Logo
  • Achtergrond
  • 8 januari 2019
  • Bron: MT.nl

5 tips om van Best Value Procurement een succes te maken

Bij de inkoop van complexe diensten en producten is een gedetailleerde uitvraag door de opdrachtgever veelal geen haalbare kaart. Best Value Procurement (BVP) is dan een goed alternatief. Toch leidt dit in de praktijk niet altijd tot het gewenste resultaat. Hoe kunt u dit voorkomen?
Beeld 5 tips om van Best Value Procurement een succes te maken

De kern van BVP is dat de opdrachtgever in eerste instantie enkel zijn probleem omschrijft en het aan de markt laat om met oplossingen te komen. De leverancier met aantoonbaar de beste oplossing gaat vervolgens met de de opdrachtgever aan tafel om het voorstel uit te werken. Volgens Peter de Weerd, auteur van het boek Offertes winnen, en Pim Schouten en Berthold Konijn van adviesbureau Verdonck, Klooster & Associates leidt dit in de praktijk niet altijd tot het gewenste resultaat. Dit komt doordat te veel opdrachtgevers enkel handelen naar de letter en niet naar de geest van BVP. Ze gebruiken dan wel de juiste processtappen, maar omschrijven de gewenste oplossing nog steeds in te veel (technische) details.

Om dit te voorkomen moeten opdrachtgevers inkooptrajecten meer gaan zien als het aangaan van een samenwerking om een probleem op te lossen. Daarbij is transparantie een randvoorwaarde. Wanneer de opdrachtgever niet alleen de gewenste oplossing omschrijft, maar ook openheid biedt over zaken als wie er uiteindelijk beslist over het verstrekken van de opdracht, wie er in de organisatie allemaal belang hebben bij de oplossing en wat de opdrachtgever zelf al (tevergeefs) heeft gedaan om dit probleem op te lossen, zijn marktpartijen veel beter in staat de ‘vraag achter de vraag’ te begrijpen en te komen tot passende oplossingen.

Tips om BVP succesvol te laten verlopen

  1. Houd een marktconsultatie. Opdrachtgevers doen er goed aan tijdens deze consultaties zo veel mogelijk ‘over zichzelf te vertellen’. Op basis van hun ervaring met soortgelijke vraagstukken kunnen leveranciers naast het bieden van een passende oplossing, ook het ‘zelfbegrip’ van de opdrachtgever verder aanscherpen.
  2. Beschrijf het 'waarom' in het aanbestedingsdocument. In dit document moet niet alleen staan wat de opdrachtgever vraagt, maar ook waarom hij dit vraagt. Ook partijen die niet bij de marktconsultatie betrokken zijn geweest, beschikken dan over de kennis om tot een oplossing komen die daadwerkelijk is afgestemd op de behoefte van de opdrachtgever.
  3. Creëer een inhoudelijk aanspreekpunt tijdens het inkooptraject. Vaak hebben leveranciers alleen contact met de inkoper. Deze heeft meestal alleen procedurele kennis en kan niet de inhoudelijke expertise leveren die een marktpartij nodig heeft om.
  4. Spreek een resultaatverplichting af. Bij een resultaatverplichting zijn de belangen van opdrachtgever en leverancier gelijk: ze hebben er beiden baat bij het probleem van de opdrachtgever zo snel mogelijk op te lossen. Hierbij is het wel zaak leveranciers niet tot in detail te vragen hoe zij het probleem gaan oplossen. Bied ruimte voor de leverancier om op basis van zijn ervaring de beste aanpak te kiezen en het beste team te mobiliseren.
  5. Laat de financiële component niet te zwaar wegen. De inhoudelijk beste aanbieding haalt vrijwel nooit de maximale score. Hierdoor is de prijscomponent vaak ongewenst dominant in de beoordeling. Hiervoor zijn verschillende oplossingen mogelijk. Zo kan de opdrachtgever zichzelf dwingen meer spreiding aan te brengen door bij de beoordeling van kwaliteit uit te gaan van een 10, en voor onvolkomenheden puntenaftrek te geven. Ook is het mogelijk aan de kwaliteitsscore een hoge drempelwaarde te koppelen: aanbieders die lager scoren dan bijvoorbeeld een 7 vallen dan sowieso af.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform