Logo
  • Nieuws
  • 22 maart 2018
  • Peter Bekkering

'NEN-ISO 41001 wordt gamechanger voor FM'

Ondersteuning van het primaire proces op elke locatie, daarop richt Ian van der Pool zich als hoofd FM bij het Defensie Ondersteuningscommando. Van der Pool verwacht dat de NEN-ISO 41001 daarbij een belangrijke rol gaat spelen. “Het helpt om de zaken die nog niet in orde zijn binnen een organisatie – bijvoorbeeld tegenstrijdige regelgeving – naar boven te halen. En FM om haar toegevoegde waarde aan te tonen. Ik verwacht kortom dat het een gamechanger wordt.”

Beeld 'NEN-ISO 41001 wordt gamechanger voor FM'

Hoewel Defensie zich in het verleden gecommitteerd heeft aan de Europese facilitaire norm NEN-EN 15221 ervaart Van der Pool dat slechts zeer weinigen hier concreet mee uit de voeten kunnen. “We hanteren de naam maar in de praktijk zie je er te weinig van terug. Vanuit het speerpunt van compliance zijn we overigens zeer actief met het blijvend voldoen aan normen in de productieketen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan normen rond brandveiligheid, milieu, arbo, voedselveiligheid en privacy.”

Inmiddels komt de NEN-ISO 41001 eraan. En dat is belangrijk, aldus Van der Pool: “De NEN-ISO 41001 is een managementsysteemnorm. Een managementsysteem is het geheel van afspraken, procedures en processen oftewel de structuren die bedacht zijn om een organisatie te laten draaien volgens een vooraf bepaalde strategie. De NEN-ISO 41001 helpt om de zaken die nog niet in orde zijn binnen een organisatie – bijvoorbeeld een proces dat niet goed is ingeregeld of tegenstrijdige regelgeving – naar boven te halen. Vervolgens heb je twee mogelijkheden: comply or explain. Of je gaat de norm toepassen of je gaat uitleggen waarom je het niet doet. Dat laatste hoeft namelijk niet erg te zijn, mits je het maar om een goede reden doet en deze vastlegt. Toepassing van NEN-ISO 41001 laat kortom zien dat je nadenkt over waarom je iets doet en wat je doet.”

Strategische dialoog

Door de komst van NEN-ISO 41001 is het volgens Van der Pool ook nodig dat er een strategische dialoog ontstaat tussen de opdrachtgever en de top van de FM-organisatie. “Daarin wordt de agenda met strategische doelstellingen waar het primaire proces mee bezig is besproken, hoe FM kan ondersteunen bij deze doelen en wat dat betekent voor de FM-strategie. Dat betekent dat je het niet meer in eerste instantie hebt over kosten en efficiency, maar over de juiste vorm van ondersteuning. En dat je pas daarna gaat kijken naar kosten en efficiency.” Hij noemt een voorbeeld: “Sinds vorig jaar ben ik de dialoog aangegaan met vertegenwoordigers van de Hoofddirectie Personeel & Organisatie. In deze verkennende gesprekken hebben we het over welk soort mensen Defensie over tien jaar binnen wil krijgen, welke problemen P&O voorziet bij het aantrekken en behouden van nieuwe collega’s en op welke wijze FM kan ondersteunen bij het realiseren van deze doelstelling.”

Om FM daartoe in staat te stellen is Van der Pool druk bezig om zijn collega’s te voorzien van de juiste tools. “Nu is er vaak nog geen sprake van integraal FM-beleid of procedures, omdat we in de afgelopen jaren vanuit kostenoogmerk en streven naar efficiëntie verregaande optimalisatie in de verschillende bedrijfskolommen zochten. De NEN-ISO 41001 biedt de tools om de gewenste integraliteit te bewerkstelligen. ” Van der Pool verwacht dat wanneer grote bedrijven gaan inventariseren volgens NEN-ISO 41001, uit de praktijk snel zal blijken dat 80-90% al op orde is. “De norm is dan nodig om het laatste stuk te finetunen.”

FM kan in bepaalde opzichten een voorbeeld nemen aan vastgoed. “Daarbij gaat het vaak om veel euro’s en om uitstraling. Vastgoed had hierdoor vaak al een strategische dialoog met de directie, omdat hun onderwerp aansloot bij de doelen van de organisatie. Ik ben ervan overtuigd dat de NEN-ISO 41001 FM gaat helpen om ook die stap te maken, om te leren denken vanuit het primaire proces en ook zo te communiceren met de directie. Daarbij fungeert de NEN-ISO 41001 zowel als checklist als een manier om anders te denken.”

Goud in handen

Binnen Defensie kan de NEN-ISO 41001 helpen om de opdrachtgever, de demandorganisatie, verder te professionaliseren. “Als we de ondersteuning op locatie willen optimaliseren is het van belang de behoeften van de lokale commandant goed te leren begrijpen en de ondersteuning hierop af te stemmen. Nu wordt onze opdracht vooral nog top-down vanuit Den Haag verstrekt. Het zou me niet verbazen als op termijn onze opdracht veel meer van de defensielocaties gaat komen. Het Defensie Cybercommando heeft immers een geheel andere opdracht dan een rijschool of een marinierskazerne. De ondersteuning zal dus in toenemende mate hierin mee moeten gaan.” Daarnaast kan het helpen om de taken van FM duidelijker af te bakenen. “Nu zitten er nog een aantal zaken in een grijs gebied. De norm brengt in kaart wat FM wel en niet doet. Daarbij gaat het niet om landjepik, wel om de integraliteit te bewaken. En is het eenmaal duidelijk, dan zijn wij ook aanspreekbaar op hetgeen waarvoor we verantwoordelijk zijn. “Dan stroomt er voldoende én het juiste water uit de kraan.“

Van der Pool denkt dat FM met NEN-ISO 41001 goud in handen heeft, mits de norm geaccepteerd en gebruikt wordt door de mensen die er daadwerkelijk mee moeten gaan werken. Hij legt uit hoe hij dat heeft aangepakt. “Ik ben met drie partijen om de tafel gaan zitten: onze eigen FM organisatie, de FM organisatie van de Belastingdienst en Komfort, de (commerciële) facilitaire dienstverlener op de Kromhoutkazerne, waar ik werk. Vervolgens hebben we gezegd: we gaan ons nog niet committeren aan de norm. Wat we wel gaan doen is in onze organisaties kijken in hoeverre we al voldoen aan de norm en waar we nog tekortkomingen zien. Daarbij gaan we als drie partijen elkaar helpen en de opgedane kennis delen. Zodat we de norm beter leren begrijpen, weten waar we staan, maar ook kunnen kijken of we het op dezelfde manier invullen. En vooral ook van elkaar kunnen leren. Vervolgens kunnen we gaan beslissen of we eigenlijk wel met de norm willen gaan werken.” Van der Pool biedt daarbij ondersteuning als kwaliteitsdeskundige aan de eigen FM afdeling die er uiteindelijk mee moet gaan werken. “Ik vind het namelijk belangrijk dat ze de norm snappen en kunnen hanteren. Want als dat zo is, wordt het ook echt hun norm. Er ontstaat dan draagvlak en zij gaan de norm zien als bruikbaar hulpmiddel in plaats van een extra administratieve last.”

Pre-audit en certificatie

Uit de inventarisatie van de pre-audit kunnen drie zaken naar voren komen, aldus Van der Pool: “Als we iets niet hebben, moeten we gaan kijken of we daar iets mee moeten: comply or explain. Een tweede mogelijkheid is dat iets er wel is, maar dat er tegenstrijdige versies zijn. In dat geval moet er een multicriteria-analyse op los worden gelaten en moet er met de verschillende stakeholders worden gepraat om tot integraal beleid of regelgeving te komen. En de derde mogelijkheid is het meest eenvoudig: we hebben het en het voldoet.” Hoewel Van der Pool geen deadline aan de pre-audit heeft gehangen, verwacht hij dat de resultaten voor de publicatie van NEN-ISO 41001 – naar verwachting april 2018 – beschikbaar zijn.

NEN-ISO 41001 wordt de eerste facilitaire norm waarvoor bedrijven zich kunnen laten certificeren. “Momenteel worden er criteria opgesteld waaraan zo’n certificerende instantie moet voldoen.” Van der Pool is een voorstander van certificatie. “Een groot voordeel van de NEN-ISO 41001 is dat hij de mogelijkheid gaat bieden om de juiste zaken te benchmarken. Het laat straks immers zien of de strategie, beleid en plannen van een FM-organisatie aansluiten bij de strategie van het primaire proces. Daarnaast biedt het de mogelijkheid aan te tonen of de FM-organisatie in staat is zichzelf continue verder te professionaliseren, mee kan gaan met de ontwikkelingen in haar omgeving. Met NEN-ISO 41001 wordt FM transparant, inclusief de waarde die FM kan toevoegen. Een gecertificeerde FM-aanbieder is namelijk in staat om de strategische dialoog met zijn opdrachtgever vorm te geven. Voor de opdrachtgever betekent het dat een gecertificeerde FM-aanbieder de juiste vragen stelt. Ik verwacht kortom dat NEN-ISO 41001 een gamechanger wordt, omdat het gaat zorgen voor de noodzakelijke cultuurverandering en omdat het het niveau van FM omhoog brengt.”

Zin en onzin van facilitaire normen

Het brengt hem bij de zin en onzin van facilitaire normen. “Zin is de gemeenschappelijke taal, maar ook de herkenbaarheid voor de opdrachtgever en de buitenwereld. Je kunt het namelijk als marketinginstrument gebruiken om je toegevoegde waarde aan te tonen. Verder helpt het om focus aan te brengen en transparant te zijn. Het maakt de juiste benchmarken en prestatiemetingen mogelijk en het zorgt voor professionalisering. Want naar aanleiding daarvan kun je je uitgangspunten gaan vastleggen en daarbij het ‘comply or explain’-principe hanteren. Ik vind het ook een groot pluspunt dat er geen verschil meer wordt gemaakt tussen interne en externe dienstverleners. Het gaat namelijk om het regisseren van je ondersteuning.”

Facilitaire normen zijn voor Van der Pool alleen onzin als ze worden geïmplementeerd om te voldoen aan eisen om mee te mogen bieden in een tender of een opdracht van bovenaf. “Als je het daarentegen doet vanuit de intrinsieke behoefte om de kwaliteit van de integrale ondersteuning te verbeteren, is het zinvol.”

Producttips

Ook interessant