Logo

FMM.nl is vanaf nu F-Facts.nl

  • Nieuws
  • 16 april 2013
  • Leon van Leersum

5 manieren om kosten te besparen op vastgoed

Kostenbesparing is een hot item voor elk bedrijf in deze economisch zware tijden. Bij het besparen op vastgoed wordt er vooral gedacht aan het afstoten van vastgoed en het over stappen naar een kleinere ruimte, maar er zijn nog veel meer manieren om te besparen op je vastgoed.

Beeld 5 manieren om kosten te besparen op vastgoed

1. Kijk naar de total cost of occupancy

Het is cruciaal om alle kosten in ogenschouw te nemen bij een overweging van alternatieven. Hoe vaak gebeurt het niet dat alleen naar de huurkosten wordt gekeken in een vergelijking? Net zo belangrijk zijn de verhuiskosten, hoogte van servicekosten, onderhoud en capital expenses. Wil je een goede vergelijking van alternatieve mogelijkheden? Dan is het belangrijk om een scenarioanalyse te maken waarin alle kosten worden meegewogen. Als je vastgoed daadwerkelijk als bedrijfsmiddel beschouwt, kun je nog een stapje verder gaan dan TCO alleen: kijk naar de total cost of productivity. Het kijken naar kosten heeft pas echt zin als je het in perspectief plaatst van bredere organisatiedoelstellingen. Goedkoop wil niet altijd zeggen dat het goed is voor de business en de winstmarge.

Bij het maken van een keuze tussen verschillende panden is het belangrijk om goed te kijken naar de onderhoudskosten. Oudere gebouwen zijn wellicht goedkoper in huurprijs, maar het onderhoud ervan is vaak ook hoger. Eigen onderzoek naar de staat van onderhoud bij aanvang is echt belangrijk. Het voorkomt verrassingen achteraf.

Ook met duurzaamheidsmaatregelen is geld te verdienen. Een veel gehoorde opmerking is dat er geen kapitaal beschikbaar is voor investeringen in duurzaamheid. Toch is een aantal oplossingen beschikbaar dat via lease gefinancierd kan worden en vanaf dag één geld oplevert onderaan de streep. Denk bijvoorbeeld aan lighting lease.

2. (Her-)onderhandel elk contract

Verbazingwekkend genoeg komen we nog vaak situaties tegen waarbij huurders stilzwijgend hun huurovereenkomst verlengen. Het idee dat men goed zit en de locatie niet op het spel wil zetten of simpelweg uit onwetendheid. Het loont altijd de moeite om aan tafel te gaan met je verhuurder. Het is verhuurders heel wat waard om huurders te behouden, en dat mag best verzilverd worden.

Als één factor belangrijk is in een onderhandeling als huurder, dan is dat wel tijd. Door te laat te beginnen sta je snel met je rug tegen de muur en uiteindelijk wil je als organisatie niet op straat komen te staan. Verhuurders zijn zich hiervan maar al te goed bewust en de vertragingstactiek wordt vaak met succes toegepast. Zorg als huurder dat je de regie hebt in dit ‘spel’.

Als verhuizen een van de opties is, of als het gaat om het aanhuren van een nieuwe locatie, zorg dan altijd voor alternatieven. Onderhandel simultaan. Een one horse race eindigt meestal in een suboptimaal resultaat met veel concessies voor de huurder. De fout wordt vaak gemaakt om alleen overeenstemming te bereiken op hoofdvoorwaarden (financiën en looptijd) en daarna pas over de overige voorwaarden en condities te onderhandelen. Juridisch is er dan geen weg meer terug en dus heb je amper nog iets in de melk te brokkelen.

3. Maak gebruik van de markthuurprijsherziening

Veel huurcontracten zijn indertijd afgesloten met daarin een clausule dat de huurprijs na bijvoorbeeld vijf jaar kon worden aangepast aan markthuurprijsniveau. Verhuurders namen dat graag op in de verwachting dat markthuurprijzen harder zouden stijgen dan de huurprijsindexering. Maar dat pakte anders uit en biedt een uitgelezen kans voor huurders om de huurprijs neerwaarts bij te stellen. Het contract voorziet vaak in een regeling waarbij elk der partijen een eigen adviseur inschakelt die samen tot een minnelijke waardering moeten komen. Als je zo’n mogelijkheid hebt in je contract, heb je grote kans dat je hiermee aanzienlijk kunt besparen. Maar let wel op de termijnen die eraan verbonden zijn.

4. Maak bezwaar tegen de WOZ-beschikking

De WOZ-taxatie wordt vaak voor waarheid aangenomen, maar het blijkt in de praktijk dat de waardebepaling soms ver afwijkt van de reële waarde. Bezwaar maken als eigenaar of als huurder kan tienduizenden euro’s per jaar opleveren. Eventuele proceskosten kunnen door de gemeente op basis van de wet vergoed worden conform het besluit proceskostenvergoeding bestuursrecht.

5. Investeer in een goed informatiesysteem

Zoals hiervoor beschreven, gebeurt het nogal eens dat huurovereenkomsten stilzwijgend verlengd worden, huurprijsherzieningen niet worden gesignaleerd en andere contractuele bepalingen niet worden benut, simpelweg omdat er geen deugdelijk systeem is om huurcontracten goed te administreren. Vergeet één contract op tijd op te zeggen en alle andere kostenbesparingen worden teniet gedaan.

Door het systematisch en deugdelijk bijhouden is het mogelijk om patronen en afwijkingen tijdig te signaleren of zelfs intern en extern te benchmarken. Daarbij is het natuurlijk wel zaak om het systeem actueel te houden. Een goed systeem geeft daarnaast ook weer of indexeringen correct worden toegepast en biedt de mogelijkheid facturen te matchen met de budgetten. Voor bedrijven die volgens IFRS boekhouden is het sowieso verstandig om op een gestructureerde wijze de huuradministratie bij te gaan houden. Zij moeten de gekapitaliseerde waarde van de huurstromen op de balans gaan opnemen, conform de nieuwe lease accounting regels.

Nog meer besparingstips?

In de FMM Update Special Kostenbesparingen & facilitaire innovaties vindt u nog veel meer tips om kosten te besparen vanuit FM. Naast vastgoed komen ook werkplek, energiekosten, inkoop en Het Nieuwe Werken aan bod. Download deze special 

Producttips