Logo
  • Nieuws
  • 14 september 2021
  • Bron: Rapid circle

Online ontmoetingsplaats voor ProRail: kantoorgebouw De Inktpot gedigitaliseerd

Als kantoormedewerkers noodgedwongen thuis werken, valt de verbinding met collega's en met de vertrouwde werkomgeving weg. ProRail wilde weer verbondenheid creëren en kwam bij Rapid Circle met de volgende vraag: maak, in zeer beperkte tijd en met een beperkt budget, een visueel digitaal model van ‘De Inktpot’, het hoofdkantoor van ProRail. Een plek waar collega’s elkaar kunnen ontmoeten.

Beeld Online ontmoetingsplaats voor ProRail: kantoorgebouw De Inktpot gedigitaliseerd

‘Moodbusters’, zo heet het team dat ProRail oprichtte om tijdens de coronatijd het moreel van de medewerkers te verbeteren. “ProRailers voelen zich erg betrokken met elkaar,” vertelt product owner Richard de Rijk. “Maar door corona kwam je elkaar niet meer tegen en wist je minder goed hoe het met iemand ging. De lunch samen, de borrel, de kwartaalmeeting: als dat allemaal wegvalt gaat de kleur er snel af. De risico’s van stress en burn-out liggen ook op de loer. De opdracht aan Rapid Circle was één van de initiatieven uit de koker van de Moodbusters.”

Richard is bij ProRail eigenlijk game designer. Hij simuleert complexe problemen met spelvormen om processen en samenwerking binnen het bedrijf te verbeteren. De Digitale Inktpot was zijn eerste ervaring als Product Owner, maar vastbesloten om zijn sterke visie te realiseren nam Richard stevig de leiding over het proces.

Familiegevoel en band met het gebouw

ProRail is een regiebedrijf dat onder andere zorgt dat de Nederlandse spoorweginfrastructuur in topconditie blijft. Daarnaast is ProRail verantwoordelijk voor het aansturen van het treinverkeer en levert actuele reisinformatie. In nauwe samenwerking met de vervoerders en de overheid regelen de mensen van ProRail dat we iedere dag met de trein kunnen reizen en dat goederen over het spoor vervoerd worden. ProRail kon snel overschakelen naar de thuiswerksituatie. Alle kantoormedewerkers hadden al een laptop en toegang tot de meeste systemen, dus praktische problemen waren er nauwelijks.

Het gebruik van Microsoft Teams werd al snel het nieuwe normaal. Maar Teams werd vooral gebruikt voor de zakelijke kant van samenwerken. "Dat ging allemaal prima,” vertelt Richard. “Maar we misten de verbinding. Mensen die bij ProRail werken, zijn echte ProRailers. Er heerst een familiegevoel. De sociale band is heel sterk en daar hadden we nu ineens geen plek meer voor. We misten het ontmoeten, het informele.”

Er zijn hiervoor genoeg standaardoplossingen, maar die waren voor ProRail geen optie: “Natuurlijk is de snelste en goedkoopste oplossing het opzetten van een Facebook-groep of een Yammer-kanaal, maar die opties dragen niet bij aan de verbinding met ProRail. We hebben bijvoorbeeld allemaal echt een binding met het gebouw, dus dat wilde ik laten terugkomen. De Digitale Inktpot moest in mijn visie echt uniek voor ProRail worden en met zo’n generiek platform raak je heel ver weg van die visie.”

'Thuiswerken is praktisch gezien wel te doen, maar we missen de verbinding met elkaar.'

Het plan en de realiteit

Dus kwam Richard met een gewaagd plan: De Digitale Inktpot, een digitale plattegrond of 3D-model van het gebouw waarin collega’s als avatars konden ‘rondlopen’. Zo zou het meteen voor iedereen duidelijk zijn wie er was en werd het makkelijk om elkaar te ontmoeten. Het moest echt iets unieks worden, maar tegelijkertijd wilde ProRail het snel en tegen lage kosten in de lucht hebben. Het was tenslotte een oplossing voor een zeer actueel probleem, dus er was geen tijd voor een lang ontwikkeltraject.

Lees verder

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform