Logo
  • Nieuws
  • 11 april 2022
  • Bron: Rijksoverheid

Hybride werken: inspiratie en lessen uit de praktijk van 10 organisaties

In opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft Capgemini tien verschillende organisaties geïnterviewd over het hybride werken. De rapportage geeft inzicht in hoe de tien uiteenlopende organisaties het hybride werken vormgeven: welke afspraken maken zij, waar lopen zij tegenaan en welke voor- en nadelen signaleren zij?

Beeld Hybride werken: inspiratie en lessen uit de praktijk van 10 organisaties

Werkgevers en werknemers van Achmea, ICM Opleidingen en Trainingen, Facilicom, ING, ProRail, Friesland Campina, VHP Human Performance, Young Colfield, Ordina en Rabobank zijn geinterviewd. Het doel van deze interviews was om inzicht te krijgen in hoe het hybride werken in de praktijk binnen organisaties vorm kreeg (toen het thuiswerkadvies dit toeliet) en hoe deze organisaties zich voorbereiden op de toekomst.

Maatwerk

Uit de interviews komt onder andere naar voren dat het maken van afspraken over hybride werken maatwerk vraagt en dat het faciliteren van een goede thuiswerkplek als belangrijke randvoorwaarde wordt gezien. Daarnaast wordt de inrichting van kantoren aangepast om hybride werken te faciliteren. Zo zijn er minder individuele werkplekken en meer samenwerkings- en teamruimtes nodig. De geïnterviewde organisaties zien voor de overheid een actieve rol weggelegd om het hybride werken verder te stimuleren. Dit kan bijvoorbeeld door de positieve maatschappelijke impact van hybride werken meer uit te dragen (zoals het verminderen van filevorming en piekbelasting in het openbaar vervoer) en bedrijven op te roepen om het hybride werken in te voeren.

Een greep uit de rapportage:

Beleid en implementatie

HR, facilitair management en IT spelen bij deze organisaties vaak de hoofdrol in de ontwikkeling van het beleid. Medewerkers worden betrokken door middel van surveys, medewerkerstevredenheid onderzoeken of pilots. Ook de OR wordt vaak betrokken of actief geïnformeerd. Daarnaast zoeken organisaties kennis en ervaring buiten de deur. Om gehoor te geven aan de veelvoud aan wensen van medewerkers hebben de meeste van de gesproken organisaties ervoor gekozen een beleid op te stellen met kaders en richtlijnen die verdere invulling nodig hebben vanuit de teams en het individu. Er zijn echter ook organisaties die het beleid wat verder invullen door bijvoorbeeld medewerkers te vragen de helft van de tijd naar kantoor te komen.

PLAN JE WEEK, CHECK JE TEAM, KIES JE PLEK
Een van de organisaties heeft als slogan voor het activity based working principe: “Plan je week, check je team, kies je plek”. Dit stimuleert de bewustwording van medewerkers om in overleg met het team de beste plek voor meetings te bepalen. Zo worden creatieve processen fysiek op kantoor georganiseerd, persoonlijke één op één gesprekken tijdens een wandeling en praktische meetings in een virtuele setting.

EXPERIMENTEREN IN DE ORGANISATIE
In één van de gesproken bedrijven hebben ze heel bewust teams uit de volle breedte van de organisatie gevraagd deel te nemen aan de pilot. Op deze manier kreeg de organisatie inzicht in hoe het hybride werken in de hele organisatie zou landen. Daarnaast gaven ze verschillende teams ook een bepaalde focus of lieten ze twee teams tegenovergestelde zaken uittesten (één team heeft geen werkafspraken gemaakt, een ander team maakt hele strakke afspraken). Op deze manier konden ze verschillende aspecten van het beleid uittesten en kijken waar teams tegenaan zouden lopen.

Kantoren van de onderzochte organisaties worden aan de hand van het nieuwe beleid aangepast. Zo komen er minder individuele werkplekken en meer samenwerkings- en teamruimtes. Het kantoor wordt geduid als een plek van ontmoeten en co-creatie. Veel organisaties zijn kantoren aan het sluiten of overwegen een ander kantoor te gaan betrekken.

“We hebben tijdens de pilot in werkomgeving veel aangepast met bankjes, sta tafels, en hometrainers voor vergaderen. Daar kwam veel push back op. We hadden verwacht dat mensen het met enthousiasme zouden ontvangen. Maar mensen willen gewoon bureau’s.”- werkgever

“Als je dit een succes wilt maken, moet je in de context ook belangrijke dingen doen. Panden worden heringericht, we willen ontmoetingsplekken maken, huiskamers. Echt om een kop koffie samen te drinken. En daarnaast zalen op kantoor inrichten zodat je hybride meetings kan faciliteren. We hebben een roadmap om de panden de komende 2 jaar goed in te richten.”- werkgever

Er blijkt bij de gesproken medewerkers wel een behoefte te zijn naar een landingsplaats in het (nieuwe) kantoor. Mensen lijken zich anders wat verloren te voelen in het pand.

“Mensen lopen dan met hun jas, tas en laptop onder de arm door het pand te zoeken naar een plek, daar moeten we wel wat rust in gaan bieden. Je ziet onze RvB soms ook op de gang lopen wanneer de meeting voorbij is: ‘ja, en nu?’. Mensen hebben wel behoefte aan een soort vast honk. Niet dat je daar dan altijd zit om te werken. Maar als ik even moet landen, dan kan ik daar landen en dan zit ik niet tussen vijf collega’s die ik niet ken.”- werknemer

Download hier de rapportage en lees meer over het beleid, de kantoorinrichting, de thuiswerkplek en het welzijn van werknemers

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform