Logo
  • Achtergrond
  • 30 april 2015
  • Peter Bekkering | Fotografie: Michael Kooren

Het geheim van het beste kantoor van Nederland

In september 2014 werd het ingrijpend gerenoveerde kantoorgebouw van verzekeringsmaatschappij a.s.r. aan de Archimedeslaan in Utrecht door lezers van Intermediair en een vakjury uitgeroepen tot het beste kantoorgebouw van Nederland. Een knappe prestatie, omdat de renovatie pas op twee derde was en het kantoor tijdens de renovatie gewoon open moet blijven. AT Osborne was nauw betrokken bij de renovatie en deelde op 25 maart 2015 tijdens een relatiedag samen met a.s.r. de aanpak, successen en leerpunten met de vele aanwezigen in diverse parallelsessies.

Het kantoorgebouw van a.s.r., gerenoveerd naar een ontwerp van architect Jeroen van Schooten van Team V architectuur, was volgens de vakjury ‘licht, transparant, ruim en duurzaam’. Daarnaast vond de jury onder leiding van Theo van der Voordt, associate professor Delft University of Technology, het een bijzondere prestatie dat het kantoor “zonder nieuwbouw toch in staat is om nieuw aan te voelen”. Het 40 jaar oude gebouw heeft namelijk een complete metamorfose ondergaan. Daar waar het oude gebouw een grote donkere gesloten kantoorbunker was, is het gerenoveerde pand volgens de jury licht, modern en open.

Het pand heeft een ruime entree, een fraaie aankleding, veel variatie in werkplekken, mooie buitenruimten en maakt veel daglicht. Duurzaam is het gebouw volgens de jury omdat veel materialen en meubilair zijn hergebruikt. Bovendien is er een ecologische tuin, zijn er tafels gemaakt uit hout van het eigen a.s.r.-bos en is er een energiebesparing gerealiseerd van ruim 50 procent ten opzichte van de oude situatie. Tijdens de relatiedag van AT Osborne werd onder leiding van Kees Rezelman, Managing Consultant bij AT Osborne, allereerst stilgestaan bij de vraag waarom a.s.r. destijds koos voor renovatie en niet voor nieuwbouw. Fiona van ’t Hullenaar, directeur Business Support bij a.s.r.: “Duurzaamheid is een belangrijk uitgangspunt in onze besluitvorming. We hebben diverse opties onderzocht en uiteindelijk geconcludeerd dat renovatie van het bestaande pand, terwijl medewerkers konden doorwerken, de beste oplossing was. Dat deze keuze goed is geweest wordt bevestigd door de hoge in- en externe waardering, besparingen op het gebied van energie en exploitatie.” 

De keuze voor renovatie leek aanvankelijk niet voor de hand te liggen: het leek onmogelijk om een groot, donker, somber en breed gebouw om te vormen naar een mooi, licht en modern gebouw. Chris Segeren, voormalig programmanager bij a.s.r., zag echter ook een aantal specifieke pluspunten: “Zo heeft het een constructieve werkhoogte van 4,20 meter. Bovendien heeft het grote vloeren die prima werken als je er een ontmoetingsgebouw van wilt maken.” Voor renovatie werd uiteindelijk gekozen omdat het zowel duurzamer als goedkoper is. Bovendien wilde a.s.r. niet bijdragen aan een verdere leegstand op de kantorenmarkt en zou een leegstaand gebouw vanwege de economische crisis amper te verhuren zijn. Sloop zou het enige alternatief zijn. Tijdens de parallelsessie op de relatiedag, die gewijd was aan de keuzes in huisvestingsvarianten, kwamen daarnaast nog een aantal andere voordelen van de renovatie naar boven: de locatie beschikt over veel parkeergelegenheid en is per auto en OV goed bereikbaar. Bovendien was de renovatie sneller te realiseren dan de nieuwbouw en was het pand uitstekend geschikt te maken voor Het Nieuwe Generatie Werken dat a.s.r. had ingevoerd. 

RvB geeft het goede voorbeeld 

Hoewel de renovatie pas op twee derde is, ziet Van ’t Hullenaar nu al dat het gebouw de doelstelling van één cultuur heeft bereikt. “Dat komt omdat we er een inspirerende ontmoetingsplaats van wilden maken en dat is boven verwachting gelukt. Het pand heeft nu veel meer licht en ruimte. Bovendien zitten medewerkers dankzij Het Nieuwe Generatie Werken op meer verschillende plekken en is er meer interactie tussen afdelingen. We merken ook aan onze medewerkers dat ze weer trots zijn om bij a.s.r. in dit mooie pand te werken.” De implementatie van Het Nieuwe Generatie Werken kreeg een forse boost doordat de raad van bestuur als eerste het goede voorbeeld gaf. Van ’t Hullenaar: “We zijn begonnen met het invoeren van Het Nieuwe Generatie Werken bij de raad van bestuur. Het feit dat zij afstand van een eigen werkplek deden, betekende een katalysator voor het hele proces. Bovendien konden andere medewerkers daarna niet meer met het argument aankomen dat de directie wel recht op een eigen werkplek had.” Een andere succesfactor was dat meteen gekozen is voor samenwerking. Met de bouwers, maar ook met bijvoorbeeld de schoonmakers. Van ’t Hullenaar: “Zodat we wisten dat wat we wilden realiseren, goed kon worden schoongemaakt en goed leefbaar kon worden gehouden. Die samenwerking met oog voor elkaars belangen heeft veel opgeleverd. Natuurlijk knetterde het wel eens, maar uiteindelijk is iedereen trots op het resultaat.” Ook communicatie is essentieel in zo’n proces, weet Van ’t Hullenaar. “Bijna elke dag vertellen we over de renovatie, zowel intern als extern. Wat we doen en waarom we het doen. Dat doen we graag, maar los daarvan zien we ook dat het veel oplevert qua draagvlak.”

Daar waar samenwerken en communicatie met name tijdens het proces van groot belang zijn, is een goed programma van eisen vaak een onmisbare basis voor een succesvol project. Tijdens de parallelsessie ‘Het beste kantoor van Nederland vraagt om het beste programma van eisen’ onder leiding van architect Jeroen van Schooten en Niels Vlieg, adviseur bij AT Osborne en verantwoordelijk voor het opstellen van het PvE, bleek dat het traditionele PvE vaak op veel punten tekortschiet. Zo is het vaak een lijvig, statisch en inspiratieloos document, met te veel nadruk op de eisen en soms al op oplossingen. Het biedt geen ruimte voor dromen of ‘out of the box’-gedachten en gaat te veel uit van de inhoud en te weinig van de eindwaardes. Bovendien zijn de eindgebruikers en andere stakeholders vaak te weinig betrokken bij het opstellen van een traditioneel PvE. Voor AT Osborne was dit de aanleiding om een nieuwe methodiek te ontwikkelen, die ook bij a.s.r. werd toegepast: het PvE 360o oftewel: P360. Bij deze methodiek wordt onderscheid gemaakt in drie lagen: de organisatie (de stakeholders binnen het project), de ambities (toetsbaar) en de eisen (meetbaar). Bij een P360 van AT Osborne formuleert de organisatie allereerst de ambities die zij heeft ten aanzien van het te realiseren project. Vervolgens worden deze ambities vertaald naar eisen. De fysieke randvoorwaarden spelen daarbij een rol. Uiteindelijk formuleert het expertteam binnen het project de eisen. Nadat dit is gebeurd worden de ambities en eisen overgedragen aan andere partijen die binnen het project een rol spelen. Deze methodiek heeft een aantal voordelen, zo bleek uit de parallelsessie. Zo kan de opdrachtgever beter herkennen hoe zijn dromen worden gerealiseerd in het project. Bovendien zijn de eisen herleidbaar, zodat de consequenties van wijzigingen in het gebouw, de kosten en de uitgangspunten van het project meteen inzichtelijk zijn. Met deze methodiek wordt P360 een dynamisch onderdeel van het ontwerpproces. Het heeft bovendien ook een belangrijk voordeel voor ontwerpers en aannemers: omdat eisen functioneel worden gespecificeerd, wordt vrijheid gegeven aan ontwerpers en aannemers om met inventiever oplossingen te komen. Ook kunnen met dit nieuwe PvE-concept de ontwerpoplossingen beter worden getoetst. De succesfactoren bij de invoering van Het Nieuwe Generatie Werken kwamen aan de orde tijdens een parallelsessie met Luc Verheij van a.s.r. Hij legde de aanwezigen uit dat de implementatie in drie fasen verliep. In de eerste fase werden de visie en strategie bepaald. In de tweede fase vond in negen maanden per divisie de implementatie plaats. Daarbij waren er drie stappen: de nul-meting en voorbereiding; de transformatie en de 1-meting; het ervaring opdoen en de 2-meting. Het hele programma werd ondersteund vanuit drie pijlers: HR (mentaal), ICT (virtueel) en Facilitair (fysiek). Omdat gedrag en houding essentieel waren bij het succesvol implementeren van Het Nieuwe Generatie Werken, werden ‘ambassadeurs’ ingezet om het gedachtegoed te promoten. In de laatste fase ten slotte – op het moment dat de geesten rijp waren – werd de omgeving gebouwd die de nieuwe manier van werken ondersteunde. Verheij maakte daarbij wel de kanttekening dat het borgen van het gedachtegoed een permanent proces is en blijft. Bij a.s.r. is dat succesvol gebeurd, toonde Verheij ‘smart’ aan: maar liefst 98 procent van de medewerkers heeft aangegeven niet meer terug te willen. 

  

De winkel blijft open

Belangrijk tijdens hele proces was dat de ‘winkel’ open bleef. Maar hoe organiseer je dat? Dat was het onderwerp tijdens de parallelsessie ‘Werk in uitvoering!’ van Jeroen Brinkman, projectmanager van AT Osborne en Iris Oort, adjunct- directeur Business Support bij a.s.r. Ze legden uit dat het gebouw tijdens de renovatie in drie fasen werd aangepakt. Belangrijk bij het eerste deel (oplevering maart 2014) was met name de hoofdentree, terwijl in het tweede deel (oplevering februari 2015), in vierkante meters het grootste, onder meer het bedrijfsrestaurant, de coffeecorner en de fitness op de schop moesten. Het laatste deel (oplevering eind december 2015) is qua oppervlakte het kleinst, maar tegelijkertijd als uitdaging misschien wel het grootste. Daar bevindt zich namelijk het datacenter en de energiecentrale, die essentieel zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van a.s.r. Bij elke fase, zo legden Brinkman en Oort uit, wordt opnieuw gekeken naar de consequenties van de bouwwerkzaamheden voor onder meer de bereikbaarheid, de routering in het gebouw en de vluchtroutes. Daarnaast heeft elke fase zijn eigen specifieke uitdagingen. Omdat in de eerste fase de hoofdentree op de schop ging, moest er elders in het gebouw een tijdelijke hoofdentree worden ingericht. In de tweede fase moest ervoor gezorgd worden dat er een tijdelijk bedrijfsrestaurant zou komen. Bovendien bleken de medewerkers gehecht te zijn geraakt aan de fitnessruimte die enkele jaren geleden was ingericht. Ook deze ging tijdens de tweede fase op de schop. Oort: “We hadden toen natuurlijk afspraken kunnen maken met andere fitnessaanbieders in de buurt. Uiteindelijk hebben we dat echter niet gedaan en hebben we een tijdelijke fitnessruimte ingericht in de fietsenkelder. Zodat we onze medewerkers konden blijven bieden wat we ze eerst ook boden.” Belangrijk in het proces waren de faseringsovergangen. Brinkman: “Omdat de gebouwdelen te  groot waren om in een weekeind compleet te verhuizen, hebben we gekozen voor een vervroegde ingebruikname, een gefaseerde overgangsperiode van zo’n zes weken tussen het moment waarop de aannemer het gerenoveerde deel afvinkt als ‘gereed’ en het moment dat alle medewerkers daadwerkelijk geheel ‘over’ zijn naar het gerenoveerde deel. Tegelijkertijd was het ook de periode waarin het volgende te renoveren deel volledig werd leeggemaakt, zodat de aannemer weer verder kon met de volgende fase. Dat moest want we hanteerden een strakke planning.” In zo’n overgangsfase was communicatie en samenwerking tussen a.s.r./AT Osborne en de aannemer essentieel, aldus Brinkman. “De vervroegde ingebruikname betekende namelijk ook dat de aannemer soms nog restpunten moest afwerken, terwijl wij al bezig waren met de voorbereidingen voor de overgang.” Hoewel ze ervan overtuigd zijn, dat het tussen fase een en twee en tussen fase twee en drie niet anders kon, hopen Oort en Brinkman toch dat aan het eind van fase drie een vervroegde ingebruikname niet nodig zal zijn. “Het liefst gaan we op 1 januari 2016 over, nadat alle restpunten zijn afgewerkt.”

 
Jeroen van Schooten (r) en Niels Vlieg vertellen over de nieuwe methodiek: het PvE 360o (P360)


Kees Rezelman staat stil bij de vraag waarom voor renovatie en niet nieuwbouw is gekozen

Tussenbalans

Tijdens de afsluitende sessie op de relatiedag maakte Kees Rezelman de tussenbalans op. Stef Weekers van AT Osborne wees erop dat de keuze van a.s.r. voor centralisatie en renovatie hen veel heeft opgeleverd. Architect Jeroen van Schooten van Team V keek terug op de start van de ontwerp opgave: “Toen ik destijds met mijn team voor het eerst door het gebouw liep, viel ons op dat er weinig daglicht was. Ook was er weinig onderlinge relatie tussen de ruimten. Daarom adviseerden we een transparant gebouw met veel daglicht. Bovendien zagen we dat het gebouw vanwege de vele koudebruggen een energetisch drama was. Dat betekende dat een forse energiebesparing heel eenvoudig was te realiseren.” Van Schooten gaf aan dat hij het werken met een dynamisch P360 in plaats van een statisch programma van eisen als erg prettig had ervaren. “Het was altijd mogelijk om aanpassingen te doen wanneer er betere inzichten waren. Op dat moment waren de eisen ook bespreekbaar en dat werkte erg goed.” Van ’t Hullenaar wees erop dat het uiteindelijk ging om de doelen die bij aanvang gesteld waren: transparantie, duurzaamheid en soberheid. “Die doelen zijn gehaald. Natuurlijk hebben we bij aanvang een manier geschetst om die doelen te bereiken. Maar het zou vreemd zijn als die manier in de tussentijd niet zou zijn veranderd. En het is ook minder belangrijk in vergelijking met het halen van de doelen.” Bij de contractvorming is gekozen voor Engineer & Build, een contractvorm tussen Traditioneel (opdrachtgever verantwoordelijk voor ontwerp en bestek en de aannemer voor de uitvoering) en Design & Build (aannemer verantwoordelijk voor ontwerp, bestek en uitvoering). Fanauw Hoppe, advocaat bij AT Osborne, leidde er samen met Chris Segeren een parallelsessie over en legde tijdens de afsluiting uit waarom er gekozen was voor deze ‘gulden middenweg’, waarbij a.s.r. de verantwoordelijkheid heeft voor het ontwerp en de aannemer voor de uitvoering. “Het was in dit geval het beste van beide werelden. Ook omdat het voor a.s.r. belangrijk was om zowel op het functionele als op het esthetische aspect controle te houden.” Bijzonder was daarnaast dat zowel a.s.r. als de aannemer vanaf de start een onafhankelijke mediator aanwezen. Hoppe: “Dat werkte heel goed. Zij liepen mee tijdens het project en konden daardoor vroegtijdig signaleren en zo nodig ingrijpen. De onafhankelijkheid zorgde ervoor dat geschillen vaak konden worden voorkomen en dat als ze zich wel voordeden, het niet zou escaleren.” Nadat de laatste conclusies waren getrokken, konden de relaties van AT Osborne met eigen ogen zien hoe het tijdens de middag geschetste beeld er in de werkelijkheid uitzag. Medewerkers van a.s.r. gaven samen met medewerkers van AT Osborne rondleidingen door het kantoor, waarbij zowel het al gerenoveerde deel als het nog te renoveren deel aan bod kwamen. Ze zagen met eigen ogen dat er ook in de derde fase nog veel werk is te verrichten, maar verlieten na een gezellig aangeklede borrel het pand van a.s.r. vol vertrouwen dat het ook met het laatste deel goed zal komen.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform