Logo
  • Opinie
  • 8 juli 2021

Het beste van twee werelden: de nieuwe werkelijkheid is hybride

Hybride werken lijkt hier het nieuwe normaal lijkt te worden. En waar de ene organisatie zijn strategie heeft bepaald en de eerste veranderingen heeft doorgevoerd, is de andere nog maar net begonnen met het beantwoorden van deze vraag. Een resumé van onze onderzoeken: dit weten we als we onze benchmarks van 850.000+ respondenten over hun ervaring met werken op kantoor vergelijken met 185.000+ respondenten over thuiswerken*.

Het gemiddelde kantoor is niet goed genoeg

Allereerst: hoeveel dagen willen werknemers eigenlijk thuiswerken? Op basis van 48.413 respondenten komt dit in ons Leesman onderzoek uit op gemiddeld 2,9 dagen. Let wel: voor corona was dit in de Benelux iets meer dan een halve dag. Een groot verschil. Het antwoord op deze vraag lijkt zwart-wit, maar hangt af van 4 factoren:

  1. De faciliteiten thuis. Wanneer je in een aparte kamer of kantoor werkt, voel je je beter ondersteund dan wanneer je genoodzaakt bent aan de keukentafel te werken (wat nog altijd voor ongeveer een derde van de werknemers geldt). Niet alleen leidt dit tot een grotere productiviteit, maar ook je privé-werkbalans en zelfs je connectie met het team en de organisatie zijn beter.
  2. De rol die je als werknemer hebt. Doe je veel individueel werk of werk je meer samen? En gaat het samenwerken binnen jouw rol goed op afstand of beter als je fysiek bij elkaar bent? Gaat geconcentreerd werken voor jou beter thuis of juist beter op kantoor? Ben je een starter en is leren van anderen heel belangrijk, en is dat een reden om meer naar kantoor te gaan?
  3. De complexiteit van je rol. Kunnen alle activiteiten virtueel plaatsvinden – bijvoorbeeld vertrouwelijke gesprekken – of wil je hiervoor juist terug naar kantoor? En wat gaat het betekenen als managers toch (bewust of onbewust) op zichtbaarheid van medewerkers gaan sturen: willen de medewerkers dan ook meer naar kantoor komen?
  4. De kwaliteit van het kantoor waarnaar je terugkeert. Ondersteunt dit bijvoorbeeld creatief samenwerken? Het blijkt dat het gemiddelde kantoor (zie de grafiek) creatief samenwerken slechter ondersteunt dan werken op afstand! Dus hetgeen waarvoor het management ons wil laten terugkeren naar de kantoren, blijkt volgens de gebruikers ervan niet goed te worden ondersteund. Kortom: het gemiddelde kantoor is niet goed genoeg.

* De volledige onderzoeken 'Workplace 2021: Appraising future readiness' en 'Your workplace of the future' zijn te vinden op: https://www.leesmanindex.com/our-research/

Een zwart-witbeslissing is risicovol. Dwing een medewerker om 2,9 dag terug te komen naar een slecht kantoor en er ontstaat weerstand. Maar andersom geldt ook: dwing een medewerker 2,9 dag thuis te werken, terwijl dat niet goed gaat, en er ontstaat weerstand. Zoveel mensen, zoveel smaken. Het wordt dan ook belangrijker om in persona’s te denken, zodat een nieuwe hybride werkelijkheid (waar je het beste van twee werelden kunt combineren) voor iedereen een succes wordt.

Nieuwe hybride werkelijkheid

Of een hybride model past voor jouw organisatie hangt natuurlijk helemaal af van de mate waarin de verschillende aspecten scoren op kantoor en thuis. Maar je zou de 4 factoren vrij kunnen vertalen naar werkplekstrategieën, waarbij de exacte implementatie uiteraard per persona verschilt. Werken er op een afdeling veel starters, dan staat het kantoor wellicht meer centraal. Dit geldt ook wanneer creatief samenwerken echt beter fysiek gaat, zoals bij architecten of complexe productontwikkelingen. Maar als er veel repetitief werk wordt gedaan waarvoor een hoge mate van concentratie is vereist én waarvoor de medewerkers thuis goede faciliteiten hebben, dan zal er wellicht meer dagen vanuit huis worden gewerkt. Zodra je weet wie er (meer) naar kantoor komt, kun je dit aan de specifieke behoeften gaan aanpassen.

Een ingewikkelde puzzel, waarbij de flexibiliteit die je wilt geven en de controle die je wilt hebben ook nog eens in balans moeten zijn voor een evenwichtige bezetting van het gebouw. Niet alleen vanuit kostenoogpunt, maar zeker ook zodat medewerkers dit ervaren als een plek die energie geeft in plaats van als een verlaten schip.

Open kantoren

Afhankelijk van welke strategie je kiest, is de vraag: wat ga je verbeteren? Het thuiswerken, werken op kantoor of beide. Hoe maak je van een gemiddeld kantoor een fantastisch kantoor? Vanuit de Leesman index weten we wat de beste werkomgevingen (Leesman+) beter doen dan de rest. Daarbij blijkt het gros van de Leesman+ werkomgevingen open te zijn. Verrassend? Niet als je weet dat de variëteit er juist optimaal is afgestemd op de behoeften van de medewerkers. En dat zal niet veranderen.

Wat wel zal veranderen zijn de behoeften . Allereerst zal een groter deel van het focuswerk thuis kunnen worden gedaan. Wat niet wil zeggen dat het kantoor het nieuwe clubhuis wordt, want er zijn nog steeds medewerkers die zich beter kunnen concentreren op kantoor dan thuis, en in elke kantoordag zal een deel focuswerk zitten. Ten tweede is ons gedrag het laatste jaar veranderd naar video first, en aangezien geluidsniveau de grootste voorspeller is of medewerkers zich productief voelen, zal er meer behoefte zijn aan afgescheiden ruimtes hiervoor. Anderzijds wordt leren van anderen thuis minder goed ondersteund; daarvoor zullen medewerkers dan ook naar kantoor blijven komen. Daarbij gaat het zowel om gestructureerd als ongestructureerd leren: zaken opvangen, zien, een toevallige ontmoeting. En precies daar ligt de kracht van een goed open kantoor.

Evalueren en bijsturen

In de toekomst kijken blijft lastig, dat heeft deze crisis ons maar weer eens duidelijk gemaakt. Hoe zal het management omgaan met het hybride werken, wordt er echt gestuurd op resultaat of toch weer op aanwezigheid? Hoe succesvol verlopen vergaderingen als de helft van de medewerkers op kantoor is en de helft thuis? Het is helder dat workplace experience niet langer enkel over kantoor gaat, maar over kantoor én thuis (en alles ertussenin). En het is belangrijk om flexibel te blijven – en dus een better educated guess te doen voor de eerste aanpassingen – en bereid te zijn om snel te leren en bij te sturen.


 

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform