Logo
  • Opinie
  • 30 juni 2021

Wat is een FMIS eigenlijk?

Een Facility Management Informatie Systeem of FMIS ondersteunt mensen bij het zo soepel mogelijk laten draaien van hun organisatie. Als een organisatie wat groter, dynamischer of ingewikkelder is, dan kan het ondersteunen ervan niet meer met mailtjes, een centrale agenda en allerlei spreadsheets die hier en daar rondzwerven.

Natuurlijk doet iedereen zijn best, maar je kunt als geoliede organisatie niet alleen vertrouwen op goede bedoelingen en ervaring. Een FMIS helpt je bij al die ondersteunende processen, maakt ze inzichtelijk, transparant en beter voorspelbaar. Een FMIS is geduldig en vergeet nooit iets. Het biedt een centrale plek voor alles wat er nodig is.

Een goed FMIS dicteert niet hoe je als organisatie moet werken, dat bepaal je zelf wel. Een FMIS moet lekker passen bij de (gewenste) cultuur, ambitie en mogelijkheden. Van traditionele degelijke organisaties tot een hippe club: in de kern hebben ze dezelfde ondersteuningsbehoefte, maar dan anders. In een ondersteunende organisatie met een goed FMIS maken de mensen het verschil met hun sterke kanten en persoonlijke touch, terwijl alles wel soepel geborgd en inzichtelijk is. Waar je als mens niks hebt toe te voegen: dat mag best helemaal vanzelf.

Wat is Facilitor

Facilitor weet zo ongeveer wel wat er nodig is om een goed FMIS te zijn. We draaien al 30 jaar mee en houden onophoudelijk de ontwikkelingen in de gaten. Bij iedere nieuwe klant komen we weer nieuwe situaties tegen, leren we van de standpunten en inzichten, en dat is andersom zeker ook het geval. We zien hoe het werkt bij een overheid, bij een zorgverlener, in de kinderopvang, bij een bank, bij een handelsorganisatie, bij grote logistieke organisaties, bij scholen. Ze kunnen allemaal uit de voeten met Facilitor, omdat we het vanaf het begin altijd standaard en flexibel hebben gehouden. Met de standaard borg je continuïteit en veiligheid en bewaak je je investeringen, met de flexibiliteit kunnen we bijna alle situaties aan, zelfs als die na een aantal jaren weer veranderen. Er zijn maar heel weinig organisaties die op een gegeven moment afscheid nemen van Facilitor, gewoon omdat het goed bevalt en altijd weer kan meebewegen met de dynamiek van de organisatie. Het is dat handige centrale punt waar alles bij elkaar kan komen. Daarin zien wij de bevestiging van onze visie.

Samen

Facilitor gelooft in samenwerken. Hoewel we binnen Aareon natuurlijk zelf ook Facilitor gebruiken, als FMIS en als ITSM, zijn wij ook maar een organisatie, en er zijn zoveel meer situaties en inzichten. Daarom luisteren we goed. We zijn alert op ideeën waar we allemaal wat aan kunnen hebben. Uiteindelijk willen we dat iedere organisatie soepel zijn werk kan doen met een geruisloze ondersteuning, als die assistent die er altijd is als je hem nodig hebt en die je pas merkt als hij er niet meer is.

Voordelen van een FMIS

Hoewel we “gewoon” goede, veilige en snelle software aanbieden en we daarmee in feite een IT-bedrijf zijn, wil Facilitor meer zijn. De klantgerichtheid van onze facilitaire gebruikersgroep vind je ook terug in Facilitor. Je hebt niet het met een computerprogramma te werken, maar je wordt simpel en logisch geholpen wordt met je werkzaamheden. Dat daar achter een hele wereld van techniek voor security, hosting, performance, toegankelijkheid, compatibiliteit en standaarden schuil gaat is onze zorg.

Dat geldt voor onze zelfserviceportalen die intuïtief zijn en aansluiten bij de belevingswereld van een normaal mens die zo af en toe iets moet of nodig heeft. Die val je niet lastig met indelingen die voor benchmarkrapportages nodig zijn, of het benodigde grootboeknummer. Dat regelen we achter de schermen wel.

Maar ook de professionals, de mensen op de servicedesk, de receptie, beveiliger, inkoper, contractbeheerder, cateraar, parkeerbeheerder, inspecteur, onderhoudsplanner, etc, zien het geheel vanuit een gezichtspunt dat past bij hun behoefte en werkzaamheden. Achter het scherm komt alles netjes bij elkaar, waardoor centrale integrale management informatie beschikbaar is waarop strategische besluiten op kunnen gebaseerd voor verdere optimalisaties. Het kan immers altijd nog beter.

Een centraal FMIS heeft ook als voordeel dat informatie uit verschillende bronnen kan worden gecombineerd. Sensorinformatie van bezoekersaantallen, bezetting, temperatuur en beschikbaarheid kan worden gecombineerd met wat er speelt of wat er gepland wordt. Overstappen naar activitybasedworking of hybride werken of welke trend of virusmaatregelen er ook ineens opduiken, er zijn veel ingrediënten al aanwezig waardoor snel omschakelen mogelijk is. Daarom moet een goed FMIS een solide basis hebben en altijd flexibel blijven, dat je het gemakkelijk zelf kunt aanpassen aan de veranderende omstandigheden. Daar heb je ons verder niet voor nodig, al willen we je natuurlijk graag helpen.

Eric, KPN:“Bedankt voor het bedenken van deze innovatie en jullie vele uren werk. Dit is pas vernieuwing en nu laat Facilitor ook direct zien hoe flexibel het product is”

Het FMIS Facilitor totaalpakket


FUN-dag bij Rijkswaterstaat

Een FMIS systeem is meer dan software. De Facilitor-organisatie, de ondersteuning, de ervaring, de openheid, ze dragen allemaal bij aan het verhaal. Wanneer we iets niet zien zitten of iets volgens ons onverstandig is: dan zeggen we het en adviseren we alternatieven. Of we laten ons overtuigen, daar voelen we ons ook niet te groot voor. Jullie weten wat je nodig hebt, wij weten wat gangbaar of logisch is, en wij kunnen het maken. In die samenwerking komen we het verst, hebben we geleerd. En we kunnen leren van elkaar. Op de FUN-dagen waar de Facilitor-community -fysiek of online- bij elkaar komt worden inzichten gedeeld en inspireert men elkaar. De wat kleffe kwalificaties als “warm bad” en “een familie” komen daar zelfs voorbij. Dat bedoelen we met samen.

Richard, BLOS kinderopvang: “Facilitor biedt onze kinderopvangorganisatie de structuur en een systeem waarmee we het volledige beheer rondom onze locaties kunnen sturen en verantwoorden

Wat kost een FMIS?

Een FMIS levert geld op. Interne processen lopen gesmeerder, alles is traceerbaar en alles wat direct kan, gaat direct. In heel veel gevallen kun je –als je FMIS intuïtief genoeg is- dingen gewoon overlaten aan de medewerkers zelf. Dingen bestellen binnen je mandaat, voorzieningen reserveren, toegang regelen, nieuwe medewerkers onboarden, dat kun je –als je mag- gewoon zelf regelen, en dan is het natuurlijk afhankelijk van hoe je het deed voordat je Facilitor ging gebruiken om te berekenen hoeveel het je oplevert. De kosten van Facilitor zijn afhankelijk van de inzet en de grootte van de organisatie en de mate waarin het in jullie specifieke geval geïntegreerd moet worden met processen en systemen en dergelijke. In ieder geval levert Facilitor meer op dan het je kost, dat durven we best te zeggen.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform