Logo
  • Opinie
  • 7 mei 2018

Bricks, Bytes en… Oh ja, Behaviour natuurlijk

Als projectmanager Huisvesting bij Ucility werkte Maarten Peters de afgelopen jaren bij diverse opdrachtgevers mee aan de begeleiding van Het Nieuwe Werken (HNW) projecten. “Vanuit mijn ervaring met dit omvangrijke begrip deel ik hierna graag enkele tips, inzichten, valkuilen en aandachtspunten met u, voor een succesvolle aanpak van deze transitieprojecten.”

Bricks, bytes en…

Binnen het transitieproces naar HNW staat (vaak) de fysieke, nieuwe huisvesting centraal.  Bricks en bites krijgen daarbij de aandacht en worden veelal afzonderlijk geïmplementeerd. Maar hoe zit het dan met ‘behaviour’? Deze is minstens zo belangrijk, of misschien wel nog belangrijker, dan de andere 2 elementen. Dit aspect richt zich immers op de mens -de gebruiker van de werkomgeving-. Zonder specifieke aandacht voor de behoefte en het gedrag van de mens in de voorbereiding naar een nieuwe werkomgeving, loop je het risico op frustratie en onvrede en averechtse resultaten. Zorg dus voor een integratie tussen deze drie elementen en waak ervoor dat hierin geen eilandjes worden gevormd.

In de praktijk zien we dat transities naar HNW worden uitgerold naar de organisatie en haar stakeholders, gedreven vanuit de veelgehoorde doelen als ‘besparen op vierkante meters’, ‘verhogen productiviteit’, tot ‘het zijn van een aantrekkelijke werkgever’. Echter: een belangrijke vraag die nog onvoldoende wordt gesteld is ‘op welke manier kan het de organisatie helpen bij het behalen van de doelstellingen en (blijven) aansluiten op de strategie van de organisatie?’

Impact

De transitie naar een ‘andere manier van werken’ heeft een grote impact op de gehele organisatie. Wat zijn bijvoorbeeld de implicaties naar de werkprocessen? Welke ondersteunende IT voorzieningen zijn nodig? En welk gedrag hoort bij deze nieuwe omgeving en hoe gaan we die verandering bereiken? En wordt het project op een integrale manier benaderd en is daarbij voldoende aandacht voor de gedragsverandering?
Zorgvuldigheid in dit algehele transitieproces is van groot belang, want deze veranderingen kunnen ook impact hebben op de continuïteit van uw organisatie. Het is dan ook niet zomaar een standaard implementatie, het is maatwerk! Kortom de veranderende omgeving vraagt om een integrale benadering, op maat!

Aanpak

Voor het inrichten van een nieuwe werkomgeving (n.a.v. nieuw- of verbouw) zal een transitieproces benodigd zijn. Bij Ucility hebben we succesvolle ervaringen met een bewezen structuur en logische fasering, van ontwerpfase tot en met de ingebruikname fase. Integrale afstemming tijdens de diverse fases is van groot belang, zodat je je op het juiste moment met de juiste onderwerpen bezig houdt en hierbij de juiste stakeholders betrekt. De volgende aandachtspunten zijn hierbij van belang:

Integraal

Misschien een open deur, maar een gedegen projectplan is een sleutel tot een succesvol projectresultaat. Maar nòg beter is een integraal projectplan. Daarmee doelend op het integrale karakter van een “het nieuwe werken” omgeving, waarbij de bricks, bites én behaviour onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Het transitieproces vraagt namelijk om heldere sturing, met aandacht voor de bekende zaken als capaciteit, budget, planning, stuurdocumenten en voortgangsbewaking. Het verdient dan ook sterk aanbeveling om niet te laat te starten met de behaviour aspecten. Gedrag verander je namelijk niet in een paar maanden! Sterker nog, de drie HNW aspecten beïnvloeden elkaar sterk. En ziedaar: nòg een reden voor integraliteit.

Geef in het projectplan ook aan hoe het verdere proces verloopt en afstemming plaatsvindt. Bijvoorbeeld door het opzetten van stuur-/ project-/ en werkgroepen. Ervaring leert hierbij dat een gestructureerde aanpak, i.c.m. een projectplan de stakeholders goed inzicht geeft in hoe de verschillende processen verlopen en geborgd worden en wat er van hun verwacht wordt. Vaak is er bij stakeholders (m.n. vanuit de lijnorganisatie) nog maar beperkte ervaring met projectmatig werken. Bij een het invoeren van een nieuw werkplekconcept is een helder en integraal projectplan dan ook van grote toegevoegd waarde.

Werkplekconcept

Een onderdeel van het transitieproces naar het nieuwe werken is een ‘werkplekconcept’. Om te komen tot zo een concept vraagt om een ‘maatwerk’ benadering. Hierin is namelijk geen standaard te bedenken die voor elke organisatie past. Het is dus belangrijk om keuzes te gaan maken. Bijvoorbeeld in de mate van diversiteit en openheid van werkplekken, type faciliteiten, het voorzieningenniveau, ondersteunende ICT middelen, en nog veel en veel meer. Letterlijk het concept van de werkomgeving. Hieruit dient de toegevoegde waarde van de elementen (bricks, bites, behaviour) van de nieuwe omgeving scherp gemaakt te worden, want deze dient de organisatie maximaal te faciliteren. Een voorbeeld van één onderdeel van het werkplekconcept waarbij meerdere aspecten een rol spelen, zijn de overleg- of vergader ruimten. Hier zijn typisch meerdere stakeholders bij betrokken:

  • ICT, voor de AV voorzieningen;
  • Facilitair, over hoe de ruimten te reserveren/ faciliteren;
  • Architect/ aannemer, voor inrichting en juiste voorzieningen;
  • De gebruiker, met wensen en behoeften.

Hier dienen de stakeholders samengebracht te worden voor een optimaal resultaat. Ook het laten aansluiten op de werkprocessen van de organisatie is hierbij van essentieel belang. Hoe om te gaan met archief/ dossiers of digitaal werken, hoe faciliteren we thuiswerken, enzovoort? Kortom: de ervaring leert dat de integrale aanpak van belang is voor het uiteindelijke gebruik, de beleving en het succes van de nieuwe werkomgeving.

Stakeholders

In het transitieproces naar het nieuwe werken is dus de betrokkenheid van diverse stakeholders nodig. Denk aan gebruikers, management, ondersteunende afdelingen zoals huisvesting, techniek, ICT, HR, communicatie en facilitair, maar ook de aannemer en architect. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste stakeholder op de juiste wijze en op het juiste moment betrokken wordt bij de diverse fases en in het veranderingsproces. Wat bijvoorbeeld helpt ten aanzien van he betrekken van gebruikers, is door hen te betrekken in de vorm van een werkgroep(en). Bijvoorbeeld om input te geven over het werkplekconcept. De gebruikers komen immer uiteindelijk te werken in deze nieuwe omgeving en een goede aansluiting op hun werkprocessen is noodzakelijk. Het actief betrekken van de gebruiker is in dit proces is van onschatbare waarde!

Er vanuit gaande dat de fysieke omgeving meestal wel de voldoende aandacht krijgt, zo is dit niet altijd het geval bij het gedragscomponent. Belangrijke stakeholders hierbij zijn HR en Communicatie. Bij het transitieproces is communicatie van cruciaal belang gebleken zodat bijvoorbeeld de medewerker actief geïnformeerd en betrokken wordt bij “wat staat te gebeuren”. Het is namelijk ook een veranderingsproces voor ‘de mens’. Je bent immers niet met een knip van de vinger de volgende dag ineens zelfstandig, flexibel, zelfsturend etc.. Vandaar dat hier tevens een belangrijke rol is weggelegd voor HR. In dit proces ligt er namelijk een taak om te werken aan ‘de mens’ in de veranderende omgeving en de (verwachte) ‘nieuwe’ manier van werken. Hiervoor zijn trainingen en workshops nodig, met soms vorming van nieuwe, of het herijken van bestaande kernwaarden, een andere houding van het management en is er behoefte aan nieuwe gedragsregels, etc.. Daarmee raken we vaak al rechtstreeks de cultuur van de organisatie en is het des te belangrijker om actief alle stakeholders te betrekken.

Producttips