Logo
  • Achtergrond
  • 10 maart 2002
  • Drs Abraham de Zwart

Hoe delen we de schappen van de facilitaire supermarkt in?

Het traceren en isoleren van facilitaire vraagstukken wordt steeds belangrijker nu het facilitaire domein zowel in omvang als in complexiteit is toegenomen. Het risico bestaat dat naar suboptimale oplossingen wordt gestreefd. Op zoek naar mogelijkheden om het facilitaire domein of meerdere domeinen in kaart te brengen.

Duurzame oplossingen van weerbarstige facilitaire probleemstellingen zijn gebaat bij goed onderzoek. In de voorgaande artikelen is de noodzaak aangetoond om actuele problemen systematisch te inventariseren, om ze vervolgens systematisch te benaderen met het doel om relevante researchonderwerpen te herleiden. In dit vierde artikel staat de oorsprong van facilitaire vraagstukken centraal.

Waar komen facilitaire probleem vandaan, hoe zijn ze te traceren en te isoleren? De plaatsbepaling wordt steeds belangrijker nu het facilitaire domein zowel in omvang als in complexiteit is toegenomen. Het lokaliseren is ook van belang voor de onderzoeker. Tenzij het een deelgebied betreft waarvan een onderzoeker veel kennis heeft en waarmee hij of zij veel affiniteit heeft, is het risico groot dat er onkundig naar suboptimale oplossingen wordt gestreefd. In feite zijn we op zoek naar mogelijkheden om het facilitaire domein of meerdere domeinen in kaart te brengen

De facilitaire domeinenkaart

FiguurHet domein waarbinnen facilitaire processen zich afspelen, facilitaire diensten vorm krijgen en processen, mensen en werkplekken worden gefaciliteerd, hangt nauw samen met de definitie van Facility Management. De afbakening van het domein wordt mede bepaald door wat het management wil en welke accenten prioriteit hebben. In plaats van een uitputtende verhandeling over definities, zullen we ons beperken tot enkele typerende benaderingen:



  • Actueel is de benadering van het faciliteren van ‘People, process & place’, dat uitsluitend is gericht op het kernproces van een organisatie (Maas & Pleunis): het domein is sterk gericht op bedrijven, met dominantie op werkplekken en werkprocessen. Hierin zien we de oorspronkelijke invloed van het gebouw en de inrichting op FM terug.
  • FiguurHet faciliteren van mensen, processen, management en strategie, zowel binnen als buiten bedrijfsorganisaties (de Zwart): het domein omvat zowel bedrijfshuishoudingen, als gezins- of samenlevingshuishoudingen, omdat facilitaire bedrijfsprocessen deels analoog zijn aan de individuele facilitaire behoefte en deels aan de organisatorische behoeften. Het domein omvat tevens het werkgebied van medewerkers binnen commerciële zowel als niet-commerciële facilitaire organisaties.
  • Het domein omvat behalve werken tevens wonen (facilitaire gemaksdiensten, kinderopvang) en verblijven (evenementenorganisatie - werken en wonen zijn van tijdelijke en mobiele aard).
  • Hierbij kunnen we denken aan overheidsorganisaties (gemeente als facilitaire organisatie, de burger als klant); commerciële facilitaire organisaties (kernproces), bedrijfshuishoudingen (niet- kernproces), nutsbedrijven (aanbieders van één utility of facility) en facilitaire aanbieders aan gezinshuishoudingen (gemaksdiensten). Zowel de business-to- business relatie als de business-to-consumer relatie spelen daarbij een rol.

Corporate Facility Management e n het integraal faciliteren van alle processen met een facilitair karakter binnen één organisatie in Corporate Infrastructure Resource Management (CIRM) of Corporate Facility Management is slechts gerealiseerd bij organisaties, die op basis van processen zijn ingericht en niet op basis van uitsluitend hiërarchie.

FiguurDe verschillende definities van Facility Management geven enigszins de visies weer van het management van organisaties op Facility Management. Een interessante onderzoeksvraag is bijvoorbeeld: door welke factoren worden die visies van directies op Facility Management bepaald? Welke rol speelt de eigen facilitaire organisatie daarin? In ieder geval kunnen we in de praktijk van alledag constateren dat het begrip Facility Management niet eenduidig – en daarmee statisch - is, maar eerder dynamisch. Deze constatering is van groot belang voor iedere vakorganisatie om vast te stellen hoe de houding ten opzicht van de zeer diverse vakgenoten bepaald dient te worden.

Het facilitair assortiment

Een volgende stap is de facilitaire domeinen concreet te typeren. Deze is veel lastiger dan hij op het eerste gezicht lijkt. Met name de komst van Corporate Facility Management of CIRM heeft de begrippen ‘faciliteit’ en ‘faciliteren’ behoorlijk opgerekt, terwijl menige organisatie er amper in is geslaagd alle verwante facilitaire processen onder te brengen bij één professioneel management.

De wet van vraag en aanbod

Analoog aan de marketing van een supermarkt zal de definitie van het assortiment en de indeling van de facilitaire ‘schappen’ afhankelijk zijn van de doelgroep en de variatie in het aanbod. Zo zullen we hier een drietal facilitaire ‘shops’ als beeld van een facilitair domein weergeven, oplopend van noodzakelijke naar luxe facilities.

In de bijgaande tabellen (Tabel 1, 2 en 3) wordt het facilitaire domein met de tot dusverre meest voorkomende facilitaire diensten weergegeven in drie verschillende categorieën. Tevens wordt aangegeven welke wetenschappelijke discipline dominant zou kunnen zijn bij probleemanalyse. Dit laatste toont aan dat een veelheid van wetenschappelijke disciplines zich met het domein (kunnen) bemoeien, zonder dat onderzoekers zich bewust zijn van het bestaan van Facility Management.

TabelDeze facilitaire producten en diensten kunnen in de ‘facilitaire etalage’ worden gezet met behulp van een facilitaire Producten- en Dienstengids (zonder prijzen) of - bij meer ontwikkelde facilitaire organisaties - in een Producten– en Dienstencatalogus (met prijzen op basis van een verantwoorde kostprijscalculatie). Ieder Facility Management zal in relatie tot de te faciliteren processen kunnen - en uit oogpunt van kostenbeheer moeten - aangeven of er sprake is van een basispakket (verplichte afname), een pluspakket (gewenst, maar niet verplicht) of een extra pakket (luxe en comfort). De indeling in onderstaande pakketten is een willekeurig voorbeeld, gebaseerd op de mate van noodzakelijkheid en afhankelijkheid tot het kernproces.
De opsomming van facilitaire diensten en processen wordt weergegeven met een gangbare term. De vormen van relevante facilitaire dienstverlening kunnen overigens meerdere facilitaire processen omvatten (inkoop, opslag, beheer, distributie e.d.).

TabelIn het gekozen facilitaire assortiment zijn binnen dit facilitaire domein allerlei combinaties en mengvormen mogelijk. Bij de dienstverlening zien we ook diverse vormen van management, omdat deze op zich een vorm van dienstverlening naar derden kan inhouden (interim management en facilitaire consultancy).
Binnen het laatste pakket zien we dat de meer strategische invloed van Corporate Facility Management een rol gaat spelen. In deze aanduiding is rekening gehouden met actuele ontwikkelingen met betrekking tot Corporate Facility Management, waarmee CIRM ook wordt aangeduid. Hierin zien we dat alle ondernemingsfuncties, die de kernprocessen faciliteren, worden geïntegreerd.

TabelIn deze domeinschets wordt direct duidelijk dat het Facility Management facilitaire dienstverlening overstijgt. Het omvat altijd meerdere facilitaire diensten, anders is integratie uitgesloten. Het is juist die integratie die synergetische effecten en kostenreductie kan opleveren.

Algemene of specialistische vraaggebieden

Voor het vaststellen van de vraagstelling is van belang of het een typisch vaktechnisch operationeel probleem betreft of een probleem ten aanzien van het verschaffen van de facilitaire dienst zelf. De eerste variant kan leiden tot specifieke onderzoeksvragen, bijvoorbeeld “Hoe kunnen we in onze waterhuishouding de kans op legionella minimaliseren?”; de tweede variant betreft klantgericht werken; deze overstijgt duidelijk de facilitaire dienstverlening, waarbij oplossingen in de sfeer van kwaliteitszorg en performancemanagement gezocht kunnen worden.
De plaats van het probleem is een eerste indicatie voor de oplossing ervan. De kwestie van het ontstaan van de vraag kan een relevante selectie van disciplines en het niveau waarop het probleem wordt aangekaart, bevorderen.

Waar rook is, is vuur, maar wie constateert dat er rook is, probeer ook uit te zoeken waar die vandaan komt. De bron herleiden is dan een methode om het probleem te isoleren en de oorzaken te herleiden.

Terug naar Facility Management. Brandjes blussen lijkt iedereen te kunnen, maar verantwoord met blusmateriaal omgaan vereist vakmanschap. Zo is het ook met veel facilitaire problemen.
Is men wel voldoende competent om de juiste vraagstelling aan te kaarten of vervalt men in symptoombestrijding? Ofwel: met blussen is de oorzaak niet weggenomen. Kennis van het materiaal, van giftige gassen die vrij kunnen komen, maar ook een preventieve aanpak vereisen kennis van het assortiment en van de reden dat onderdelen aan het assortiment zijn toegevoegd. Met de juiste kennis en vaardigheden zal de Facility Manager de kwaliteit van het proces van ‘problem searching’ verbeteren. Hiermee wordt hij op weg geholpen naar een kwalitatief betere analyse van het probleem.

Literatuur

  • Maas, G.W.A., Pleunis, J.W., Facility management, Kluwer, 2001, ISBN 90 14077947.
  • De Zwart, A., (red.) , Facilities & Services, Praktijkboek Corporate Facility Management: Strategie en uitvoering, Elseviers bedrijfsinformatie, 2001, ISBN 90 5901 003 5.

Auteur

Drs. A. de Zwart is directeur van het adviesbureau Benchmark FM te Amersfoort en verbonden aan Hogeschool Diedenoort (HBO-FD) te Wageningen en de universitaire opleiding European Master Facility Management te Deventer/Londen. Hij is lid van het FMN researchforum en de Vakgroep Opleiders van IFMA Holland.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform