Logo
  • Achtergrond
  • 15 augustus 2019
  • Peter Bekkering Foto: Herman H. van Doorn Gkf

Het juiste evenwicht tussen een gesloten en open kantoor

Bijna zes jaar geleden verhuisde Douane Schiphol Cargo naar locatie ‘The Outlook’, kortweg Outlook’. De verhuizing betekende ook de keuze voor een nieuw concept, het salonkantoor. Een veelbelovend concept volgens Wim Pullen, directeur van het Center for People and Buildings, vanwege het juiste evenwicht tussen een open en gesloten kantoor (gebouwlayout) en tussen flexibele en toegewezen plekken (gebruik).
Beeld Het juiste evenwicht tussen een gesloten en open kantoor

Bert Wessels, adviseur/programmamanager van het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening van de Belastingdienst, gaat terug naar de aanleiding van de overstap van Douane Schiphol Cargo naar Outlook. “We moesten uit het oude pand aan de Handelskade omdat het aan het eind van zijn levenscyclus was. Daar kwam bij dat we in die tijd als Belastingdienst bezig waren met de overstap van organisatiegericht – waarbij je kijkt naar wie komt waar te zitten – naar activiteitengericht huisvesten – waarbij je kijkt naar activiteiten die plaatsvinden in het gebouw en op basis daarvan ruimtes gaat definiëren.” Hij voegt er nog een element aan toe: “We wilden ook een concept waarbij we flexibel konden werken. Dat betekende dat je dus ook moest gaan kijken naar de juiste balans in werkplekken tussen o.a. concentratie, samenwerken en communicatie. Dat activiteitgericht en flexibel concept hebben we vervolgens in afstemming en samenwerking met de Rijksgebouwendienst en met Bos en Alkemade Architecten ontwikkeld.”

In één gebouw

Daarbij was een ander uitgangspunt om de stafafdelingen en de operatie weer in één gebouw te huisvesten. De staf was gehuisvest in het gedeeltelijk gemoderniseerde kantoorgebouw Acapella in Hoofddorp en de operatie op airside, in het oude gebouw op de Handelskade. Wessels: “Het kantoor in Hoofddorp was gedeeltelijk aangepast met de basisprincipes van het salonkantoor-concept. Daar hebben we dus voor het eerst kennis kunnen maken en experimenteren met het salonkantoor-concept.”
Het Center for People and Buildings (CfPB) deed vanaf 2003 in partnership met de Belastingdienst veel onderzoek. Daarbij werd ten eerste gekeken naar het daadwerkelijk gebruik van het kantoor. Dat leidde tot het inzicht dat in een nieuw kantoor met minder vierkante meters kon worden volstaan. Ten tweede werd gekeken naar de benodigde diversiteit aan werkplekken, naar de verhoudingen tussen activiteiten per organisatieonderdeel en naar het verloop in activiteitenpatronen. Dat laatste bleek enorm mee te vallen. Wim Pullen, directeur van het CfPB: “Je zag hooguit kleine verschuivingen van minder telefoneren naar meer mailen en een afname van het fysiek archiveren. De werkelijkheid is – in tegenstelling tot wat sommigen denken – dat we constanter zijn in onze gedragingen en onze werksoorten dan velen soms denken.” Het CfPB deed ook belevingsonderzoek, zowel bij de operatie aan de Handelskade als bij de staf die sinds 2011 in het moderne kantoor in Hoofddorp zat. Het belevingsonderzoek leverde een ander interessant uitgangspunt voor het nieuwe kantoor op. Pullen: “Uit de onderzoeken kwam onder meer naar voren dat Het Nieuwe Werken, dat in die tijd populair was, wel degelijk ook nadelen bleek te hebben. Met name de geluidsoverlast en de daardoor veroorzaakte concentratieproblemen. Het is daarom ook nadrukkelijk meegenomen in de opdracht om dat probleem op te lossen. Evenals aandacht voor het binnenmilieu.”

Vaste werkplek en toch flexen

Fred Bos van Bos en Alkemade Architecten legt uit hoe hij uiteindelijk bij de oplossing voor de douane kwam. “Ons kantoor had kort daarvoor een opdrachtgever in Amsterdam, een welzijnsorganisatie, die een nieuw kantoor wilde, maar absoluut niet wilde flexen en wilde vasthouden aan de vaste werkplek. Tegelijkertijd kregen we wel de opdracht om ten opzichte van de oude situatie ruimtewinst te boeken. We hebben toen het salonkantoor ontwikkeld, waarbij we gangen weglieten en ruimtes aan elkaar koppelden. Zo konden we toch 25 procent ruimtewinst boeken. Kort daarna, in 2010, kwamen we in contact met de Belastingdienst, die juist wel flexibel wilde werken. Op dat moment realiseerden we ons dat we daarmee nog een slag zouden kunnen slaan. Leverde het salonkantoorconcept ten opzichte van een cellenkantoor 25 procent ruimtewinst op, in combinatie met activiteit gerelateerd huisvesten konden we nog eens 25 procent oppervlak winnen.” Bos en Alkemade kreeg daarop de kans een pilot uit te voeren in Acapella. Omdat dat zo goed beviel, mede aldus Bos omdat een salonkantoor uitdrukkelijk geen kantoortuin is, mocht het bureau vervolgens ook meedoen bij de architectenselectie voor Outlook.

Schot in de roos

Met de nieuwe huisvesting in Outlook was het weer mogelijk om de stafafdelingen de operatie in één gebouw te huisvesten. Wessels legt uit waarom dat zo belangrijk was. “Ten eerste komt het voor uit de organisatieontwikkeling. Ten tweede bouwden we in die tijd al niet meer een kantoor voor een bepaalde club of organisatie. We bouwen gebouwen – destijds als Belastingdienst, inmiddels als Rijk – waar iedereen gebruik van kan maken. Na het vertrek van de stafafdelingen van de douane is er meteen ook een nieuwe organisatie van de Belastingdienst in gekomen.” Een mooie indicatie dat het salonkantoor een schot in de roos was, was het feit dat de inrichting van Acapella niet of nauwelijks hoefde te worden aangepast aan de nieuwe organisatie. Wessels: “Dat is het voordeel van activiteitgerichte huisvestingsconcepten. Bovendien passen die goed bij een organisatie zoals de Belastingdienst omdat daar het primaire proces voortdurend in beweging is.”
Bij een salonkantoor zijn ruimtes aan elkaar gekoppeld en loop je van de ene ruimte naadloos naar de volgende ruimte. Pullen legt uit dat dat idee eigenlijk helemaal niet nieuw is. “Het is een uitgangspunt wat iedereen wel kent die wel eens in een paleis is geweest. Daaraan ontleent het concept overigens ook zijn naam.” Bos vult aan: “Doordat hiermee zoveel ruimtewinst wordt geboekt kan er een grote variëteit aan ruimtes worden aangeboden. Door deze keuzevrijheid ervaren werknemers meer privacy en kunnen ze zich beter concentreren.”

Specifieke eisen

Vanzelfsprekend stelde ook het karakter van activiteiten van de douane specifieke eisen aan het gebouw. Zo moest het voldoen aan bepaalde veiligheidsnormen en moesten er ook beveiligde zones en ruimtes komen voor specialistische bedrijfsonderdelen. Pullen legt weer de vergelijking met een paleis. “Ook in zo’n paleis was er altijd een privégedeelte, waar je als bezoeker nooit kwam.”
In april 2013 verhuisden de stafafdelingen en operatie van de douane naar Outlook. In de jaren erna deed het CfPB opnieuw onderzoek bij andere organisaties. Pullen: “Uit de vergelijking kwam naar voren dat ook na vijf jaar het salonkantoor nog niet is overtroffen in beleving.”

Twee dimensies

Pullen noemde in een interview in het NRC over ideale kantoren het salonkantoor van de douane op Schiphol ooit “een veelbelovend concept”. Hij legt uit hoe hij daarbij komt: “In deze discussie spelen twee belangrijke dimensies een rol: “De eerste is de dimensie van de gebouwlayout, de plattegrond. Op de uitersten daarvan heb je enerzijds een compleet open kantoor – alles eruit, alleen tafels, stoelen en mensen erin – en anderzijds het traditionele cellenkantoor. Op die as zie je een dialoog waarbij mensen zich polariserend uitspreken voor een van de twee uitersten. In mijn beleving is die polarisatie onnodig, want er zijn allerlei tussenvarianten. Als mensen zich willen concentreren dan moet je – afhankelijk van de persoonlijkheidskenmerken – individueel kijken waar dat mogelijk is. In een open ruimte of is er toch een afsluitbare concentratiewerkplek nodig? En moet die concentratiewerkplek wel, niet of gedeeltelijk – bijvoorbeeld door glas met folie af te plakken –transparant zijn? Daarbij is het overigens van belang om ‘open’ niet ter verwarren met ‘transparant’. De andere dimensie gaat over het gebruik en gaat over de vraag: hoe geef je functionaliteit vorm, geef je mensen een vaste plek – ‘dit is mijn bureau’ (toegewezen plekken) – of deel je de plekken – ‘zoek je plek maar’ (flexibele plekken)? Ook daar zijn er overigens varianten, want je kunt prima gebieden aanwijzen waarbinnen een team zijn plek kan zoeken. Het sterke van het salonkantoor is dat ze op die twee assen in het middengebied zitten en dus een goed evenwicht hebben gevonden. Daardoor kun je de voordelen pakken van het ruimtegebruik en tegelijkertijd optimaal gebruik maken van die functionaliteit.”
In het NRC-artikel deelt Pullen een compliment uit aan de architect: “Hij heeft met het salonkantoor een concept ontwikkeld met een structuur die tegemoetkomt aan dingen die de individuele arbeidsproductiviteit ondersteunen en met een goede combinatie van techniek en behoeften. Bovendien heeft hij een indeling gemaakt die privacy en concentratie ook bij een hoge bezetting mogelijk maakt. Hiertoe wordt onder meer met akoestische absorptiepanelen een akoestisch klimaat gecreëerd waardoor je niet iedereen hoort praten.”

In zes jaar amper aangepast

Hoewel het salonkantoor inmiddels bijna zes jaar in gebruik is, is er – behalve het beperkt schuiven met losse inrichting en met de verhouding bureauwerkplekken en communicatiewerkplekken – sinds de ingebruikname van april 2013 amper iets aangepast. Wessels: “Dat komt omdat we vanaf het begin bij het activiteitgericht huisvesten als uitgangspunt een evenwicht hebben genomen tussen enerzijds vanuit de organisatie samenwerken, communiceren en elkaar spontaan ontmoeten en anderzijds het waarborgen van akoestische, visuele en auditieve privacy. Dat maakt ook dat we met het salonkantoor een concept hebben waarmee elk onderdeel van de Belastingdienst prima kan werken.”
Pullen gaat nog een stap verder en stelt dat het concept van salonkantoor ook voor andere opdrachtgevers buiten Rijksvastgoedbedrijf prima kan werken. “Die kunnen uniek zijn in hun cultuur en identiteit maar verschillen waarschijnlijk onderling niet veel qua activiteiten. Daarom moet je het niet zozeer in het concept, maar veel in de architectonische touch and feel zoeken – bijvoorbeeld via slogans, planten of kunst, maar ook in materiaalkeuze – om het verschil te maken en in de mix van plekken.”

Grenzen

Natuurlijk zitten ook aan de toepassing van salonkantoor grenzen. Dat geldt zelfs voor het kantoor van Douane Schiphol Cargo. Bos: “Bepaalde specialistische onderdelen hebben zulke specifieke functies – denk bijvoorbeeld aan een laboratorium en/of onderzoekruimtes – dat je op die onderdelen in het principe van een salonkantoor rekening moet houden en niet kunt toepassen.”
Pullen haalt nog een dimensie aan, gedragingen van medewerkers en managers. Die kunnen functioneel zijn, maar soms ook het concept van een flexibel salonkantoor doorkruisen: “Neem statusgerelateerd gedrag van leidinggevenden die toch zeiden: je kunt me voortaan in dit vertrek vinden. Als dat er vervolgens toe leidt dat anderen bepaalde functionaliteiten – bijvoorbeeld een concentratieruimte – niet kunnen gebruiken, zul je het gesprek moeten aangaan.” Wessels: “We hebben voor de overstap ook begeleidingsprogramma’s gemaakt over hoe te werken in een salonkantoor en over het Tijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken. Dat laatste begint buiten het gebouw – de devices – maar wordt in het gebouw voortgezet.” Pullen vult aan: “Bij de herinrichting onderzoeken we het verschil tussen informeren en participeren. Medewerkers vonden dat ze uitstekend waren geïnformeerd over de nieuwe huisvesting.”

Hoge score

In de vergelijking met andere kantoren binnen de Belastingdienst scoort het salonkantoor van Douane Schiphol Cargo nog altijd hoog. Hetzelfde geldt voor de vergelijking met andere activiteitgerelateerde huisvestingsconcepten, zo laat de benchmark van het CfPB al jaren zien. Pullen: “Op vrijwel alle aspecten scoort het salonkantoor van Douane Schiphol Cargo het hoogst als je kijkt naar medewerkerstevredenheid.” Wessels begrijpt wel waarom: “De kracht van het concept zit ook in het meanderende karakter. Je loopt van ruimte naar ruimte zonder dat je het merkt. Dat meanderende maakt dat je wel verschillende ruimtes hebt, maar dat je toch in elke ruimte het gevoel hebt van privacy en geborgenheid.”
Bos snapt daarom ook niet dat organisaties die kiezen voor activiteitgerelateerde huisvestingsconcepten vaak automatisch kiezen voor open kantoren. “Het zijn namelijk twee zaken die niets met elkaar te maken hebben.”

Toekomstproof

Wessels noemt aan het eind nog een belangrijk aspect van het salonkantoor: het is toekomst-proof. “Je ziet nieuwe manieren van werken zoals scrummen en agile werken steeds meer naar voren komen. Dat betekent dat je activiteiten niet veranderen, maar wel de samenstelling van je teams en de manier van samenwerken. Binnen het concept van het salonkantoor kun je zo’n wijziging echter probleemloos doorvoeren.”

Facts and figures Douane Schiphol Cargo

  • Locatie: Outlook, Schiphol
  • Architect: Bos en Alkemade Architecten
  • Opdrachtgever: Rijksvastgoedbedrijf
  • Ingebruikname: april 2013
  • Flexfactor: 0,7
  • Het salonkantoor wordt ook wel ‘het nieuwe generatiekantoor’ genoemd

Salonkantoor

Salonkantoor is pionier en marktleider in het ontwerpen en realiseren van unieke 4e generatie kantoren. Hierin zijn de basiswerkplekken gesitueerd in meanderende ruimten die in elkaar overlopen, zonder verkeersruimte.
Doorgaans in een mix van zo’n 2 tot 8 werkplekken per halfopen ruimte en afgestemd op de organisatie en de werkzaamheden. De hoeken in deze ruimten bieden privacy en de open structuur maakt het gemakkelijk om naar een collega toe te lopen met een vraag. Samenwerken is altijd mogelijk en vanzelfsprekend. Hiermee wordt het voor het eerst mogelijk om samen werken en individueel werken in een en dezelfde slimme kantooromgeving te integreren. Salonkantoren zijn daardoor bij uitstek geschikt voor het Nieuwe Werken en worden door zowel organisaties als door medewerkers uitstekend beoordeeld.
www.salonkantoor.nl

De kantoor(r?)evolutie 1945-2019

Kantoorevolutie in twee dimensies:

  1. Gebouwlay-out tussen de uitersten nl. open of gesloten
  2. Gebruik van werkplekken tussen uitersten namelijk vaste eigen toegewezen plekken of  flexibel gebruik (steeds weer kiezen van een plek).

In blauw: een denkbare mix.

Bron: Wim Pullen, CfPB

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform