ingezoomd naar de bezettingsgraad per afdeling.

FM heeft met de data een tool in handen gekregen om met de gebruikers in gesprek te gaan. Zo bestond vaak de perceptie dat ‘alles te vol is’. Wat bleek na een bezettingsanalyse? Er is voldoende capaciteit, alleen op bepaalde momenten is vergaderen erg in trek. Zoals op dinsdag tussen 10.00 en 14.00. Spreiden is dan een voor de hand liggende oplossing. Ook bleek uit de data dat de piek tussen de middag te hoog werd in het centrale restaurant. Er kwamen daarna cateringsteunpunten door het gebouw. In beide gevallen werd een probleem opgelost door nieuwe technologie. En daar het om, benadrukt Sybrandy. Niet om de analytics of het technologische snufje op zich.

Onomkeerbare trend

Het langslepende dilemma van de shuttle bus werd ook opgelost dankzij het analyseren van, veelal door de chauffeurs verkregen, data. De busjes tussen de Amsterdamse vestiging aan de Gustav Mahlerlaan en het kantoor in Amstelveen reden een groot deel van de dag vrijwel leeg rond. Tijdens de drukkere momenten was er vooral sprake van oneigenlijk gebruik voor het woon-werkverkeer. De service kostte ABN AMRO zeven ton per jaar en had een milieulast van de CO2-emissie van 23 huishoudens. Uit het onderzoek bleek dat er altijd een prima en bovenal groener alternatief voor het busje bestond. Met de complete business case onder de arm werden alle stakeholders, waaronder HR, snel overtuigd en sneuvelde de shuttle bus.

De vergadercultuur binnen ABN AMRO vormde een andere uitdaging voor FM. Om uiteindelijk de vergaderunits efficiënter te gebruiken, werd er eerst wekenlang geturfd bij vergaderlocaties. Daaruit bleek dat gemiddeld maar 53 procent van de capaciteit werd benut. En in tien procent van de reserveringen werd de ruimte niet gebruikt. Om dit gedrag te beïnvloeden kwamen er sancties. Maar vooral de technologische oplossing bleek effect te sorteren. Bij binnenkomst moet de reservering binnen 15 minuten worden bevestigd, anders komt de ruimte direct weer beschikbaar in het systeem. Tijdens de pilotperiode waren er 6000 reserveringen waarvan 600 no shows. In 400 gevallen kon door de nieuwe oplossing de kamer alsnog worden geboekt.

Deze drie cases leerden Marlene Sybrandy en haar team dat ‘data driven FM een onomkeerbare trend is en toegevoegde waarde levert’. Nu onderzoekt ze de mogelijkheden van sensoring en werkt ze verder aan het data fundament door de data vanuit verschillende systemen bij elkaar te brengen. Blijf ondertussen alsjeblieft wel kritisch, adviseert ze. “Vraag jezelf altijd af welk probleem je eigenlijk aan het oplossen bent.”

Op het Smart Workspace & Hospitality Event op 26 november deelt Marlene Sybrandy haar lessons learned op het gebied van data driven FM.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform