Logo
  • Achtergrond
  • 17 december 2018
  • Peter Runhaar

People Analytics op de werkplek: multidisciplinaire samenwerking noodzakelijk

People Analytics kent een stormachtige groei. Veel multinationals zijn er al volop mee bezig. Het wordt vaak gelinkt aan HR maar is bij uitstek een multidisciplinaire aangelegenheid: HR, finance, de lijn, ICT, maar zeker ook FM zijn daarbij betrokken. Waar liggen de kansen en waar de bedreigingen?
Beeld People Analytics op de werkplek: multidisciplinaire samenwerking noodzakelijk

Veel grote ondernemingen zijn al zeer actief bezig met het inzetten van uiteenlopende data voor de bedrijfsdoelen. En dat heeft regelmatig directe voordelen voor de business. Neem dit voorbeeld van de Bank of America: de bank had een groot probleem met het snelle verloop van medewerkers in callcenters. Via data-analyse werden resultaten van callcenters met een betere performance vergeleken met slecht lopende afdelingen. Er kwam een sterke correlatie naar voren tussen de kwaliteit van de callcenters en de interactie tussen werknemers. Bij de goedlopende callcenters bleken werknemers samen te lunchen, en 80 procent van de interactie vond tijdens die lunches plaats. De slechtlopende afdelingen kenden een systeem van gescheiden lunchpauzes, waardoor werknemers van verschillende teams elkaar nooit ontmoetten. Door een eenvoudige maatregel, namelijk de introductie van gezamenlijke lunchpauzes, schoten de prestaties omhoog. Volgens de bank leidde deze eenvoudige ingreep uiteindelijk tot een besparing van 15 miljoen dollar.

Bovenstaande is een klein voorbeeld van de inzet van People Analytics, een vakgebied dat in zekere zin als een ‘next step’ van HR Analytics kan worden gezien. People Analytics is aanzienlijk breder dan HR Analytics en draait om het middels speciaal ontwikkelde algoritmes analyseren van een grote set aan data van werknemers door de werkgever.

Kantoor van de toekomst

People Analytics is bij uitstek een multidisciplinaire aangelegenheid, waar mensen met diverse competenties vanuit diverse afdelingen moeten samenwerken: HR, finance, de lijn, ICT, maar zeker ook facility management. Een goede samenwerking tussen deze professionals is cruciaal voor een juiste inzet van People Analytics. In de Harvard Business Review zegt Greg Lindsey van de Atlantic Council hierover: “Het kantoor van de toekomst kent ruimtes die zijn ingericht voor netwerken, delen en multipurpose. Het nieuwe kantoor zal grenzen tussen organisaties opnieuw definiëren en ieders prestaties verbeteren. Het zal niet makkelijk zijn om die slag te maken. We zullen veel meer data moeten verzamelen om nieuwe design- en managementprincipes te ontwikkelen. En de voorheen ondersteunende rol van HR, IT en FM zal veranderen naar die van facilitator.”

Het hierboven genoemde voorbeeld van de Bank of America toont de link tussen People Analytics en facility management al aan. De benodigde omvang van een bedrijfskantine is immers direct gerelateerd aan de vraag hoeveel mensen er tegelijkertijd hun maaltijd moeten kunnen gebruiken. In een recent FMM-interview vertellen Mark van Rijt en Diedrik Broekman van ABN AMRO hoe zij data rondom lunchgedrag van werknemers hebben gebruikt om de drukte in de bedrijfskantine op piekmomenten te verminderen. Het artikel toont goed aan hoe analytics al op zeer uiteenlopende manieren wordt ingezet om smart buildings te creëren. Via slimme sensoren kunnen allerlei data worden benut om – bijvoorbeeld – werknemers te attenderen op beschikbare werkplekken, de schoonmaakactiviteiten beter in te plannen en het energiegebruik te verminderen.

Transparantie en privacy

Naast het grote belang van multidisciplinaire samenwerking voor het goed inzetten van People Analytics, is er nog een belangrijk aandachtspunt: optimale communicatie en afstemming met de werknemers. Als dat niet gebeurt, kan het soms goed mis gaan, ondervond de Britse Telegraph. Toen journalisten op een dag onaangekondigd kleine zware doosjes onder hun bureaus vonden – voorzien van een logo met de naam OccupEye – waren de rapen gaar. De werkgever benadrukte dat de doosjes slechts waren bedoeld om data te verzamelen teneinde energiegebruik terug te dringen, maar de journalisten dienden een klacht in wegens het schenden van de privacy. De klacht leidde uiteindelijk tot het verwijderen van de doosjes.

De case bij de Telegraph toont aan waar de risico’s zitten: Als werknemers niet heel open en transparant worden betrokken bij de inzet van People Analytics, is een terecht wantrouwen gegarandeerd. Zonder wederzijds vertrouwen in het doel van de inzet van analytics draagt ieder experiment een groot gevaar in zich. De wetgever schiet rondom dit privacy issue overigens te hulp: In 2018 wordt vanuit Europa een nieuwe algemene verordening van kracht. Deze verordening stelt dat mensen toestemming moeten geven voor en op de hoogte zijn van het verzamelen van data. Ook moet volgens de verordening exact duidelijk zijn voor welk doel de data worden verzameld en mogen de data ook niet voor andere zaken worden gebruikt dan dit specifieke doel.

People Analytics: complexe materie

De inzet van People Analytics is niet eenvoudig. Hieronder een aantal belangrijke, soms complicerende, aandachtspunten:

  • Het is voor facility management soms lastig dat strategische personeelsplannen vanuit HR geen lange termijnfocus hebben. Onderzoek van Mercer toont aan dat de meeste strategische personeelsplannen een focus hebben van enkele jaren en dat het zeer uitzonderlijk is dat ze vijf jaar of meer vooruitkijken. Voor architecten en facility managers kan het daardoor lastig zijn de bezettingsbehoefte over een langere termijn in te schatten.
  • Bij People Analytics gaat het niet alleen om samenwerken tussen de ‘traditionele’ disciplines, maar heeft de organisatie ook nieuwe competenties nodig; denk aan gespecialiseerde data-analisten, maar ook aan organisatiedeskundigen en psychologen.
  • Vanuit werkplekperspectief moet People Analytics alle soorten werkruimte meenemen: fysiek en digitaal, op kantoor, thuis en onderweg. Er moet dus voortdurend rekening worden gehouden met de (dynamische) vraag wie waar welke werkzaamheden verricht.
  • Het is lang niet altijd makkelijk om vanuit de ‘gecrunchte’ data juiste conclusies te trekken. We bevinden ons nog in een collectieve ontdekkingsfase, waarin nog heel veel ‘geleerd’ moet worden. En er zijn veel factoren die mogelijk vertroebelend kunnen werken: Databases kunnen vervuild zijn, causale verbanden kunnen vaag of betwistbaar zijn en het is niet altijd zeker of we echt meten wat we willen meten.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform