Logo
  • Nieuws
  • 14 juni 2018
  • Bron: Rijksoverheid

‘Grens acceptabel kunnen werken’ is bereikt in Rijkskantoor Ministeries

Sinds vorig jaar werken ambtenaren van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Infrastructuur en Waterstaat en Justitie en Veiligheid in het gerenoveerde pand Rijnstraat 8 (R8) in Den Haag. Uit onderzoek komt nu naar voren dat medewerkers minder tevreden zijn met de nieuwe werkomgeving. De onderzoekers zijn bezorgd over de mogelijke korte en lange termijn effecten, die kunnen optreden wanneer er geen actie wordt ondernomen.

Beeld ‘Grens acceptabel kunnen werken’ is bereikt in Rijkskantoor Ministeries

Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers over het algemeen redelijk tevreden zijn over de mogelijkheden voor Tijd, Plaats en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW). Ook de verhuizing en de communicatie hierover vinden zij in het algemeen goed gegaan. Over de nieuwe werkomgeving is men echter minder tevreden. Volgens de onderzoekers is hierdoor kans op onthechting van medewerker van de werkgever enerzijds (in het onderzoek zijn diverse signalen afgegeven) en in potentie op de gezondheid door beperkte mogelijkheden om de huisvesting gerelateerde werkstress te reguleren.

Er zijn vier belangrijke aandachtspunten naar voren gekomen:

  1. De drukte in het pand (de beschikbaarheid van plekken)
  2. De functionaliteit en inrichting van de werkomgeving (de bruikbaarheid van plekken)
  3. De sfeer in en opgeroepen door het pand (de beleving van pand en plekken)
  4. Facilitaire diensten en dienstverlening (beleving van ondersteuning)

1. Drukte in het pand

Mensen ervaren het gebouw als te druk. De bezettingsgraadmeting laat dit ook zien. De actuele bezetting op de Rijnstraat is hoog. In zijn totaliteit is op 5 van de 10 dagen de norm van een gemiddelde bezetting van 75% per dag (of hoger) bereikt of overschreden. In circa 10% van de meetmomenten tijdens het onderzoek is de bovengrens overschreden, dan is in het gehele pand minder dan 10% van de bureauwerkplekken beschikbaar. Ook in vergelijking met de CfPB SUM Benchmark is de gemiddelde bezetting hoger. Het ervaren gebrek aan bureauwerkplekken heeft ongewenste gevolgen. De medewerkers komen vroeg naar kantoor om een bureauwerkplek te bemachtigen. Wanneer zij een plek hebben gevonden, maken zij deze ook niet meer zo gemakkelijk vrij voor gebruik door anderen. De beleving van het aantal medewerkers dat in het pand werkt, is een aspect waar weinig medewerkers zich op hebben kunnen voorbereiden. Nooit eerder heeft men met zoveel mensen in een pand gewerkt, aldus de onderzoekers. Deze massaliteit beleeft men verschillend op de vele werk- en communicatieplekken in het pand, maar ook in de verkeersgebieden waaronder de fietsenstalling, de entree en de tourniquets, en door de geluidsoverlast op de etages.

2. Functionaliteit van de werkomgeving

De onderzoekers concluderen dat op verschillende plekken in het pand bureauwerkplekken in te grote aantallen bijeen gepositioneerd zijn in de open ruimte. De FWR-kaders schrijven voor dat er bij meer dan 8 open bureauwerkplekken in de open ruimte akoestische maatregelen genomen dienen te worden o.a. in de vorm van afscheidingen. Deze zijn op de Rijnstraat niet of nauwelijks toegepast. De grote open werkomgevingen, soms wel meer dan 40 plekken bijeen, zorgen ervoor dat er veel geluidsoverlast wordt ervaren en dat medewerkers zich moeilijk kunnen concentreren.

3. Sfeer van de werkomgeving

Mensen ervaren het gebouw als somber en onpersoonlijk. Vooral de donkere kleuren die gebruikt zijn, worden als somber ervaren. Sfeer en uitstraling wordt in tegenstelling tot andere nieuw opgeleverde panden waarin een flexibel kantoorconcept wordt gebruikt, dan ook behoorlijk laag beoordeeld. Dat er maar weinig aankleding mogelijk is in de vorm van kunst en planten leidt tot ontevredenheid. Het pand doet heel onpersoonlijk aan. Bij sommige directies heeft men daarom zelf sfeerverhogende spullen (zoals kussentjes en planten) aangeschaft om de omgeving gezelliger te maken. De onderzoekers concluderen dat er geen handhaving lijkt te zijn op eigen inrichtingsinitiatieven in de voorkeursgebieden. De boodschap dat ‘het met de regels allemaal niet zo uitmaakt’ kan hierdoor snel postvatten. Dit kan leiden tot duidelijke verschillen in de gebieden tussen directies en hoofdgebruikers

4. Facilitaire diensten en dienstverlening

In vergelijking met de WODI Benchmark worden de facilitaire diensten laag beoordeeld. Schoonmaak is een van de belangrijkste punten. Zowel de schoonmaak van de werkplekken als van het sanitair laat te wensen over. Een ergernis die hierbij komt is het gebrek aan afvalbakken van voldoende omvang, waardoor een uiterst ‘verrommelde’ uitstraling ontstaat en afvalscheiding wordt belemmerd. Het (niet) kunnen reserveren van vergaderruimten valt ook onder de pijnpunten van de facilitaire diensten. Het boekingssysteem en de boekings 'mores' bieden weinig kans om op korte termijn een geschikte ruimte te vinden. Wanneer er aanvullende faciliteiten nodig zijn in de ruimte, zoals een beamer of een microfoon, dan zijn hier (extreem hoge) extra kosten aan verbonden. De catering wordt ook laag beoordeeld. Men vindt de prijzen hoog en het aanbod en de kwaliteit laag. Een belangrijk aandachtspunt bij de facilitaire diensten is de demotiverende klachtenafhandeling. Mensen hebben het gevoel dat de klachten niet serieus worden genomen en dat er niet altijd gereageerd wordt op de ingediende klacht. Vaak ontvangen de medewerkers geen terugkoppeling over hun klacht.

Gedrag

Voorafgaand aan het werken in de nieuwe werkomgeving zijn omgangsvormen opgesteld. Deze omgangsvormen zijn vrij summier en deze dienen als richtlijn. Er zijn onder andere omgangsvormen opgesteld voor het leeg achterlaten van de werkplek als men deze voor langere tijd verlaat. Er is echter geen invulling gegeven wat een langere tijd dan is. Dat is aan de hoofdgebruikers en directies overgelaten. Uit het onderzoek blijkt dat iedere hoofdgebruiker, en nog specifieker iedere directie, de omgangsvormen anders heeft ingevuld.

Consequenties en duiding

In de groepsgesprekken is meermalen naar voren gekomen dat medewerkers zich door de drukte niet meer welkom voelen op kantoor, het gebrek aan beschikbare plekken en het tekort aan identiteit van hun sociale groep. Veel mensen werken daardoor op drukke dagen liever thuis en mijden het kantoor, hoewel medewerkers de voorkeur geven aan werken op kantoor.

De onderzoekers concluderen dat er signalen zijn dat de grens van het acceptabele bereikt is. Op dit moment vinden mensen het werk dat zij doen nog erg leuk en waarderen ze dit (zo blijkt ook uit de WODI benchmark). Het werken op dit kantoor vermindert het werkplezier en de bereidheid zich in te zetten neemt af. Voor sommige mensen geldt dat er meer dan haarscheurtjes zijn de relatie met de organisatie. In meerdere groepsgesprekken komt aan de orde dat medewerkers zich niet serieus genomen voelen door de wijze van klachtenafhandeling. De opvolging van de klachten lijkt niet altijd aan de wensen te voldoen. Moedeloosheid over de situatie is voor een deel van de medewerkers het gevolg. Zij hebben niet het idee dat hun klachten leiden tot aanpassingen. Medewerkers zien de verhuizing naar en de ingebruikname van Rijnstraat 8 (in zijn huidige toestand) als een incident in een reeks van bezuinigingen.

Aanbevelingen

De onderzoekers doen een groot aantal aanbevelingen op het gebied van gebouw, facilitaire dienstverlening, organisatie, gedrag en communicatie. Download hier het volledige onderzoeksrapport met aanbevelingen

Producttips