Logo
  • Achtergrond
  • 10 maart 2002
  • Francis Stalder

Ideeënmanagement: wat is de waarde van een goed idee?

Voor veel organisaties, zowel in de profit als de non-profit sector, geldt dat slagkracht en concurrentievoordeel bepalend zijn voor hun toekomst. Immers, in tijden waarin de concurrentie slechts een muisklik is verwijderd en de time-to-market steeds kleiner wordt, moet een organisatie alle zeilen bijzetten om te kunnen overleven. Innovaties of het optimaliseren van de bedrijfsvoering zijn noodzakelijk.

De mogelijkheid om voordeel te putten uit het inzicht van de eigen medewerkers of de eigen organisatie te raadplegen wordt binnen veel organisaties over het hoofd gezien. Ideeënmanagement omvat het stimuleren van de betrokkenheid van de medewerkers en het bevorderen van de creativiteit. Het aloude instrument van de ideeënbus heeft daarbij plaats gemaakt voor doeltreffende systemen, waarbij moderne inzichten en de verbeterde infrastructuur worden benut.

99-27.jpgVoor veel organisaties, zowel in de profit als de non-profit sector, geldt dat slagkracht en concurrentievoordeel bepalend zijn voor hun toekomst. Immers, in tijden waarin de concurrentie slechts een muisklik is verwijderd en de time-to-market steeds kleiner wordt, moet een organisatie alle zeilen bijzetten om te kunnen overleven. Innovaties of het optimaliseren van de bedrijfsvoering zijn noodzakelijk.

Hoewel voor de meeste organisaties kostenbesparingen voorop staan, bereikt men met ideeënmanagement niet alleen financiële besparingen. Vaak hebben bieden de verbeteringen in de bedrijfsvoering toegevoegde resultaten die niet of nauwelijks in geld zijn uit te drukken. Denk daarbij aan het sparen van het milieu, het verbeteren van arbeidsomstandigheden of de veiligheid, preventie, het optimaliseren van de kwaliteit, of de service en daarmee het verbeteren van de klantvriendelijkheid. Kortom, voorbeelden te over van situaties waarbij de medewerker als mede-denker beschouwd wordt. Immers, de medewerker heeft als geen ander inzicht in procedures, routines en structuren waarmee hij of zij dagelijks mee te maken heeft.

Geroutineerde experts

Zowel grote als kleinere bedrijven passen ideeënmanagement al geruime tijd toe. Medewerkers worden gemotiveerd om mee te denken op elk niveau over zaken die binnen hun bedrijf of organisatie voor verbetering vatbaar zijn. Verbetering van de werkomgeving of de individuele werkplek bijvoorbeeld, of besparingen op posten die bij nadere beschouwing misschien niet zo verwaarloosbaar blijken. Het vergroten van de efficiëntie van bedrijfsprocessen. Het gaat met name om inventieve ideeën, die een wezenlijke bijdrage leveren aan de optimalisatie van een bedrijfsproces of organisatie. Ook het initiëren van nieuwe processen hoort hierbij.

De praktijk

Draagvlak

Het stimuleren van het meedenken door de eigen medewerkers kan op velerlei manieren, vooropgesteld dat het management van de organisatie draagvlak creëert door de activiteiten duidelijk in beeld te brengen en de beloningsstructuur zichtbaar te maken. Daarbij staat een veelvoud van middelen ter beschikking:

  • een inzichtelijke en gebruikersvriendelijke site op het intranet
  • het houden van periodieke enquêtes onder het personeel
  • publicaties in de eigen bedrijfsorganen (personeelsblad, nieuwsbrieven van de eigen business units)
  • het houden van een jaarlijks terugkerende actie binnen het bedrijf
  • acties gericht op ontwikkelingen en problemen binnen specifieke bedrijfsonderdelen
  • incentives
  • één-op-één communicatie (managing by walking around)

Het proces

Het spreekt voor zich dat het bieden van incentives het aandragen van ideeën binnen de organisatie zal bevorderen. Maar daarbij blijft het niet, want het zal voor alle medewerkers duidelijk moeten zijn dat de door hen aangedragen ideeën ook daadwerkelijk geïmplementeerd worden binnen het bedrijf of de organisatie. Naast het belonen van het idee is het daarom belangrijk dat het idee zichtbaar doorgevoerd wordt in de bedrijfsvoering om daarmee andere mede-denkers te stimuleren tot het aandragen van hun idee.

De uitvoering

Hoewel sommige grotere organisaties over een eigen ideeënmanager beschikken, of zelfs een team dat verantwoordelijk is voor ideeënmanagement, ligt de verantwoordelijkheid voor het beheer en dagelijkse gang van zaken van een ideeënsysteem veelal bij de Human Resources afdeling. Een voor de hand liggende keuze, met name omdat deze afdeling vaak al weet wat er leeft onder de medewerkers en ook vaak al over de communicatiekanalen beschikt die ingezet kunnen worden voor ideeënmanagement.

Betrokkenheid

De betrokkenheid van de eigen medewerkers bij de organisatie valt soms op eenvoudige wijze te stimuleren. Door het uitreiken van een boeket voor elk idee dat wordt aangedragen bijvoorbeeld. Het ligt voor de hand, maar bloemen lenen zich goed voor het blijk geven van waardering voor de inzet en inbreng van een medewerker. Daar houdt het niet bij op. Het jaarlijks uitreiken van een prijs voor het beste idee dat wordt ingezonden is een ander voorbeeld. Of het meedingen naar de ‘Nationale Idee van het jaar-Award’, een prijs die elk jaar wordt toegekend door het Ideeëncentrum in Nederland. Elke organisatie kan hier de medewerker(s) met hun idee voor aandragen. De prijs is bedoeld om een extra stimulans te geven aan ideeënmanagement door de beloning van de individu achter het idee. Uiteindelijk draait het om de betrokkenheid van het individu bij de organisatie.

De theorie moge duidelijk zijn, maar voorbeelden spreken. Hieronder volgen daarom enkele voorbeelden van hoe ideeën een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan een organisatie, zowel op het financiële vlak als op gebieden waarvan de waarde niet in Euro’s is uit te drukken.
Een overzicht van wat ideeënmanagement aan creatieve oplossingen kan genereren:

  • het verbeteren van de kwaliteit van een product en/of dienst
  • een beter milieu
  • een grotere veiligheid
  • betere arbeidsomstandigheden
  • het verkorten van doorlooptijden
  • het voorkomen van storingen en/of ongemakken
  • het aandragen van een recyclingsmogelijkheid

Ideeënmanagement en Facility Management

99-27-F2.jpgNiet alle vooruitgang wordt geboekt met behulp van technologie. Vaak is het de mens die een doorslaggevende rol speelt wanneer van vernieuwing sprake is. En daar ligt de kracht van ideeënmanagement. Veel hoofden weten meer dan één, en met behulp van ideeënmanagement worden de juiste ideeën gekanaliseerd naar de juiste eindbestemming. Het aantal ideeën dat wordt aangedragen ter verbetering van de organisatie kan aardig oplopen.

Denk maar aan het aantal vakgebieden en daarbinnen weer het aantal aandachtsgebieden waarop ideeënmanagement van toepassing kan zijn. Op het gebied van Facility Management alleen al onderscheiden we:

  • corporate maintenance management systems (informatietechnologie)
  • gebouwen beheer (gevel, terrein, dak)
  • gebouwen onderhoud (reiniging, preventief onderhoud)
  • beveiliging (noodvoorzieningen, toezicht)

Of het nou om het besparen op het aantal liters schoonmaakmiddel of het bezuinigen op electriciteitskosten door betere verlichting gaat: ook de Facility Manager kan zijn of haar voordeel doen met een consequente toepassing van ideeënmanagement binnen de eigen organisatie.

een fikse besparing

Volgens de heer ing. L. van Sinderen, manager Accountmanagement bij KPN Nederland Services Vastgoed & Facility Facilities Accountmanagement kan ideeënmanagement bijzonder waardevol zijn voor een organisatie. “Een tijd geleden hebben we te maken gehad met een aantal zeer grote interne verhuizingen, wat binnen elk groot bedrijf las het onze een aanzienlijke klus is. Door de verhuizingen naar andere gebouwen, en gebouwen van andere omvang en samenstelling, pasten de meubels van de diverse gebouwen niet goed bij elkaar. Oud en nieuw meubilair en meubels van verschillende modellen en typen kwamen soms in dezelfde ruimte. Daarbij was de bedoeling om het bestaande meubilair te vervangen door meubilair dat meer binnen deze tijd paste. Vervolgens kwam één van onze medewerkers op het idee om het bestaande meubilair te restylen, in plaats van nieuw meubilair aan te schaffen. Dit heeft ons ongeveer de helft van de kosten van het aanschaffen van nieuw meubilair gescheeld, wat uiteraard een fikse kostenbesparing is.”

Niet alleen voor het vakgebied van Facility Management zijn ideeën waardevol. De heer Van Sinderen: “Op technisch gebied bijten we ons vaak vast in de ontwikkeling van een bepaalde techniek, om er vervolgens achter te komen dat er nieuwe technieken ontwikkeld zijn waarmee dingen eenvoudiger kunnen. Het geeft ons dus ook aanknopingspunten om met andere ogen naar een bepaald probleem te kijken. Vaak is de eenvoudigste oplossing de beste.”

Met name bij grotere organisaties ziet de heer Van Sinderen de waarde van ideeënmanagement: “Het succesvol toepassen van ideeënmanagement heeft uiteraard ook te maken met de omvang van de organisatie en de band die medewerkers hebben met hun vak èn hun organisatie. Hoe kleinschaliger de onderneming, hoe lager de frequentie van het aanbrengen van ideeën, dat spreekt voor zich. Maar het enthousiasmeren en belonen van medewerkers die met ideeën aankomen, is van doorslaggevend belang voor het toepassen van ideeënmanagement. Het is de aandacht die eraan geschonken wordt, zowel door het management als door de medewerker, wat het succes van een dergelijke inspanning waarborgt.”

De heer Van Sinderen: “Zoals gezegd, kan ideeënmanagement bijzonder waardevol zijn voor een organisatie. Als er geen ideeën uit de organisatie komen, is er mijns inziens sprake van een geringe betrokkenheid. Waar ook naar gekeken moet worden, is of alle ideeën wel als zodanig aangedragen en beschouwd worden binnen een organisatie. Binnen een organisatie als de onze is er ruimte voor het managen van de stroom aan ideeën die onze eigen medewerkers hebben. Het aanpassen c.q. verbeteren van een organisatie is een continu proces, waarbinnen sommige veranderingen niet noodzakelijkerwijs toegeschreven worden aan het idee van een medewerker. Definiëren van wat een idee is en wat niet, is soms een lastige opgave. Stap nummer twee is bepalen of dit idee als zodanig in de ideeënbus wordt opgenomen.”

“De waarde van ideeënmanagement is soms moeilijk te meten. Ik weet wèl dat binnen de totale KPN organisatie op jaarbasis veel wordt bespaard en verbeterd, simpelweg door de stroom aan goedie ideeën om te zetten in actie. En dat is waar het uiteindelijk om draait.”

Voor meer informatie

www.nationale-ideeendag.nl

Postadres:Ideeëncentrum
Postbus 54
3780 BB Voorthuizen

Bezoekadres: Harselaarseweg 9
3771 MA Barneveld
Telefoon: (0342) 47 44 78
Fax: (0342) 47 58 80
www.ideeencentrum.nl

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform