Logo
  • Nieuws
  • 3 september 2019
  • Bron: Pianoo Afbeelding: Gispen

Praktijkvoorbeeld Circulair inkopen: Provincie Zuid-Holland kiest voor hergebruikt kantoormeubilair

De provincie Zuid-Holland heeft haar kantoormeubilair circulair aanbesteed. Eén van de belangrijkste uitgangspunten in het nieuwe contract tussen Gispen en de provincie is het zoveel mogelijk hergebruiken van bestaand meubilair. Enkele tips en lessons learned.

Beeld Praktijkvoorbeeld Circulair inkopen: Provincie Zuid-Holland kiest voor hergebruikt kantoormeubilair

De raamovereenkomst voor het leveren van meubilair aan de provincie Zuid-Holland liep begin 2018 af. Besloten werd het kantoormeubilair circulair aan te besteden. De afdeling Facilitaire Zaken zag deze aanbesteding als een uitgelezen kans om bij te dragen aan de circulaire doelstellingen van de provincie. De aanbesteding werd grondig voorbereid, in totaal werd een jaar uitgetrokken voor het hele aanbestedingstraject. Hierbij werd rekening gehouden met de start van de renovatie van het Provinciehuis – er zou veel bestaand meubilair vrijkomen dat kan worden hergebruikt (refurbish, repurpose, reparatie).

Specials

Het circulair kantoormeubilair is Europees aanbesteed. Binnen de scope van het contract valt het reguliere kantoormeubilair en het ‘speciale ‘meubilair, ofwel specials. Met specials wordt al het meubilair bedoeld voor bijzondere werkplekvormen zoals loungebanken, zitjes, overlegplekken. Het arbo-meubilair valt niet onder het contract.

Succesfactoren

Na afronding van de aanbesteding is er een aantal belangrijke succesfactoren te identificeren:

  • Het inhuren van de juiste expertise, niet zelf het wiel opnieuw uitvinden.
  • Op tijd beginnen met je aanbesteding
  • Zorg dat je intern een trekker hebt die zich hard maakt voor het circulaire gedachtegoed
  • Zorg voor een goede analyse van wat er mogelijk is in de markt, met bijvoorbeeld een marktconsultatie
  • Geef marktpartijen ook de ruimte om kritisch te zijn richting opdrachtgever, de ruimte voor circulaire ideeën en innovaties zal van de kant van de opdrachtgever moeten komen.

Tegenvallers en geleerde lessen

  • Zorg ervoor dat als je iets nieuws op de markt zet dat je het goed toetst, specifiek de manier van scoren en de onderliggende modellen.
  • Sturen op KPI’s blijkt met name intern ook nog wel een uitdaging op het gebied van contractmanagement. Over het algemeen wordt er niet gestuurd op KPI’s, niet op de relatie met leverancier gestuurd en er wordt slecht aan dossieropbouw gedaan. Een aandachtspunt om contractmanagement binnen een circulair contact op orde te krijgen.
  • Qua procedure had de aanbesteding prima openbaar gekund gezien het lage aantal inschrijvers, mogelijk had je dan zelfs een groter aanbod gekregen

Tips

  • Samenwerking op basis van vertrouwen is cruciaal. Beide partijen dienen de flexibiliteit te bezitten om goed om te gaan met verandering van inzicht naar aanleiding van goede of slechte ervaringen.
  • Zorg ervoor dat als je een nieuwe vraag in de markt zet met een nieuwe innovatieve beoordelingsmethodiek dat je deze goed toetst en valideert. Het uitdelen van scores op basis van nieuwe modellen kan veel vragen en verwarring oproepen in de markt.
  • Organiseer een marktconsultatie wanneer je niet goed weet wat de markt te bieden heeft. Hierdoor wordt voor de opdrachtgever goed duidelijk wat de markt kan. Ook kan de markt zich goed voorbereiden op de vraag die de opdrachtgever gaat stellen en helpt het bij het creëren van intern draagvlak.
  • Daag in een innovatief circulair inkooptraject de markt uit om kritisch te zijn op de vraag die de opdrachtgever stelt. Soms stelt de opdrachtgever onbewust toch een te technische of specifieke vraag waardoor er kansen verloren gaan.
  • Besteed voldoende aandacht aan ‘circulair contractmanagement’ en het sturen op KPI’s. Niet elke organisatie is dit gewend te doen.
  • Het vraagt om verandering in houding en gedrag.
  • Stel een business case op om te bepalen wat de (financiële) voordelen zijn van het herinzetten van bestaand meubilair versus aanschaf van nieuw meubilair. Dit helpt enorm in het verkrijgen van intern draagvlak voor een circulaire aanbesteding.

Bron: Provincie-Z-Holland-kiest-hergebruikt-kantoormeubilair-juli2019.pdf

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform