Logo
  • Achtergrond
  • 14 mei 2018
  • Petra Gielissen e.a.

Concentratie in de moderne werkomgeving: een groot, groeiend probleem

Wie wil er nou terug naar de saaie cellenkantoren uit de vorige eeuw? Moderne werkomgevingen zijn vaak een stuk inspirerender en gezelliger. Dat werkt niet alleen plezieriger, het kan ook bijdragen aan creativiteit en kennisdeling, kernkwaliteiten die succesvolle moderne organisaties met elkaar gemeen hebben.
Beeld Concentratie in de moderne werkomgeving: een groot, groeiend probleem

Helaas kent deze medaille een serieuze keerzijde: door de sterke nadruk op openheid en dynamiek komt het individuele concentratiewerk in het gedrang, wat leidt tot ontevredenheid (Pullen, 2017) en verminderde prestaties (Compernolle, 2015). Concentratiewerk stelt specifieke eisen aan de werkomgeving. Thuiswerken kan soms een uitkomst bieden, maar moet niet neerkomen op een vlucht uit een kantoor dat onvoldoende op deze eisen is afgestemd. Een effectieve, mensgerichte werkomgeving ondersteunt zowel communicatie als concentratie optimaal.

Dit artikel is deel één van drie, waarbij we nagaan welke omgevingsfactoren en individuele factoren een rol spelen bij het faciliteren van concentratiewerk. Daarbij putten we uit wetenschappelijke literatuur en uit een eigen onderzoek gebaseerd op een vragenlijst die door 255 FM professionals werd ingevuld (zie box 1).

Box 1: opzet onderzoek

In het voorjaar van 2017 hebben wij een onderzoek uitgevoerd onder 255 professionals in het  FM  vakgebied.  De  resultaten van  deze  vragenlijst hebben  we  gecontroleerd en aangescherpt tijdens een workshop georganiseerd door de kenniskring Optimalisatie van Huisvesting, waarin men heeft gereageerd op de enquêteresultaten. Het doel was om inzichtelijk te maken hoe de ideale concentratiewerkplek eruit ziet en uit te vinden welke rol de verschillende soorten afleiding en privacy daarin spelen. Dit hebben we gedaan door de deelnemers een online vragenlijst in te laten vullen. De vragenlijst bevatte vragen over de deelnemers (i.e., leeftijd, geslacht, functie, sector), het belang van concentratiewerk, de persoonlijkheid van de deelnemers (Gosling, Rentfrow, & Swann, 2003), en een open vraag over kenmerken van de werkplek die bijdragen aan concentratie.

In totaal hebben 255  personen de  vragenlijst ingevuld,  waarvan  58%  man  en  42%  vrouw.  De  meeste deelnemers vallen in de leeftijdscategorie 50-64 jaar (N = 74, 29%), daarop volgen de leeftijdscategorieën 40-49 jaar (N = 66, 26%), 30-39 jaar (N = 59, 23%), 20-29 jaar (N = 51, 20%), 65 jaar of ouder (N = 4, >1%), en 19 jaar of jonger (N = 1, >1%). Het merendeel van de  deelnemers is  werkzaam in  de  zakelijke dienstverlening (43%), gevolgd door het onderwijs, de overheid, en de financiële sector. Voor een overzicht van de functies die de deelnemers bekleden zie Figuur 1. Hierbij valt op dat een groot deel van de functies worden gekenmerkt door een relatief groot aandeel overleg (bijv. adviseur, management/directie). Dit kan ook een verklaring zijn voor het relatief lage aandeel (31%) van concentratiewerk in een gemiddelde werkdag van de deelnemers. In vergelijkbare onderzoeken is concentratiewerk goed voor een groter aandeel (rond 50%; Gensler, 2012).


Figuur 1: overzicht functie deelnemers

Concentratiewerk in de knel

Terwijl het succes van bedrijven tegenwoordig vooral lijkt af te hangen van hun vermogen tot samenwerking en kennisuitwisseling, besteedt de gemiddelde kantoormedewerker ongeveer de helft van zijn tijd op kantoor aan individuele taken waarbij concentratie vereist is (Gensler, 2012; Hoendervanger, Van Yperen, & Mobach, 2015). In weerwil van de toegenomen focus op communicatie is dit aandeel zelfs toegenomen (Gensler, 2012). Bovendien worden juist concentratietaken het sterkst geassocieerd met productiviteit (Maarleveld, & De Been, 2011). Geen gekke gedachte, aangezien routinewerk (op termijn) over wordt genomen door technologie en kenniswerkers vooral waarde lijken te creëren door activiteiten die enige mate van concentratie vereisen (‘deep work’; Newport, 2016). Onder invloed van digitale en fysieke afleidingen op de werkvloer (maar ook daarbuiten) wordt het steeds lastiger om dit type activiteiten uit te voeren. Theo Compernolle (2015), heeft het in dit verband zelfs over “brain hostile offices that ruin intellectual productivity”.

Hoewel 77% van de respondenten in ons onderzoek concentratiewerk belangrijk vinden, lijkt het alsof er in de praktijk onvoldoende urgentie is voor dit probleem. De afgelopen decennia hebben veel organisaties in het kader van ‘kantoorinnovatie’ en ‘het nieuwe werken’ hun werkomgeving ingrijpend gemoderniseerd, waarbij veel kamers zijn ingeruild voor open plekken voor bureauwerk en overleg. Voor concentratiewerk is vaak een beperkt aantal eenpersoons ‘cockpits’ beschikbaar (figuur 2). Dit zijn meestal kleine, inpandige eenpersoons kamertjes die alleen bedoeld zijn voor kortdurend gebruik. Dat bij het ontwerp van deze werkomgevingen overduidelijk de nadruk is gelegd op sociale interactie lijkt logisch gezien het grote belang daarvan. Bovendien kan individueel werk dankzij de ICT-revolutie tegenwoordig ‘anyplace, anytime’ worden verricht, bijvoorbeeld ook in de trein (zie box 2). Daardoor zou je denken dat medewerkers in staat zijn om een passende locatie te vinden voor concentratiewerk, wanneer ze over de juiste ICT-middelen beschikken. De praktijk laat zien dat dit in veel gevallen helaas niet lukt (Compernolle, 2015). Gebrek aan concentratiemogelijkheden en privacy staan steevast in de top drie van aspecten waarover kenniswerkers het minst tevreden zijn (Pullen, 2017).

Figuur 2: Traditionele eenpersoons cockpits

Box 2: Onbewuste beïnvloeding van afleiding - Case Nederlandse Spoorwegen

De locatie voor concentratiewerk verschilt per kenniswerker en moment van de dag, variërend van zolderkamer tot het park of de trein. Deze laatste setting is een interessante. De  Nederlandse Spoorwegen (NS) heeft een aantal jaar  geleden ingespeeld op de mogelijkheid om plek ongebonden te werken door haar reizigers de mogelijkheid te bieden om de reis van A naar B in stilte door te brengen. De stiltecoupe is geliefd bij een grote groep reizigers en tevens berucht omdat stilte er niet vanzelfsprekend is. Binnen NS zijn er verschillende relatief simpele initiatieven ontwikkeld (en gemeten) om stilte te bevorderen. Zo is in 2012 onderzocht of reizigers stiller zijn wanneer ze zich bevinden in een coupe aangekleed met foto’s van de Universiteitsbibliotheek in Utrecht (Figuur 3). Deze proef (Novimores, 2012) was gebaseerd op een studie van Aarts en Dijksterhuis (2003) waarin werd bewezen dat het zien van een afbeelding van een bibliotheek ertoe leidt dat gedrag direct wordt aangepast aan de heersende norm (stil zijn). Bij NS werden vergelijkbare resultaten gevonden: het bleek dat er minder vaak en minder lang werd gepraat in de stiltecoupe met foto’s van een bibliotheek vergeleken met een stiltecoupe zonder foto’s (Novimores, 2012).

Figuur 3: Bibliotheektrein Nederlandse Spoorwegen

Zowel de literatuur als ons onderzoek wijzen uit dat zowel organisaties als individuele kenniswerkers veel waarde hechten aan concententratiewerk. Gek genoeg lijkt de moderne werkomgeving nog onvoldoende in te spelen op deze wens. In het tweede deel van ons onderzoek gaan we hier verder op in door factoren te identificeren die concentratiewerk bevorderen en belemmeren.

Dit artikel is geschreven door de expertgroep mensgerichte werkomgevingen. Als onafhankelijke expertgroep ontwikkelen en delen we kennis met als doel het FM vakgebied verder te helpen bij het ontwikkelen van mensgerichte werkomgevingen. Auteurs: Petra Gielissen (Zeegroen), Jan Gerard Hoendervanger (Hanzehogeschool Groningen), Pieter van der Laan (YNNO), Nick Lettink (YNNO), Yvette Tietema (Saint-Gobain Ecophon), Martijn Vos (Nederlandse Spoorwegen, Hanzehogeschool Groningen, Universiteit Twente)

Referenties:

Aarts, H., & Dijksterhuis, A. (2003). The silence of the library: environment, situational norm, and social behavior. Journal of personality and social psychology, 84(1), 18.

Appel-Meulenbroek, R. & Nardelli, R. (2017). Innovation and Creativity in het boek ‘Facilities Management and Corporate Real Estate Management as Value Drivers’ onder redactie van Per Anker Jensen en Theo van der Voordt. London: Routledge

Compernolle, T. (2015). The Open Office Is Naked: The fifth BrainChain ruining your intellectual performance. Los Angeles: Smashwords Edition.

Gensler (2012). What we’ve learned about focus in the workplace. Geraadpleegd op 8 mei 2018 van: https://www.gensler.com/uploads/document/306/file/Focus_in_the_Workplace_10_01_2012.pdf

Gosling, S. D., Rentfrow, P. J., & Swann, W. B. (2003). A very brief measure of the Big-Five personality domains. Journal of Research in personality, 37(6), 504-528.

Hoendervanger, J.G., Van Yperen, N.W. & Mobach, M.P. (2015). Non-assigned private rooms for concentrated work: An effective stress management solution?, abstract in conference proceedings of the EAWOP 2015, Oslo.

Maarleveld, M., & De Been, I. (2011). The influence of the workplace on perceived productivity. In EFMC2011: Proceedings of the 10th EuroFM research symposium: Cracking the productivity nut, Vienna, Austria, 24-25 May, 2011. EuroFM.

Newport, C. (2016). Deep Work. New York: Grand Central Publishing.

Novimores (2012). Gedragsverandering in de stiltecoupe. Geraadpleegd op 8 mei 2018 van: http://www.novimores.nl/2012/10/gedragsverandering-in-de-stiltecoupe/

Pullen, W. (2017). Geeft het flexkantoor reden tot bedenkingen? Geraadpleegd op 8 mei 2018 van: https://www.cfpb.nl/nieuws/wodi-werkplek-benchmark-2017-geeft-het-flexkantoor-reden-tot-bedenkingen/

Saint-Gobain Ecophon ontwikkelt en produceert akoestische systemen die bijdragen aan een goede werk-, leer- en zorgomgeving. Hun belofte “A sound effect on people” is de kern van alles wat zij doen. Ecophon heeft verkoopkantoren in 14 landen en vertegenwoordigingen in nog eens 30 landen wereldwijd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Hyllinge, net buiten Helsingborg, in Zweden. Ecophon is onderdeel van de modiale Saint-Gobain Groep.

Producttips