Logo
  • Achtergrond
  • 16 mei 2013
  • Irma van Hattem en René Laheij

Wildgroei aan codes en keurmerken in het facilitaire werkveld

Het facilitaire werkveld wordt overspoeld door codes en keurmerken. De ene code is nog niet gedownload of er is alweer een andere code waaraan moet worden voldaan. Er worden ogenschijnlijk aan de lopende band codes ontwikkeld die ondertekend moeten worden om ‘erbij te mogen horen’. De oorsprong van de verschillende codes en keurmerken is divers. Branches, vakverenigingen en bedrijven ontwikkelen ieder hun eigen code en verwijzen op uiteenlopende manieren naar de problematiek van ethische dilemma’s. Facilitaire opdrachtgevers moeten volgens Irma van Hattem en René Laheij hun verantwoordelijkheid pakken en de regie nemen in deze wildgroei, waardoor de invloed van ‘een code’ in kracht kan toenemen. ‘Verbeter de wereld, begin bij jezelf’ is een wijs gezegde!

Het vakgebied facility management is volop in beweging. Dit blijkt uit de praktijk van alledag, waarin Het Nieuwe Werken een prominente plaats inneemt, bedrijven zich in toenemende mate aan het oriënteren zijn op uitbesteding en/of regievoering in de meest diverse vormen en marktwerking gevolgen heeft op verschillende terreinen, zoals de leegstand van kantoorgebouwen en prijsontwikkelingen, met de bijbehorende maatschappelijke discussies. Daardoor worden FM’ers, in hun rol als opdrachtgever, maar ook in hun regierol als ‘opdrachtgever van de opdrachtgever’, steeds vaker geconfronteerd met ethische dilemma’s voor zowel collega’s, leidinggevenden, leveranciers als klanten. Bedrijven, en daarmee facilitaire organisaties, zijn zich ook steeds meer bewust van hun positie in de maatschappij. Duurzaamheid en ethiek zijn daarmee in een stijgende lijn van belangrijkheid terechtgekomen, waarbij het soms wel lijkt of ze tot een onderdeel van de commerciële propositie zijn verworden.

Waar algemeen gangbare omgangsregels gelden, worden aanvullende regels steeds omvangrijker, noodzakelijker en nuttiger geacht. Het formaliseren van gedragsregels in een code, gedrags- of beroepscode vervult in een groeiend aantal disciplines een belangrijke functie. Zo’n gedragscode heeft tot doel om expliciet vast te leggen wat wel en niet aanvaardbaar is. Zulke regels bieden een leidraad bij besluitvorming in omstreden of moeilijke kwesties. Door dit toenemende belang ontstaan er in toenemende mate gedragscodes in branches en bedrijven. Echter, deze wirwar schept niet meer duidelijkheid. Het gevaar ontstaat dat niemand nog weet waar hij aan toe is, waardoor iedereen dus maar doet wat hemzelf goeddunkt.

Van Hattem en Laheij signaleren in de ‘aanbiederswereld’, de ‘facilitaire branche’ en de ‘opdrachtgevende wereld’ diverse ontwikkelingen, waarvan er hierna enkele worden uitgelicht. Hierbij dient te worden opgemerkt dat zij niet de schijn willen wekken volledig te willen zijn en dat zij de exacte inhoud van de ontwikkelingen slechts willen duiden.  

Opdrachtnemersland

Een ieder zal onderhand bekend zijn met de ‘Code Verantwoordelijk Marktgedrag’. Deze code gaat inmiddels van de eerste levensfase over naar een volgende levensfase (door F-MEX geschetst als de overstap van ‘wild west’ (een periode zonder code) naar ‘een opgelegde code’ (een fase waarin de regels worden benadrukt)). Daarnaast wil de code (die zich richt op goed opdrachtnemer-, werkgever-, opdrachtgever- en makelaarschap) zich van schoonmaak en de glazenwassersbranche verbreden naar catering, beveiliging en de uitzendbranche. Tegelijkertijd gaat de toepassing van deze code nauwgezetter gevolgd worden. Gedragsverandering vereist ogenschijnlijk een actieve benadering en ondersteuning, maar ook het benoemen van ‘best’ en ‘bad’ practices. Andere initiatieven in ‘opdrachtnemersland’ zijn bijvoorbeeld:

  • in 2011 is vanuit de OSB, Veneca en de Nederlandse Veiligheidsbranche het Bidbook Blijvend van waarde ontwikkeld, waarin sociale criteria en het voorkomen van juridisering van aanbestedingen een grote rol spelen en er een appèl gedaan wordt op goed opdrachtgeverschap;
  • de Vereniging van gecertificeerde Makelaars in Schoonmaakdienstverlening VMS richt zich met een nieuwe ‘Erkenningennorm’ op gebieden als zorgvuldigheid, vastlegging van afspraken, verdienmodellen en het redelijkheidsbeginsel;
  • alle schoonmaakbedrijven die lid van de OSB willen blijven, moeten zich laten certificeren volgens een OSB-keurmerk. Als reactie hierop ontstond een SIEV-keurmerk;
  • daarnaast hebben alle individuele branches en bedrijven vaak ook nog eigen integriteitscodes, certificeringen en keurmerken.

Vakgerichte ontwikkelingen

  • de inkoopvereniging NEVI heeft onlangs een gedragscode ingesteld voor haar leden, waarin ethische dilemma's in het inkoopproces uitgewerkt worden in principes die leden als ‘best practice’ kunnen vergelijken met hun eigen situatie. De pijlers zijn zakelijk fatsoen, vrije mededinging, deskundigheid, objectiviteit en duurzaamheid;
  • FMN en de Dutch Green Building Council richten zich door middel van de ‘Gedragscode voor duurzame eindgebruikers’ op het verduurzamen van de werkomgeving en gebouwen en willen met nadruk de eigen verantwoordelijkheid en bewustwording van eindgebruikers stimuleren.

Opdrachtgeversland

Ook in de ‘opdrachtgeverswereld’ doen zich ontwikkelingen voor. Diverse opdrachtgevers tonen hun goede wil en sluiten zich aan bij de ‘Code verantwoordelijk marktgedrag in de schoonmaak- en glazenwassersbranche’. In de daartoe gehouden periodieke bijeenkomsten waar de code wordt ondertekend, en ook tijdens seminars over deze code, wordt door vertegenwoordigers van opdrachtgevende bedrijven met enige regelmaat melding gemaakt van de uitgangspunten van de code. Immers, veel bedrijven hanteren inkoopvoorwaarden die de beginselen van de ‘Code verantwoordelijk marktgedrag’ overstijgen. Deze corporate inkoopvoorwaarden zijn veelal een afgeleide van de bedrijfsspecifieke ‘code of conduct’ waarin een ethisch raamwerk, de waarden van het bedrijf en compliance zijn beschreven.

Wat vinden we ervan?

In de basis is het opstellen van codes voor het verbeteren, definiëren, vastleggen en toepassen van ethische kwesties een goede ontwikkeling. De ontwikkeling van separate codes binnen de beroepsgroep leidt echter niet tot integraal denken, de kracht van synergie en daarmee bewustwording om tot echte resultaten te komen. De beroepsgroep FM ontwikkelt momenteel voornamelijk op inefficiënte wijze codes vanuit de operationele facilitaire structuren, waardoor er veel verschil is op inhoud, implementatie en volwassenheid, en codes daardoor het stadium van ‘echte betekenis hebben voor het individu en individueel handelen’ niet gaan bereiken.

Vertrouwenspersonen, reglementen, procedures en sancties: het kan allemaal helpen, maar alles draait om de eigen verantwoordelijkheid. Niet de angst voor sancties of een hoog geschatte pakkans, maar vooral dit persoonlijke en collectieve verantwoordelijkheidsbesef zal FM’ers in staat stellen zich te verweren tegen de verleidingen van misleiding en bedrog. Daar waar sprake is van conflicterende belangen van de verschillende stakeholders, zal werken naar de letter achter een code tot een professionele en transparante samenwerking leiden.

Hier ontstaat volgens Van Hattem en Laheij een kans voor de facilitaire managers en regisseurs. Immers, facilitaire (regie)organisaties dienen in te gaan op het werkveld, de belangen van de diverse stakeholders in de keten en de marktontwikkelingen, maar zeker ook op coördinatie van ontwikkelingen in de facilitaire keten en de netwerkstructuren welke zouden moeten ontstaan. Ook dienen facilitaire (regie)organisaties in te gaan op het voeren van regie op ethische kwesties als waarden en gedrag binnen de facilitaire waardeketen. Dit kan en moet krachtiger neergezet worden, door het ontwikkelen van een overkoepelende facilitaire visie op verantwoordelijk marktgedrag, verwoord in een overkoepelende FM Code.

Het effect van de ontwikkeling van een FM Code levert verantwoordelijk marktgedrag in de volledige breedte van het facilitaire werkveld. Verantwoordelijk marktgedrag heeft dan de volgende positieve effecten op het imago van elke branchevereniging:

  • vertrouwen bij opdrachtgevers en leveranciers;
  • het creëren van veiligheid;
  • een positief imago van alle betrokkenen in de keten naar elkaar.

Een belangrijk aspect van een overkoepelende FM Code ligt in het ontbreken van gedetailleerde beschrijvingen en het ingaan op de letter achter de code: de attitude, de moraal zoals achter de code bedoeld is. Hierbij geldt uitdrukkelijk dat de gewenste integriteit niet de optelsom is van de verschillende gedragsregels. Het zou een grondhouding, een kernwaarde, een manier van denken en werken moeten zijn. Het gaat erom te bewerkstelligen dat je steeds vanuit de juiste werkhouding handelt, dat je als vanzelfsprekend bij jezelf te rade gaat of je kunt verantwoorden en uitleggen dat je iets doet of nalaat. 

Een uitdaging voor het vakgebied!

De grootste uitdaging van FM is het herkennen en erkennen van de hiervoor beschreven problematiek. Van Hattem en Laheij willen de open dialoog aangaan met vertegenwoordigers van het vakgebied. Niet vanuit een bestaand(e) code, keurmerk of kring, maar in een informele setting, waarbij de grondhouding gelijkgezinden moet binden. Pas dan zal besluitvorming kunnen plaatsvinden van maatschappelijk verantwoord ondernemen, ofwel duurzaam ondernemen, in een facilitaire omgeving, waarbij een beroepscultuur ontstaat van ethisch gedrag. Niet vanuit de brancheverenigingen of vanuit leveranciers moet deze uitdaging opgepakt worden, maar vanuit vertegenwoordigers van de facilitaire opdrachtgevers.

Wie zijn wij? 

Irma van Hattem is als directeur van het Facility Management Adviesbureau Verhoeven & Partners betrokken bij facilitaire inkoopprocessen. Daarnaast heeft zij het opleidingsinstituut Opleiding Facilitaire Diensten Groep opgericht om ervaringen uit de markt te kunnen delen. Deze facilitaire ervaringen hebben haar ertoe gebracht om steeds vaker aandacht te geven aan het belang van cultuurinvloeden en gedragsveranderingen. Zij zit onder andere in de NEN-normeringscommissie, de FMN-kring Hospitality en het College van Deskundigen voor VMS.

René Laheij is als eindverantwoordelijk facilitair manager van netbeheerder Enexis nauw betrokken bij de ontwikkelingen binnen zijn bedrijf op het vlak van duurzaamheid en inkoop van facilitaire diensten. Daarnaast ontwikkelt zich binnen Enexis een nieuwe cultuur, welke gericht is op eigen verantwoordelijkheid van de medewerker, vakmanschap, vertrouwen en verantwoordelijkheid, gecombineerd met een stijl van faciliterend leiderschap. Deze nieuwe bedrijfscultuur binnen Enexis vertaalt Laheij ook door naar de facilitaire regieorganisatie en haar partner- en leveranciersketens.

Van Hattem en Laheij troffen elkaar in klassikaal verband, doordat beiden een MBA-opleiding volgden aan de Maastricht School of Management. Meerdere opleidingsmodules en de thesis van beiden gaven een dusdanige blik in elkaars bedrijven en bezigheden dat zij al snel ‘een uitdaging’ zagen op het vlak van ethiek en ketensamenhang binnen het facilitaire werkveld.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform