Logo
  • Achtergrond
  • 27 juni 2018
  • Petra Gielissen e.a.

Concentratie in de moderne werkomgeving: handreikingen voor de praktijk

In het eerste deel van ons onderzoek hebben we aandacht gevraagd voor het fenomeen concentratiewerk en het belang van concentratiewerk in moderne werkomgevingen. In het tweede deel hebben we factoren geidentificeerd en beschreven die concentratiewerk bevorderen en belemmeren. In dit derde en laatste deel presenteren we een zestal tips die gebruikt kunnen worden om concentratiewerk in de moderne werkomgeving te bevorderen.
Beeld Concentratie in de moderne werkomgeving: handreikingen voor de praktijk

Zes tips om concentratiewerk beter te faciliteren

Hoe kunnen facility managers, huisvestingsadviseurs en ontwerpers de uitkomsten van ons onderzoek vertalen naar de praktijk, naar een mensgerichte werkomgeving voor hun (klant) organisatie? Dit begint met het onderkennen van het belang van concentratiewerk: het vormt veelal een groot en belangrijk deel van het werk dat op kantoor wordt uitgevoerd en bovendien een belangrijke bron van ontevredenheid indien het niet goed wordt gefaciliteerd. ‘Niet goed’ heeft dan vooral te maken met te veel afleiding en te weinig controle en mogelijkheid tot afzondering, zo blijkt uit vele onderzoeken. De literatuur geeft echter nauwelijks praktijkgerichte handvatten voor wat ‘wel goed’ is. Ons onderzoek heeft de volgende 6 concrete tips opgeleverd:

Realiseer een zorgvulgende analyse

Het realiseren van een optimale werkomgeving is altijd maatwerk en valt of staat met een zorgvuldige analyse van de werkprocessen, de populatie (individuele verschillen), de organisatie en de randvoorwaarden (ruimte, tijd, geld). Het benodigde aanbod van concentratiewerkplekken wordt in de eerste plaats bepaald door de tijd die wordt besteed aan concentratiewerk. In veel kantoren zien we concentratiewerkplekken waar je maximaal 2 uur mag werken, maar dat biedt natuurlijk geen soelaas als het grootste deel van je werk concentratie vereist.

Heb aandacht voor ruimteakoestiek in het ontwerpproces

Ruimteakoestiek verdient veel aandacht binnen het ontwerpproces. Dit is in de praktijk helaas niet vanzelfsprekend; alle betrokkenen zijn doorgaans gefocust op de ruimtelijke en visuele ontwerpaspecten. Optimale akoestische omstandigheden voor concentratiewerk worden vooral gecreëerd met behulp van absorberende plafond- en wandpanelen, door werkplekschermen en door rekening te houden met lay-out en design. Voor open kantooromgevingen kunnen drie praktische stappen aan worden gehouden (Figuur 5).

Figuur 5: Concrete stappen om ruimteakoestiek te verbeteren (Tietema, 2015)

Ook soundscaping biedt interessante mogelijkheden ten gunste van de ruimteakoestiek en de beleving hiervan. Dit wordt verder geïllustreerd in de case over het kantoor van Plantronics (zie box 5).

BOX 5 Optimale ruimteakoestiek met innovatieve sound scaping: Case Plantronics

Voordat Plantronics in 2017 verhuisde naar een nieuw kantoor op Park 20|20 in Hoofddorp, had het bedrijf op de oude locatie bewust gekozen voor een open kantoortuin. De gedachte was dat mensen hier goed konden communiceren en samenwerken, maar het leidde tot te veel lawaai en afleiding. Het bedrijf probeerde dit op te lossen met een forse make-over met onder meer absorberende plafondpanelen, geluidsmaskering in de plafonds, geluidsabsorptie op de muren en tapijt voor contactgeluiden op de vloeren. Dit hielp, maar loste het probleem niet structureel op. Daarom werd bij de nieuwbouw nog meer uit de kast gehaald om een optimale ruimteakoestiek te realiseren. Daarbij werd gebruik gemaakt van innovatieve technologieën die de afgelopen jaren werden ontwikkeld en getest in het kantoor van Plantronics in Santa Cruz (VS). Men had gesignaleerd dat waar geluidsoverlast als probleem wordt ervaren, maar dat mensen tegelijkertijd aangeven dat de juiste geluiden, gebaseerd op water zorgt dat ze zich beter kunnen concentreren. Het leidde in het nieuwe pand tot veel aandacht voor een goede ruimte akoestiek door absorberende materialen en zelfs gekantelde wanden met aanvullend hun soundmasking systeem, waarin watergeluiden worden geproduceerd, visueel ondersteund met watervallen (Figuur 6). Door dit innovatieve soundmasking systeem in eigen huis toe te passen, kan Plantronics het verder beproeven en optimaliseren.

Figuur 6: Soundmasking met natuurlijk geluid wordt visueel ondersteund met watervallen in de werkomgeving

Zorg voor inbedding van concentratiewerk in de ruimtelijke indeling

Concentratiewerk staat niet op zichzelf, maar is onderdeel van werkprocessen die ook andersoortige activiteiten omvatten. De ruimtelijke indeling moet er daarom voor zorgen dat concentratiewerkplekken op een goede manier worden ingebed in een breder scala van werk en overlegplekken. Een goede lay-out zorgt voor voldoende ruimte en/of fysieke afscheidingen tussen plekken voor concentratiewerk (ook onderling) en plekken voor andere activiteiten, die veelal bronnen van afleiding vormen. Ook is het raadzaam om simpelweg het aantal bureaus in een ruimte te beperken, omdat sociale controle dan beter werkt. Het onvoldoende faciliteren van concentratiewerk zorgt er waarschijnlijk voor dat men buiten het kantoor een concentratieplek zoekt. Onze verwachting is dat dit op den duur ten koste kan gaan van communicatie en samenwerking.

Realiseer een comfortabele omgeving

Wat opvalt aan de enquêteresultaten, is dat het voor het creëren van een goede concentratiewerkplek noodzakelijk – maar niet voldoende – is om rust en privacy te optimaliseren. Meer algemene kwaliteitsaspecten met betrekking tot comfort, inspiratie en functionaliteit zijn evenzeer van belang. In een ruimte die is ontworpen als een kluis word je weliswaar niet afgeleid door omgevingsprikkels, maar komt er waarschijnlijk toch weinig uit je handen doordat je je niet op je gemak voelt. Toch zien we in veel kantoren kleine inpandige ‘cockpits’ die vooral zijn ontworpen op het minimaliseren van omgevingsprikkels, maar bepaald niet op het bieden van comfort, inspiratie en functionaliteit.

Realiseer variëteit om tegemoet te komen aan individuele verschillen

Wat onze enquête ook duidelijk bloot heeft gelegd, is dat de behoeften en voorkeuren nogal uiteenlopen. Individuele verschillen maken dat er binnen een organisatie verschillende opvattingen leven over wat ‘een goede concentratiewerkplek’ is. Bovendien blijken de voorkeuren van een persoon te kunnen variëren in relatie tot specifieke soorten concentratiewerk. Het enige goede antwoord op deze complexe vraag is variëteit. Net zoals steeds meer gebeurt met overlegplekken, verdient het aanbeveling om ook verschillende typen concentratieruimten aan te bieden, die verschillen qua sfeer, werkhouding en één- versus meerpersoons. Het aanbod kan bijvoorbeeld variëren van een ruimte waarin je met meerdere collega’s in stilte kunt werken tot een monofunctionele concentratiewerkplek waar notificaties automatisch worden uitgeschakeld en de smartphone niet welkom is. Het bieden van keuze draagt ook bij aan het gevoel controle te hebben over de persoonlijke werkomstandigheden, hetgeen concentratie kan bevorderen.

Ontwikkel en bespreek gedrag met elkaar

Naast een goed ontworpen werkomgeving is het gedrag binnen die omgeving evenzeer van groot belang. Als iedereen om je heen zijn mond houdt, word je niet afgeleid door gepraat en vice versa. Zorg dat duidelijk is, bij voorkeur via het interieurontwerp (zonder bordjes; zie het voorbeeld van de Nederlandse Spoorwegen in box 1, deel 1) en door de gebruikers onderling gemaakte afspraken, waar je wel/niet kunt praten en te bellen, wanneer je elkaar wel/niet kunt storen en in welke situaties je uitwijkt naar een overlegruimte of een concentratieplek. De sociale controle wordt bevorderd door deze gedragsaspecten regelmatig in teams te bespreken; hier ligt een rol voor het lijnmanagement.

Dit artikel is geschreven door de expertgroep mensgerichte werkomgeving. Als onafhankelijke expertgroep ontwikkelen en delen we kennis met als doel het FM vakgebied verder te helpen bij het ontwikkelen van mensgerichte werkomgevingen. Auteurs: Petra Gielissen (Zeegroen), Jan Gerard Hoendervanger (Hanzehogeschool Groningen), Pieter van der Laan (YNNO), Nick Lettink (YNNO), Yvette Tietema (Saint-Gobain Ecophon), Martijn Vos (Nederlandse Spoorwegen, Hanzehogeschool Groningen, Universiteit Twente)

Deel 1 van het onderzoek kunt u hier lezen. Op deze pagina kunt u deel 2 van het onderzoek teruglezen.

Referenties:

Tietema, Y. (2015, October 15). Naar een productieve werkomgeving voor breinwerkers. Geraadpleegd op 4 oktober 2018, van: http://www.ecophon.com/nl/nl-activities/nl-archive/whitepaper/

Saint-Gobain Ecophon ontwikkelt en produceert akoestische systemen die bijdragen aan een goede werk-, leer- en zorgomgeving. Hun belofte “A sound effect on people” is de kern van alles wat zij doen. Ecophon heeft verkoopkantoren in 14 landen en vertegenwoordigingen in nog eens 30 landen wereldwijd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Hyllinge, net buiten Helsingborg, in Zweden. Ecophon is onderdeel van de modiale Saint-Gobain Groep.

Producttips