Logo
  • Achtergrond
  • 13 maart 2019
  • Ucility

5 valkuilen bij herhuisvestingsprojecten

Bij menig herhuisvestingsproject concluderen de opdrachtgevers vaak achteraf dat de betrokken projectmanager/FM'er eerder aangesloten had moeten worden. 'Het is ons overkomen’ of ‘Het project is groter/complexer geworden dan we hadden voorzien’ zijn daarbij veel gehoorde verklaringen. Hoe kunt u deze valkuilen voortaan voorkomen en krijgt u weer grip op het project?
Beeld 5 valkuilen bij herhuisvestingsprojecten
  1. ‘Geen budget, de projectkosten moeten in de exploitatie opgenomen worden’
    De herhuisvestingskosten zijn op bouw-, systeem- en inrichtingskosten gebudgetteerd + een post onvoorzien. Echter, de FM-projectkosten voor het begeleiden van deze verandering met een grote integrale facilitaire impact zijn niet gebudgetteerd, waardoor de exploitatie deze zal moeten dragen. De exploitatie moet de invulling binnen haar eigen lijnmanagement-uren zien op te lossen in het belang van de organisatie (nihil gebudgetteerd). Het belangrijkste inzicht hier is dat u altijd serieus moet inschatten wat de impact van het project is in management-tijd en of dat deze tijd en de benodigde kennis en kunde intern aanwezig is.
     
  2. ‘Het is ons overkomen’
    De factor tijd en werkdruk zijn de grote vijanden van de goedbedoelde inzet van het opgestelde interne projectteam. De grootste reden is dat de aangestelde projectkartrekkers behoren bij een vast FM lijnmanagement team. In een gunstig geval worden er projecturen vrijgemaakt waar de project toebedeelde medewerker tijd voor krijgt. Specifieke projectzaken worden ad hoc opgepakt en de medewerker gaat weer terug in de lijn om zijn/haar dagelijkse werkzaamheden uit te werken. Totdat het lijnmanagement meer tijd gaat vragen dan bedoeld en men erachter komt dat er prioriteiten gesteld moeten worden. Het belangrijkste inzicht hier is dat een maatwerkproject met integrale FM-impact niet in een ad hoc-structuur opgetuigd kan worden. Ook het optuigen en begeleiden van herhuisvestingen is voor veel FM-medewerkers geen expertise en daardoor zal de efficiëntie en effectiviteit lager zijn.
     
  3. ‘Het project is groter en/of complexer geworden dan we hadden voorzien’
    Hoe meer share- en stakeholders aansluiten hoe meer vragen en antwoorden u moet stellen en beantwoorden op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Projecten die te laat gaan leven binnen de organisatie leveren vertraging op, omdat de betrokkenen niet op tijd de juiste informatie krijgen of aanleveren. Bij het niet professioneel managen van de gebruikersbetrokkenheid komt de uiteindelijke herhuisvestingsplanning te laat op gang met een te grote druk op het projectteam. Het belangrijkste inzicht hier is dat de het projectteam in de ‘staart’ van het project vastloopt en er professioneel opgeschaald moet worden om de ontstane complexiteit weer in goede banen te leiden. Een neveneffect is dat er nog veel producten en diensten niet goed uitgewerkt zijn en dit zorgt indirect voor hogere kosten.
     
  4. ‘We hadden achteraf beter moeten meten(=weten) hoe de gebruikers hun werkomgeving gebruiken en waar hun werkelijke behoefte ligt’
    Veel herhuisvestingen worden in gang gezet omdat de organisatie behoefte heeft aan meer- of minder werkplekken. Al doorvragend blijken echter inzichten in gebouwgebruik en de wensen van de gebruikers minder inzichtelijk te zijn dan gedacht. Met andere woorden het is niet meetbaar aangetoond dat het gebouw te klein of te groot is. Het advies is dan ook om vooraf bezettingsgraadmetingen te laten uitvoeren gecombineerd met benuttingsinzichten en de perceptie van de gebruikers. Deze metingen kunnen als een momentopname worden opgepakt waarbij ‘meet-teams’ fysieke rondes gaan lopen. De ontwikkelingen staan echter niet stil en zo zijn er tegenwoordig vernieuwende oplossingen die deze metingen vereenvoudigen en daardoor zelfs permanent een managementbijdrage kunnen leveren aan FM.
     
  5. ‘Het project is teveel aangevlogen vanuit een specifieke ontwerp- en bouwfocus’
    Met (her)huisvestingsprojecten kunnen veel disciplines gemoeid zijn. Denk hierbij aan bouw, ontwerp, ICT, inkoop, inrichting, inhuizing, scholing, verhuizing en nazorg. Afhankelijk van vele varianten zoals organisatie, strategie en systemen wordt er invulling gegeven aan hoofd- en bijzaken die uiteindelijk de som der delen maken. Veel (her)huisvestingsprojecten hebben van origine de grootste focus op het ontwerp en de bouw. Dit maakt namelijk in eerste instantie het meest ‘tastbaar’ wat de toekomst kan gaan brengen. Als de bouwer of architect het project aanstuurt, moet de exploitatie er extra scherp op zijn dat zij voldoende aansluiten vanaf het begin van het ontwerp. Uiteindelijk is niet het gebouw het doel, maar de gebruikers die zo optimaal mogelijk gehuisvest moeten worden. Indien deze gebruikersgroepen niet voldoende zijn aangesloten binnen de projectstructuur, zal dat gevolgen hebben voor de duurste en langste periode van een huisvesting namelijk de exploitatieperiode. Gemakshalve kan een Return On Investment (ROI) gekoppeld worden aan de focusgebieden om te laten zien wat de impact is op de organisatie:

          - Bouw: ROI factor 1
          - Exploitatie: ROI factor 1,5
          - Salarissen gebouwgebruikers: ROI factor 15

Tot slot

Herhuisvesten is een spannend periode voor een organisatie die van oudsher meestal maar incidenteel uitgevoerd wordt. Er zijn echter steeds meer ontwikkelingen die vragen om de permanente wendbaarheid van een organisatie om zich te kunnen aanpassen. Dat herhuisvestingen nog veel meer issues raken dan in een notendop hierboven bedoeld, zal duidelijk zijn maar geeft ook meteen het belang aan om er professioneel mee om te gaan. Zo heeft ieder vak zijn eigen professie en heeft herhuisvesting dat ook binnen de brede wereld van FM.

Ucility is inventief in het bedenken, uitvoeren en managen van maatwerkoplossingen op het gebied van logistiek, services, huisvesting en contractmanagement.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform