Logo
  • Achtergrond
  • 26 november 2019
  • Sebastiaan Dekker - Ultimo

Hoe zorgt een facilitair systeem voor meer inzicht?

Eén van de belangrijkste vraagstukken in het facilitaire vakgebied is hoe u het best aan de verschillende behoeftes voldoet van uw (interne) klanten. Allereerst is het belangrijk om de klantbehoeftes in kaart te brengen. Inzicht creëren is daarom essentieel. Maar hoe zorgt u voor inzicht? En welke informatie is nodig om inzicht in klantbehoeftes te krijgen?

Informatie centraal vastleggen

Met een facilitair management informatiesysteem (FMIS) legt u op een centrale plek informatie vast. Informatie die u helpt om uw werk goed uit te voeren. Deze informatie kan gaan over gebouwen en installaties, maar ook over service-aanvragen en klachten. In plaats van alles in mapjes, Excellijsten of mailtjes te bewaren, bewaart u alle informatie op één centrale plek. Met rapportages en dashboards verkrijgt u stuurinformatie en kan het FMIS u antwoord geven op vragen als:

  • Hoe kan ik het aantal storingen per maand verlagen?
  • Hoe kan ik catering nog meer op de klantbehoefte laten aansluiten?
  • Hoe zorg ik voor de juiste balans tussen bezetting van ruimtes en schoonmaak?

Wie zorgt voor de invoer van gegevens?

Door gegevens in te voeren in het FMIS, krijgt u inzicht in wat er binnen uw organisatie allemaal speelt. U kunt zelf gegevens invoeren, maar uw interne klant kan dit ook doen door een melding of aanvraag (al dan niet via Self Service) door te geven. Zo weet u sneller waar de meeste storingen zijn en wat u kunt doen om dit aantal te verminderen. Door dit inzicht helpt u de werkomgeving van uw klant te verbeteren.

Leidt stuurinformatie tot beter inzicht in klantbehoeftes?

Een FMIS helpt u dus met verbeteren van de dienstverlening. Wanneer u bijvoorbeeld de catering beter op de klantbehoefte wil laten aansluiten, kunt u dit proces in het FMIS ondersteunen. Daarbij houdt het systeem niet alleen bij hoe vaak catering wordt aangevraagd, maar ook:

  • Welke soorten catering er worden aangevraagd (bijv. lunch/koffie & thee/gebak/borrelhapjes)
  • Voor welke gelegenheden catering wordt aangevraagd (bijv. verjaardag/projectafsluiting/interne training/jubileum)
  • Welke afdelingen er allemaal catering aanvragen. (bijv. verkoop/directie/productie)

Door aan de invoerzijde de juiste vragen te stellen, krijgt u door rapportages inzicht in de soorten catering die worden aangevraagd voor verschillende gelegenheden. Zodra u inzicht krijgt in hoe vaak catering wordt besteld en voor welke gelegenheden, bent u ook beter in staat om de catering beter aan te sluiten op de klantbehoeftes.

Ultimo Software Solutions bv is een van origine Nederlands bedrijf, dat zich sinds 1988 toelegt op het ontwikkelen, verkopen en ondersteunen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en -processen. Dagelijks wordt er met een team van meer dan 150 personen gewerkt aan de standaard business software voor Facility, Maintenance, IT Service, Fleet & Infra Asset Management. De producten worden door meer dan 1500 organisaties in meerdere landen en in vele uiteenlopende branches gebruikt. Naast de hoofdvestiging in Nederland is de organisatie ook gevestigd in de buurlanden Duitsland en België.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform