Logo
  • Achtergrond
  • 15 april 2002
  • Joe Leijten en Jeroen Tan

Gezond aan het werk in nieuwe huisvesting

Magazine archief | In de oriëntatiefase ontstaan bij de organisatie de eerste ideeën over nieuwbouw of renovatie. De haalbaarheid, ontwerp en locatie komen aan de orde. Preventieve adviezen door de Arbodienst vullen de wettelijke minimumeisen aan.

Bij de realisatie van een nieuwe huisvesting zijn vele partijen betrokken: natuurlijk de werkgever en de werknemers, maar afhankelijk van de situatie ook architecten, technische adviseurs, beleggers en makelaars. Een bijzondere rol heeft de Arbodienst. Binnen een wettelijk kader geeft de Arbodienst onafhankelijke adviezen aan werkgevers en werknemers over goede arbeidsomstandigheden. Dit artikel beschrijft wat de organisatie van de Arbodienst mag verwachten.

Bij een nieuwbouw of een renovatie zijn in het algemeen de volgende fasen te onderscheiden, die achtereenvolgens zullen worden besproken:

  • oriëntatiefase,
  • programma van eisen,
  • voorlopig ontwerp,
  • definitief ontwerp,
  • bestek,
  • inhuizing.

Oriëntatiefase

In de oriëntatiefase ontstaan bij de organisatie de eerste ideeën over nieuwbouw of renovatie. De haalbaarheid wordt onderzocht. Er wordt nagedacht over een ontwerper of locatie. Wellicht wordt het ontwerpteam nu reeds gevormd. Het ontwerpteam bestaat doorgaans uit een of meer ontwerpers (architecten) en een aantal technische adviseurs op gebieden als bouwfysica en installatietechniek.

In deze fase is het volgende van belang. Betreffende de nieuwbouw of de renovatie moeten vooraf preventieve adviezen worden uitgebracht door de Arbodienst of door Arbo-deskundigen in dienst van de werknemer, conform de verplichtingen betreffende de risico-inventarisatie en -evaluatie (artikel 5 van de Arbowet, zie kader). Ontwerpers en technisch adviseurs gaan vaak uit van de wettelijke minimumeisen. In veel gevallen zijn de minimumeisen niet voldoende om klachten te voorkomen. Bovendien verlangt de Arbowet dat, waar zinvol en mogelijk, boven de minimumeisen wordt uitgegaan (artikel 3 van de Arbowet, zie kader).

Tevens is het van belang nu reeds de keuze van de locatie in de gaten te houden. In sommige gevallen kan de locatie op zich al risico's inhouden. Voorbeelden hiervan zijn:

  • locatie bij objecten die een veiligheidsrisico vormen,
  • locatie vlak bij luchtvervuilingsbronnen,
  • locatie vlak bij verkeersweg of andere geluidbronnen,
  • locatie met hoge windsnelheden,
  • locatie dicht bij bestaande gebouwen, zodat goed utzicht niet mogelijk is.

Programma van Eisen

Het is gebruikelijk dat de werkgever (of een andere opdrachtgever) in een Programma van Eisen (PvE) vooraf aangeeft wat voor soort gebouw men wil. Dit betreft alle mogelijke aspecten, behalve Arbo-eisen: oppervlakte voor werkruimten, oppervlakte voor andere ruimten, indelingsmogelijkheden, energiegebruik, toegankelijkheid, bereikbaarheid, locatie en esthetische eisen. Bij elkaar is dit meestal een lange opsomming van eisen op al deze gebieden.

De randvoorwaarden in het PvE bepalen in belangrijke mate de eigenschappen van het latere gebouw. Daarom begint de Arbo-advisering idealiter bij het PvE. De werkgever en/of de werknemersvertegenwoordiging leggen het concept PvE voor advies voor aan de Arbodienst. Het is de taak van de Arbodienst om een soort risico-analyse van het concept PvE uit te voeren. Daarbij gaat het in elk geval om de volgende vragen:

  • zijn alle wettelijke minimum-eisen in het PvE opgenomen?
  • voldoet het PvE aan de wettelijke eis tot optimalisering van arbeidsomstandigheden? In alle gevallen waarin de Arbodienst oordeelt dat hogere eisen gerechtvaardigd zijn zonder dat hierdoor kosten ontstaan die redelijkerwijs niet gevergd kunnen worden, worden de bijbehorende maatregelen en voorzieningen geadviseerd. Voorbeelden hiervan zijn: adviseren van bronaanpak, van een effectievere vorm van ventilatie, van temperatuurbeheersing zonder koeling van de ventilatielucht en van goede te openen ramen,
  • zijn er wellicht niet-Arbo-eisen opgenomen die goede arbeidsomstandigheden in de weg staan, bijvoorbeeld betreffende indelingsmogelijkheden of esthetiek? Voorbeelden hiervan zijn een indeling in zalen die zonder ruimteverlies als kamerkantoren in te delen zijn of wanneer om esthetische redenen eisen aan de gevel gesteld worden die leiden tot een te hoog glaspercentage of onvoldoende zonwering.

Voorlopig ontwerp

Op basis van het PvE maakt het ontwerpteam een voorlopig ontwerp (VO). Hierin worden de grote lijnen van het ontwerp vastgelegd, zoals de vorm, de indeling, het soort gevel en het type luchtbehandelingsinstallatie. De keuze van het soort luchtbehandelingsinstallatie kan grote invloed hebben op de toekomstige arbeidsomstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan meelverwerkers of aan proefdierverblijven, waar een effectieve bronafzuiging van allergenen absoluut noodzakelijk is om beroepsallergie te voorkomen. Ook zal de Arbodienst reeds in deze fase pleiten voor bronaanpak van warmtebronnen om zo koeling van de ventilatielucht en omvangrijke luchtbehandelingsinstallaties overbodig te maken. Andere aspecten die in het VO al worden vastgelegd en waar de Arbodienst op zal letten zijn bijvoorbeeld: te weinig daglicht en uitzicht, situaties waar werknemers op hun werkplek te weinig privacy hebben of plekken die gelegenheid geven tot ongewenst gedrag, zoals seksuele intimidatie.

Definitief ontwerp

Als het VO goedgekeurd is maakt het ontwerpteam het definitief ontwerp (DO). Hierin zijn alle ontwerpkeuzen volledig ingevuld. Bekend zijn bijvoorbeeld: de constructie van de gevel, de vorm en de constructie van de ramen, de constructie van de plafonds en de tussenwanden, de verwarmingselementen, de verlichtingsarmaturen en de precieze werking van de installaties.

Het DO bestaat meestal uit verschillende delen, waaronder een werktuigbouwkundig deel, dat onder andere de luchtbehandelingsinstallatie behandelt en een elektrotechnisch deel dat onder andere de verlichtingsinstallaties behandelt. In principe bevat het DO alle informatie waarmee een volledige RI&E op het ontwerp kan worden uitgevoerd. Verder kan er nadat het DO is vastgesteld op de belangrijkste aspecten van het ontwerp weinig of niets meer veranderd worden. De DO-fase is daarom voor de Arbodienst hèt moment om risico's te rapporteren aan de werkgever en de werknemers en om adviezen te geven voor aanpassingen van het ontwerp. Overigens zal cruciale informatie uit het VO, zoals de temperatuuroverschrijdingsberekeningen, niet altijd bij het DO gevoegd zijn. Daarom kijkt de Arbodienst bij de beoordeling van het DO ook altijd naar het VO.

Bestek

Op basis van het DO maakt het ontwerpteam een bestek. Ook het bestek kan meerdere delen omvatten, zoals een werktuigbouwkundig deel en een elektrotechnisch deel. Het bestek bevat de informatie die de aannemer nodig heeft om het ontwerp uit te voeren. Voor een deel bevat het bestek veel gedetailleerde informatie op het niveau van moeren en bouten, toegestane materialen, afwerkingseisen et cetera. De Arbodienst zal de Arborelevante details uit de veelheid aan technische gegevens moeten destilleren en daarover adviseren. Zo is bijvoorbeeld het type en de uitstralingshoek van de verlichtingsarmaturen vaak pas met zekerheid af te leiden uit het bestek. Ook welk soort warmte-isolerend materiaal wordt gekozen en of men radiatoren toepast en geen convectoren wordt vaak pas duidelijk in het bestek. Overigens ontbreekt er in het bestek ook veel informatie die wel in het DO of het VO staat. Daarom heeft de adviseur van de Arbodienst het DO en het VO dan ook altijd onder handbereik. Het komt overigens vaak voor dat de Arbodienst pas in de bestekfase wordt ingeschakeld. Een aantal zaken kan dan moeilijk meer veranderd kunnen worden, bijvoorbeeld omdat bestellingen al gedaan zijn. Maar ook dan blijft de Arbodienst alle risico's schriftelijk rapporteren, en onderzoekt welke aanpassingen wel nog mogelijk zijn.

Inhuizing

De eerste indruk in een nieuwe huisvesting kan bepalend zijn voor de waardering van het gebouw op lange termijn. Als er in het begin veel klachten zijn, kan dat ertoe leiden dat de werknemers het gebouw blijvend extra kritisch bekijken, ook als de problemen later opgelost zijn. Het is dan ook in het belang van de werkgever dat de arbeidsomstandigheden bij de inhuizing al helemaal in orde zijn. Voordat de inhuizing begint moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:

  • de bouw of de renovatie moet in alle gebieden die in gebruik genomen worden volledig voltooid zijn,
  • de luchtbehandelingsinstallaties moeten in alle gebieden en alle ruimten die in gebruik worden genomen correct ingeregeld zijn en gecontroleerd zijn op juiste werking. Bij dit soort controles blijkt het meer dan eens dat de luchtstroom van de installatie heel anders is dan in het ontwerp is aangegeven. De soms voorkomende praktijk dat globaal ingeregeld wordt met de bedoeling later ‘bij te regelen naar aanleiding van klachten’ is niet aanvaardbaar,
  • de gebruikte bouw- en inrichtingsmaterialen moeten voldoende uitgedampt zijn, zodat eventuele geurende of irriterende emissies zo laag mogelijk zijn. Als vuistregel kan hiervoor aangehouden worden dat na bijvoorbeeld schilderwerk of het leggen van tapijt ongeveer een week gewacht wordt voordat de ruimte in gebruik genomen wordt. In die week moet de ventilatie normaal zijn of hoger indien mogelijk en moet de temperatuur normaal zijn of hoger indien mogelijk. Overigens kan de uitdamping van lage concentraties vluchtige stoffen uit toegepaste materialen enkele maanden duren. Daarom is een zorgvuldige selectie van bouwmaterialen en bouwproducten tijdens de bestekfase van belang,
  • alle gebruikelijke hulpmiddelen die voor het werk in het nieuwe gebouw nodig zijn (bijvoorbeeld meubilair, apparaten, bergkasten, lichtwering) zijn gebruiksklaar aanwezig. Beeldschermwerkplekken zijn zo opgesteld dat geen problemen optreden met ramen of verlichting. Meubilair kan door de individuele werknemers worden ingesteld, of het wordt voor hen gedaan. Voor problemen met apparatuur is een helpdesk aanwezig,
  • de werknemers moeten geïnformeerd zijn over de juiste bediening van de temperatuurregeling en andere regelingen of schakelingen die voor hen van belang zijn, over de juiste instelling van het meubilair en over de juiste inrichting van hun werkplek. Hierbij is een schriftelijke gebruiksaanwijzing voor het gebouw een handig hulpmiddel.

Bij alle aspecten van de inhuizing geeft de Arbodienst advies, voorlichting en ondersteuning.

Wettelijke taken van de Arbodienst

De volgende delen van de Arbowet zijn met name van belang voor de advisering bij nieuwbouw en renovatie:

Artikel 3

1. De werkgever voert een zo goed mogelijk arbeidsomstandighedenbeleid en neemt daarbij, gelet op de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening, het volgende in acht:
a) tenzij dit niet redelijkerwijs kan worden gevergd moet de werkgever de arbeid zodanig organiseren dat daarvan geen nadelige invloed uitgaat op de veiligheid en de gezondheid van de werknemer; (...)

Artikel 3, lid 1a, behelst het zogenaamde optimaliseringsbeginsel: de werkgever moet de arbeidsomstandigheden zo goed mogelijk maken, tenzij dit niet redelijkerwijs kan worden gevergd. (Dit heet het redelijkerwijsbeginsel). Dit laatste is het geval indien de positieve effecten voor de arbeidsomstandigheden (de verhoging van het beschermingsniveau) niet opwegen tegen de negatieve effecten van de geadviseerde maatregelen voor de werkgever. Deze negatieve effecten kunnen van technische, praktische of financiële aard zijn. Het optimaliseringsbeginsel houdt tevens in dat niet alleen aan de wettelijk minimum-eisen moet worden voldaan, maar dat, waar mogelijk en zinvol, de situatie beter moet worden gemaakt dan de minimum-eisen voorschrijven.

Artikel 5

1. Bij het voeren van het arbeidsomstandighedenbeleid legt de werkgever in een inventarisatie en evaluatie schriftelijk vast welke risico's de arbeid voor de werknemers met zich brengt (...)

4. De risico-inventarisatie en -evaluatie wordt aangepast zo dikwijls als (...) gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden (...) daartoe aanleiding geven.

Artikel 5, lid 1, is de algemene verplichting tot het uitvoeren en schriftelijk rapporteren van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Lid 4 geeft aan dat de RI&E aangepast moet worden in het geval van gewijzigde arbeidsomstandigheden. Hieronder vallen ook de veranderingen bij nieuwbouw, een renovatie en het huren van een bestaand gebouw. Het spreekt voor zich dat in deze gevallen de risico's vooraf onderzocht moeten worden, omdat voorkomen beter is dan genezen. AI-1 ‘Arbo- en verzuimbeleid’ merkt hierover op:

Omdat het verplicht is de risico's bij de bron aan te pakken, is het van belang niet alleen de risico's van bestaande situaties in kaart te brengen. Ook moet worden nagegaan welke risico's ontstaan bij veranderingen door nieuwbouw, verbouw (...) et cetera. En hoe kunnen die risico's voorkomen of zo veel mogelijk beperkt worden?

Aangezien er in de meeste gevallen al een algemene RI&E zal zijn, gaat het hier om een aanpassing of aanvulling van de bestaande RI&E.

Artikel 14

(...)
3. Het verlenen van bijstand (door een deskundige dienst) bij de uitvoering van verplichtingen op grond van deze wet houdt in elk geval in:
a het verlenen van medewerking aan het verrichten en opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie als bedoeld in artikel 5, waaronder mede begrepen het toetsen daarvan en het adviseren daaromtrent. (...)

Dit houdt in dat de Arbodienst de RI&E inclusief het plan van aanpak tenminste moet toetsen en er adviezen over uit moet brengen.

Literatuur

J.L. Leijten en J.H. Tan: Arbo-advisering bij nieuwe huisvesting - Nieuwbouw, renovatie en huren, Praktijkgidsen Arbeidshygiëne, Kluwer/TNO Arbeid, verschijnt in 2002.

Drs. J.L. Leijten is werkzaam bij Maetis Arbo, afdeling Markt en Dienstverlening, Houten. Ir. J.H. Tan is directeur van Tan Arboconsultant, Amsterdam.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform