Logo
  • Achtergrond
  • 28 november 2017
  • Ad van Driel MRE FRICS & Jan van Zuijlen MSRE MRICS

Duurzaam management van vastgoed als bedrijfsmiddel

Bij ‘vastgoed als bedrijfsmiddel’ gaat het om het benutten van het vastgoed door het faciliteren van de gebruikers ten behoeve van de uitvoering van hun core business (productie, onderwijs, zorg, dienstverlening of maatschappelijk nut) en hierdoor het realiseren van hun organisatiedoelstellingen. Als vastgoed wordt gehouden als bedrijfsmiddel zijn vier managementlagen te onderscheiden op drie verschillende managementniveaus.

In dit artikel treft u een overzicht van deze niveaus aan inclusief een takenoverzicht per managementlaag. De managementniveaus´vastgoed als bedrijfsmiddel´ zijn als volgt:

  • Strategisch niveau: Bestuur / Directie                                     
                                Corporate real estate management
  • Tactisch niveau: Real estate management
  • Operationeel niveau:  Facility management

Bestuur / Directie

Het bestuur of de directie van een onderneming, instelling of organisatie is verantwoordelijk voor het vaststellen en het implementeren van het bedrijfsbeleid. Het bedrijfsbeleid zet de koers voor de ontwikkeling van de onderneming uit en wordt bepaald door de missie, de visie, de strategie, de doelstellingen, de organisatiestructuur, de cultuur en de visie op duurzaamheid. Het bestuur of de directie bepaalt en monitort aan de hand hiervan de primaire processen van de organisatie. 

Corporate Real Estate Management

Een van de meest gecompliceerde taken van het CREM is het matchen van de vastgoedstrategie aan de primaire processen van het bedrijf, zodanig dat deze de ondernemingsdoelstellingen maximaal ondersteunt. Hiertoe maakt het CREM een strategisch vastgoedplan. Het strategisch vastgoedplan van het CREM wordt gevoed vanuit het strategische plan van de onderneming/organisatie/instelling, de ontwikkelingen op het gebied van de primaire processen, aangevuld met de analyses en beleidsvoorstellen vanuit het tactische niveau. Het strategisch vastgoedplan stelt onder meer de hoofdlijnen vast aangaande duurzaamheid, de locatie(s) en het witte vlekkenplan, de financiële uitgangspunten, de besluitvorming omtrent koop of huur, het ruimtegebruik, de identiteit, de gewenste kwaliteit en uitstraling en bepaalt hoe het vastgoed ingezet wordt ten behoeve van de marketing van de organisatie. 

Het CREM verzorgt ook performance analyses. Deze periodieke performanceanalyse per object dient om vast te stellen in hoeverre bestaande objecten of locaties voldoen aan de in het eerdergenoemde strategisch vastgoedplan vastgestelde criteria. De conclusies van deze performanceanalyses leiden op strategisch niveau tot beslissingen inzake upgrading, renovatie, herontwikkeling, dispositie of geoptimaliseerd door-exploiteren van bestaande objecten. Op tactisch niveau wordt de besluitvorming vervolgens verder uitgewerkt en geïmplementeerd. Het CREM verzorgt zodoende ook de uitgangspunten voor het REM.

Real Estate Management

Het REM wordt evenals het asset management verdeeld in 3 fasen, namelijk de fase van verwerving (nieuwe locaties worden gezocht en gereed gemaakt), de fase van exploitatie (de locatie is operationeel) en de fase van afstoting (de locatie wordt gesloten). Bij de verwerving van locaties focust het REM zich voornamelijk op de uitgangspunten gesteld in het strategisch vastgoedplan. Potentiele nieuwe vestigingen worden getoetst aan de gehanteerde criteria en vanuit een breed aanbod wordt de uiteindelijke locatie gekozen en worden door het REM de onderhandelingen gevoerd aangaande de verwerving.

Het REM stelt beleidsvoorstellen en budgetten op voor het CREM. Deze vloeien voort uit de doorrekening van  verschillende scenario´s voor optimalisatie aan de hand van de performance analyses. De kerntaak van het REM is de uitvoering van het vastgestelde objectbeleid, het implementeren van de operationele doelen welke voortkomen uit het strategisch vastgoedplan van het CREM. Dit betreft het verplaatsen van afdelingen, het implementeren van inrichtingsvoorstellen, dan wel het initiëren van een upgrading, een renovatie of een verhuizing. Het REM verzorgt als uitvoerend en ondersteunend orgaan het relatiebeheer met het CREM en de directie enerzijds en de gebruikers anderzijds en coördineert  de aansturing van het facility management. Ook is er veel contact met de gebouweigenaar en / of de property manager en met alle service providers. Bij het voornoemde staan voor het REM  de belangen van de gebruikers centraal. Deze moeten optimaal hun werkzaamheden kunnen doen en deze optimalisatie bepaalt uiteindelijk het rendement dat de organisatie haalt met de huisvesting.

Kwaliteits- en procesmanagement zijn ook taken van het REM. Het REM is verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van het contractenbeheer en voor het definiëren van processen.  Aangaande alle geleverde diensten op het operationele niveau (onderhoud, schoonmaak, energie, catering, automatsering, beveiliging, hospitality etc.) dient het gewenste  kwaliteitsniveau te worden vastgesteld door het REM. Naast het kwaliteits-, het procesmanagement en de assurantieportefeuille verzorgt het REM het risicomanagement. Het REM is verantwoordelijk voor de inschatting van de risico´s op de werkvloer en dient in samenwerking met de gebruikers te controleren dat werknemers, bezoekers en anderen zich veilig en volgens de richtlijnen (bijvoorbeeld ARBO) in het gebouw en op het terrein kunnen bewegen. Richtlijnen omtrent veiligheid dienen te worden gedefinieerd en te worden voorgelegd aan het facility management. Dit geldt ook voor het opstellen van beheersplannen, ontruimingsplannen en dergelijke. Tijdens de fase afstoting houdt het REM zich bezig met de huuropzegging of de verkoopactiviteiten indien de locatie of vestiging niet meer voldoet aan de eisen die gesteld worden in het strategisch vastgoedplan van de onderneming. Voldoet de locatie nog wel aan de gestelde eisen, maar wil de onderneming de eigendomsstructuur omzetten naar een huursituatie, dan verzorgt het REM alle onderhandelingen aan gaande een zogenaamde sale-and-lease-back transactie.

Facility Management

Het FM heeft doelmatige, gestructureerde en klantgerichte dagelijkse aandacht voor de exploitatie en het onderhoud van het vastgoed. Verder verzorgt zij de facilities van de gebruiker(s) ten behoeve van een ongestoorde uitoefening van hun primaire bedrijfs- en werkprocessen. Het werkgebied van het FM valt onder te verdelen in drie fasen, namelijk inhuizing, gebruik en verhuizing.

Ten tijde van de verwerving van een nieuwe locatie start het FM met het opstellen van een inrichtingsplan. Hierbij worden de ruimten optimaal ingevuld, worden de afdelingen op logische plekken gesitueerd, wordt de interne logistiek zorgvuldig bekeken en worden gewenste faciliteiten zo logisch mogelijk over de vestiging verdeeld. Werkvormen, loopafstanden, bezetting en bedrijfscultuur spelen hierbij een belangrijke rol.

Zodra de locatie definitief is vastgelegd als het nieuwe onderkomen van (een deel van) de organisatie en het inrichtingsplan gereed is zal het FM  beginnen met het gereedmaken van de locatie. Werkzaamheden aangaande verbouwingen en de inrichting dienen door het FM opgedragen en ten uitvoer gebracht te worden. Vervolgens  draagt het FM zorg voor een soepele verhuizing naar het nieuwe verblijf. Om ook na de inhuizing de organisatie te voorzien van zoveel mogelijk rust en comfort om de primaire processen zo optimaal ten uitvoer te kunnen brengen zal het FM al voor de verhuizing met de aannemers, installateurs en leveranciers afspraken hebben gemaakt over garanties, de nodige onderhouds- en servicecontracten en snelle afwikkeling van eventuele nazorg. Goede voorzorg voorkomt kostbare nazorg.

Vier hoofdverantwoordelijkheden

Ten tijde van het gebruik van de locatie heeft het FM vier hoofdverantwoordelijkheden, namelijk de huisvesting, de services, de facilities en de administratie. Onder huisvesting wordt alles verstaan dat te maken heeft met het optimaal functioneren van het gebouw (de stenen en de installaties) en het bijbehorende terrein. Hierbij valt te denken aan het laten verzorgen van onderhoud, interne verhuizingen, upgrading en renovaties. Nadat onderhoudswerkzaamheden en/of vervangingen zijn uitgevoerd of een upgrading of renovatie heeft plaatsgevonden zal het FM de opleveringen van deze werken uitvoeren of regelen. Staan ruimten leeg dan verzorgt het FM eventueel leegstandsbeheer. Tijdens deze exploitatiefase is het FM is ook verantwoordelijk voor een duurzaam gebruik, inclusief het realiseren van mogelijke energiebesparingen.

Onder facilities worden de middelen verstaan die de organisatie ter beschikking stelt aan de werknemers om hun taken optimaal te vervullen. Dit betreft de inrichting van het gebouw, de werkplekinrichting en de hierbij behorende informatie- en communicatietechnologie. Het FM draagt zorg voor een efficiënte interne logistiek inzake het verplaatsen van mensen en goederen door het gebouw, maar in voorkomende gevallen is het FM ook verantwoordelijk voor het transport van het personeel, gasten en leveranciers van en naar de locatie(s). Het FM verzorgt ook de afdeling wagenparkbeheer (leasewagens / bedrijfswagens) en indien van toepassing  fietsen en/of andere wijzen van transport.

Services betreffen alle contracten met leveranciers (zowel intern- als extern) die betrekking hebben op de diensten die geleverd worden om het mogelijk te maken dat de gebruikers zich optimaal kunnen richten op het primaire proces. Bij huisvesting betreft dit voornamelijk de werkzaamheden die het gebouw op niveau houden en het gebruik daarvan optimaliseren. Ook geldt dit voor de diensten die randvoorwaarden om goed te kunnen werken creëren. Hierbij kan men denken aan het inrichten van een service & klachtendesk, een receptie en aan hospitality services. Daarnaast betreft dit het organiseren van de schoonmaak, de afvalverwerking en de catering. Een zeer belangrijke taak die valt onder services is het toezien op de veiligheid van de medewerkers en op de beveiliging van het gebouw.

Verhuizing

Het FM verzorgt zoals aangegeven de huisvesting, de facilities (middelen) en de services(randvoorwaarden) voor de organisatie, maar daarnaast is het FM ook verantwoordelijk voor een juiste administratie hiervan. Hieronder valt het contractbeheer & inkoop, de kostenadministratie, de servicekosten, de doorbelastingen, alsmede het in stand houden van een juiste archivering. Tenslotte brengt het FM verslag uit aan het REM en het CREM en voorziet zij deze en de directie van managementinformatie & rapportages.

De 3e fase betreft de verhuizing van de organisatie naar een nieuw onderkomen. Op het moment dat het CREM en het REM hebben besloten dat de organisatie vertrekt, start voor het FM de fase van uithuizing / relocatie. Het FM zorgt dat de organisatie ordelijk vertrekt en maakt hiervoor vroegtijdig een adequate  planning van alle werkzaamheden. Op het moment dat de organisatie de locatie heeft verlaten dient er een oplevering te geschieden conform de gemaakte afspraken vastgelegd in de huurovereenkomst, dan wel als vastgelegd in de verkoopovereenkomst. Reeds voor de oplevering coördineert het FM de beëindiging van service- en onderhoudscontracten. Te denken valt hierbij aan alle contracten omtrent de huisvesting, de facilities en de services.

Producttips