Logo
  • Achtergrond
  • 26 november 2019
  • Sebastiaan Dekker - Ultimo

Hoe zorgt een facilitair systeem voor meer inzicht?

Eén van de belangrijkste vraagstukken in het facilitaire vakgebied is hoe u het best aan de verschillende behoeftes voldoet van uw (interne) klanten. Allereerst is het belangrijk om de klantbehoeftes in kaart te brengen. Inzicht creëren is daarom essentieel. Maar hoe zorgt u voor inzicht? En welke informatie is nodig om inzicht in klantbehoeftes te krijgen?

Informatie centraal vastleggen

Met een facilitair management informatiesysteem (FMIS) legt u op een centrale plek informatie vast. Informatie die u helpt om uw werk goed uit te voeren. Deze informatie kan gaan over gebouwen en installaties, maar ook over service-aanvragen en klachten. In plaats van alles in mapjes, Excellijsten of mailtjes te bewaren, bewaart u alle informatie op één centrale plek. Met rapportages en dashboards verkrijgt u stuurinformatie en kan het FMIS u antwoord geven op vragen als:

  • Hoe kan ik het aantal storingen per maand verlagen?
  • Hoe kan ik catering nog meer op de klantbehoefte laten aansluiten?
  • Hoe zorg ik voor de juiste balans tussen bezetting van ruimtes en schoonmaak?

Wie zorgt voor de invoer van gegevens?

Door gegevens in te voeren in het FMIS, krijgt u inzicht in wat er binnen uw organisatie allemaal speelt. U kunt zelf gegevens invoeren, maar uw interne klant kan dit ook doen door een melding of aanvraag (al dan niet via Self Service) door te geven. Zo weet u sneller waar de meeste storingen zijn en wat u kunt doen om dit aantal te verminderen. Door dit inzicht helpt u de werkomgeving van uw klant te verbeteren.

Leidt stuurinformatie tot beter inzicht in klantbehoeftes?

Een FMIS helpt u dus met verbeteren van de dienstverlening. Wanneer u bijvoorbeeld de catering beter op de klantbehoefte wil laten aansluiten, kunt u dit proces in het FMIS ondersteunen. Daarbij houdt het systeem niet alleen bij hoe vaak catering wordt aangevraagd, maar ook:

  • Welke soorten catering er worden aangevraagd (bijv. lunch/koffie & thee/gebak/borrelhapjes)
  • Voor welke gelegenheden catering wordt aangevraagd (bijv. verjaardag/projectafsluiting/interne training/jubileum)
  • Welke afdelingen er allemaal catering aanvragen. (bijv. verkoop/directie/productie)

Door aan de invoerzijde de juiste vragen te stellen, krijgt u door rapportages inzicht in de soorten catering die worden aangevraagd voor verschillende gelegenheden. Zodra u inzicht krijgt in hoe vaak catering wordt besteld en voor welke gelegenheden, bent u ook beter in staat om de catering beter aan te sluiten op de klantbehoeftes.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform