Logo
  • Nieuws
  • 21 januari 2019
  • Febe Smid | Inkoopconsultant Supply Value

Belangrijkste inkooptrends voor 2019 (inclusief aanbevelingen)

Wat zijn de trends en belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van inkoop voor 2019? Voor het zevende jaar op rij heeft Supply Value dit met een grootschalig onderzoek uitgezocht. De uitkomsten kunnen (facility) managers en inkoopprofessionals ondersteunen bij het stellen van prioriteiten voor 2019.

Beeld Belangrijkste inkooptrends voor 2019 (inclusief aanbevelingen)

Supply Value heeft de inkooptrends voor 2019 onderzocht aan de hand van een online enquête. In de enquête is gevraagd welke prioriteit de inkoopprofessionals in 2019 verwachten te geven aan 15 actuele inkoopthema’s. Daarnaast zijn er drie open vragen gesteld om meer inzicht te krijgen in de prioriteiten van inkoopmanagers: met welke onderwerpen wil de inkoopprofessional starten, stoppen en doorgaan in 2019? De enquête is ingevuld door 258 inkoopprofessionals.

Naast de vragen over trends is er ingezoomd op de kenmerken van de respondenten en hun organisaties, denk aan: functieniveau, volwassenheid van de inkoopfunctie, organisatiegrootte en het land waar de inkoopprofessional werkt. Net zoals voorgaande jaren zijn niet enkel algemene trends onderzocht, maar is ook geanalyseerd hoe trends verschillen per type respondent.

Trends

In grafiek 1.1 zijn de trends voor 2019 te zien. De top drie trends is:

  1. Leveranciersmanagement
  2. Optimaliseren van de processen binnen de inkoopfunctie
  3. Inkoop alignen met de business en strategie

Leveranciersmanagement

De belangrijkste trend voor 2019 is leveranciersmanagement. Supply Value ziet bij veel klanten dat meer werkzaamheden worden uitbesteed aan externe partijen (leveranciers) en dat organisaties transformeren tot een regieorganisatie.  Leveranciersprestaties die niet overeenkomen met de verwachtingen van een organisatie, kunnen leiden tot extra kosten, verhoogde risico’s, verstoringen in het proces of een verminderde prestatie aan de (eind)klant. Om dit te voorkomen, willen organisaties hun leveranciers zo goed mogelijk managen.

Optimaliseren van processen binnen de inkoopfunctie

De tweede trend voor 2019 is het optimaliseren van processen binnen de inkoopfunctie.  Vorig jaar eindigde dit onderwerp ook in de top drie trends voor 2019, namelijk op nummer één. Organisaties zien steeds meer in dat met een goed ingerichte inkoopfunctie doelstellingen behaald kunnen worden. Inkoop en facilitair management krijgt een grotere rol op de strategische agenda’s van organisaties en moet ook kunnen laten zien hoe zij waarde toevoegen voor de organisatie, bijvoorbeeld door het verkleinen van risico’s, het stimuleren van innovatie, het reduceren van kosten en/of zorgen dat het primaire proces soepel kan verlopen. Dit heeft als gevolg dat er ook meer aandacht komt voor de inrichting van (processen binnen) de inkoopfunctie en de optimalisatie hiervan.

Alignment tussen inkoop en de business en strategie

Tot slot, zien we als derde trend alignment tussen inkoop en de business en strategie. Vorig jaar eindigde deze trend op plek zeven. Zoals net omschreven krijgt inkoop een grotere rol op de strategische agenda van organisaties. Een belangrijk vraagstuk hierbij is of de strategie van een organisatie goed vertaald wordt in de strategie van de facilitaire afdeling en inkoop. Inkoop kan wel haar activiteiten goed uitvoeren, maar is dit in lijn met de strategie en doelstellingen van de organisatie?

Overige bevindingen trends

Als we naar alle trends in de lijst kijken, zijn er een aantal opvallende bevindingen.

Voor het eerst in jaren eindigt kostenreductie niet in de top vijf trends, maar op plek 7 . Ook geven respondenten, in de open vragen, aan dat zij in 2019 het liefste willen stoppen met een te grote focus op kostenreductie.

Twee andere onderwerpen die in 2019 niet hoog op de inkoopagenda lijken te staan, zijn Big Data en Blockchain. Ondanks dat er veel aandacht voor Big Data en Blockchain is, bijvoorbeeld op evenementen en door middel van publicaties, zijn inkoopprofessionals niet van plan hier veel prioriteit aan te geven. Supply Value ziet echter in de praktijk toch dat de voorlopers al wel druk bezig zijn met de onderwerpen. Hoe, of en wanneer deze technologieën precies waarde opleveren verschilt van keten tot keten. Het feit dat ze nu al impact maken en tot een gigantische verandering gaan leiden staat vast. Daarnaast lijken de onderwerpen circulair inkopen en social return de aandacht te verliezen. Supply Value hoopt dat de oorzaak hiervan is dat het inmiddels een gewoonte is geworden om dit soort aspecten mee te wegen in onze aankopen. Tot slot, is het interessant om te zien dat innovatie dit jaar eindigt op plek 10. Waar innovatie voorgaande jaren hoger in de top eindigde, lijkt het onderwerp voor 2019 weer minder prioriteit te krijgen.

Aanbevelingen

Gebaseerd op de trends voor 2019 en op basis van hun expertise en ervaringen heeft Supply Value aanbevelingen geformuleerd.

Trend 1: Leveranciersmanagement

Facilitaire afdelingen hebben te maken met veel leveranciers. De eerste stap in het optimaal inrichten van leveranciersmanagement is dan ook het verkrijgen van inzicht in de leveranciers. Welke leveranciers heeft de organisatie? Voor hoeveel spend zijn de leveranciers verantwoordelijk? Hoeveel orderregels zijn er per leverancier? Wat is het percentage spend bij leveranciers die niet gecontracteerd zijn?

Als de leveranciers geïdentificeerd zijn, kunnen ze gecategoriseerd worden. Het is belangrijk om bij de categorisering niet enkel te kijken naar hoe belangrijk een leverancier voor de organisatie is, maar ook hoe belangrijk ik als organisatie ben voor die leverancier. Dat laatste perspectief vergeten organisaties vaak. De leveranciers kunnen vervolgens ingedeeld worden in categorieën. Een goed model dat hiervoor te gebruiken is, is het Dutch Windmill model van Van Weele. Voor elke categorie leveranciers is een ander type leveranciersmanagement passend. 

De stappen hieronder zijn goed toepasbaar voor strategisch leveranciersmanagement.

  1. Contract: De eerste stap binnen de voorbereidingsfase is het opstellen van contracten of, in het geval van bestaande contracten, het aanpassen van contracten. Dit opstellen of aanpassen van de contracten dient samen met strategische leveranciers te gebeuren. Omschrijf de minimale vereisten (hoeveel wil je van tevoren vastleggen) en de resultaten die de organisatie wil bereiken, maar denk ook goed na over de consequenties als een leverancier de vooraf afgesproken resultaten niet kan behalen.
  2. Meten van de prestaties: Naast het opstellen van contracten, is het belangrijk om een dashboard op te zetten voor het meten van leveranciersprestaties. Het belangrijkste, en vaak het moeilijkste, is het bedenken van goede Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).
  3. Organisatie: Het belangrijke aspect in de voorbereiding is de organisatie zelf. Wie dienen er allemaal betrokken te worden bij het leveranciersmanagementproces? Hoe gaat de communicatie verlopen? En hoe wil men informatie gaan delen? Welke escalatielevels zijn er als dingen niet goed gaan?
  4. Implementatie: Als alle voorbereidingen getroffen zijn, kan het leveranciersmanagementproces geïmplementeerd worden. De contracten tussen organisatie en leveranciers dienen getekend te worden. De leveranciers leveren diensten en producten en leveren over de voortgang informatie op volgens de eerder afgesproken wijze van rapporteren. Deze informatie dient, frequentie is afhankelijk van de leverancier, besproken te worden met de leveranciers om te bepalen of alles goed gaat en om te identificeren welke verbetermogelijkheden er zijn.

Trend 2: Optimaliseren van processen binnen de inkoopfunctie

Er zijn talloze manieren om processen binnen een facilitaire afdeling te optimaliseren. In de praktijk zien we vaak dat organisaties op korte termijn een goede manier vinden om processen te optimaliseren, maar dat continue verbetering uitblijft. Een goede methode om wel te zorgen voor continue verbetering, is de Kaizen methodiek. De van nature Japanse methodiek gaat uit van verbeteren door voortdurend in kleine stapjes vooruit te gaan. Er wordt hierbij vaak gesproken over de ‘Kaizen cultuur’ waarbij het gedachtegoed van Kaizen geïnstitutionaliseerd is in de organisatie en/of in het team. Een belangrijk principe van Kaizen is dat er áltijd ruimte is om te verbeteren. Daarnaast is een uitgangspunt dat het Kaizen principe toepasbaar is voor iedereen binnen de organisatie, van operationeel medewerker tot directeur.

Een effectieve methode om de Kaizen cultuur te initiëren bij een organisatie of team, is het organiseren van een Kaizen-evenement. Dit is een intensieve sessie waarbij de Kaizen methodiek in de praktijk wordt toegepast op één of meerdere processen. De focus ligt hierbij op het verbeteren van een specifiek proces of het oplossen van een urgent probleem. Een multidisciplinair team van stakeholders uit alle lagen van de organisatie komt bijeen om verbeteringen van een bepaald proces of werkgebied te ontwerpen en ook direct te implementeren. Om een Kaizen-evenement te laten slagen is meer nodig dan één intensieve kennissessie. Het vergt een goede voorbereiding en na afloop een uitvoering die continuïteit waarborgt.

Trend 3: Alignen van inkoop met de business en strategie

Inkoop kan activiteiten goed uitvoeren, maar als dit niet de goede activiteiten zijn omdat deze activiteiten niet in lijn liggen met bijvoorbeeld de organisatiestrategie, dan zal de inkoopfunctie voor die desbetreffende organisatie alsnog minder waarde toevoegen dan dat er mogelijk is.

Het is belangrijk om eerst de strategische richting van de organisatie helder te hebben om deze vervolgens verder te kunnen vertalen naar de inkoopfunctie. Een effectieve methode om de strategische richting van een organisatie en (inkoop)afdeling te bepalen, is de OGSM-methode.

OGSM-methode

De OGSM-methode (Objective, Goals, Strategies and Measures) maakt het mogelijk om aan de hand van de meerjarenstrategie die door de organisatie is vastgesteld, een jaarplan te schrijven. Dit jaarplan kan bovendien door worden vertaald naar alle onderliggende niveaus (bijvoorbeeld de facilitaire afdeling / inkoopafdeling) in de organisatie: dit wordt ook wel cascaderen genoemd.

Hierdoor draagt elke afdeling met het behalen van haar doelen automatisch bij aan de bovenliggende organisatiedoelstellingen en ziet het management in één oogopslag hoe onderliggende afdelingen, zoals de inkoopafdeling, bijdragen aan het totaal. In vijf stappen kan een jaarplan op 1 A4 gemaakt worden:

  1. Bepaal de Objective, de kwalitatieve doelstelling die 3 tot 5 jaar vooruit ligt
  2. Maak de Objective meetbaar aan de hand van de Goals
  3. Bepaal hoe de Goals bereikt gaan worden aan de hand van Strategies
  4. Stel KPI’s op om te monitoren of u op koers ligt om uw strategie waar te maken en welke zeilen u eventueel bij moet zetten.
  5. Bepaal wat het komende jaar gedaan moet worden.

Niet alleen benieuwd naar de algemene trends, maar ook nieuwsgierig hoe trends verschillen per type respondent en type organisatie? Download hier kosteloos het gehele onderzoeksrapport van Supply Value met concrete aanbevelingen en praktische handvatten.

En wilt u weten hoe u aan de slag kunt met de trends binnen uw facilitaire afdeling en/of inkoopfunctie? Neemt u dan contact op met Febe Smid (+316 11 24 11 66 - f.smid@supplyvalue.nl)

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform