Logo
  • Nieuws
  • 23 april 2020

FM in tijden van corona (3): ‘In korte tijd is de hele facilitaire dienstverlening op de schop gegaan’

Wat betekent de uitbraak van het coronavirus voor het dagelijks werk van facility professionals? Het hangt er helemaal vanaf in welk type organisatie je aan het werk bent. Een ziekenhuis, een productiebedrijf of een zakelijke dienstverlener. In het ene geval is het alle hens aan dek en in het andere geval staat je hele kantoor leeg. F-Facts verzamelt reacties van uw vakcollega's. Deze keer: Marlene Sybrandy, Hoofd Category Teams FM bij ABN AMRO.

Beeld FM in tijden van corona (3): ‘In korte tijd is de hele facilitaire dienstverlening op de schop gegaan’

Wat betekent de corona-uitbraak voor het gebouw- en werkplekbeheer en facilitaire dienstverlening in jouw organisatie?
"De corona-uitbraak heeft grote impact op mijn werkzaamheden. In een paar weken tijd is de hele facilitaire dienstverlening op de schop gegaan. In het begin was het een hele puzzel om de richtlijnen van de overheid en van ons eigen crisisteam door te vertalen naar de dienstverlening, ook omdat die steeds aan verandering onderhevig waren. Onze medewerkers zijn aanvankelijk gaan werken in A/B teams en daarnaast hebben wij een transportbeperking tussen onze panden en de gebouwdelen van onze hoofdkantoren ingesteld. Inmiddels werken overigens alle niet-kritische medewerkers vanuit huis, dus ook alle medewerkers van FM die geen pandgebonden werk doen."

"Met onze leveranciers hebben we nieuwe afspraken moeten maken over wanneer ze op welke panden mogen komen. Daarnaast zijn onze eigen FM pandgebonden medewerkers toebedeeld aan één locatie en zijn processen zoals bijvoorbeeld de postdistributie aangepast. Niet urgente diensten hebben we gedeeltelijk on hold gezet en we hebben sommige van onze branchekantoren tijdelijk moeten sluiten. Reguliere dagelijkse dienstverlening zoals catering, schoonmaak, receptiediensten, gebouwonderhoud is stopgezet of aangepast. Met de leveranciers van deze diensten nemen we elke nieuwe stap in nauw overleg."

"We proberen waar het kan ook gebruik te maken van de huidige situatie door zaken als gepland onderhoud naar voren te halen, wat nog niet zo eenvoudig blijkt overigens. Zowel binnen de FM-organisatie als met onze partners is er ongelofelijk veel werk verzet in een hele korte periode. Ik ben onder de indruk van alle welwillendheid, samenwerkingsgerichtheid en creativiteit die ik de afgelopen weken heb gezien. Wie had gedacht dat we binnen 3 dagen al onze balies binnen kantoren in Nederland zouden kunnen voorzien van ‘kuchschermen’. Ik bedoel… tot een paar weken terug bestond het woord niet eens!"

In hoeverre is je (facilitaire) werk de afgelopen weken veranderd? Ben je met nieuwe initiatieven gestart?
"Mijn agenda begint zich nu te vullen met de vraagstukken rondom het opschalen van de dienstverlening als de corona-maatregelen op een goed moment versoepeld gaan worden. Wat moeten we dan regelen om de nu gesloten kantoren weer up-and-running te krijgen? Hoe leiden we de terugkeer in goede banen, en waarover moeten wij in gesprek met onze dienstverleners? Vooral de contractmanagers in mijn team hebben hier veel werk aan, waarbij ze nauw samen werken met de operationele FM-teams, procurement en onze juridische afdeling. De huidige situatie laat zich niet vastleggen in contracten, dus het vereist veel creativiteit en een open en transparante opstelling van alle partijen om tot oplossingen te komen."

"Daarnaast is er natuurlijk het ‘gewone’ werk. In mijn eigen team werken de productontwikkelaars aan initiatieven die grotendeels door konden lopen. Een aantal pilots, zoals één op het gebied van afvalscheiding of een andere op duurzamer toiletpapier, hebben we on hold gezet, maar deels ten gunste van visie- en planvorming en contracteringstrajecten waar we nu extra meters kunnen maken. Echte nieuwe initiatieven zijn nog niet gestart, maar we zijn uiteraard wel bezig te bepalen welke leerpunten we willen opdoen met het thuiswerken op grote schaal. Hoe kunnen we die leerpunten gebruiken in onze huisvestingsstrategie en onze werkplekconcepten? Onze aanbieder van fitness op de hoofdkantoren heeft inmiddels bijvoorbeeld een digitaal aanbod beschikbaar, wat ons helpt bij plannen voor uitbreiding van het bestaande concept."

Denk je dat het facilitaire werkveld blijvend veranderd zal zijn na de coronacrisis
"Ja, ik denk dat we op een andere manier naar zowel een aantal facilitaire processen zullen kijken, als naar onze manier van werken. Waar kan het efficiënter? Was alles wat we voorheen deden nuttig en noodzakelijk? Kan onze overlegstructuur bijvoorbeeld efficiënter door gebruik van Microsoft Teams en wat doet dat met de beschikbaarheid van vergaderzalen? We zullen met veel interesse kijken naar wat we leren uit het thuiswerken: wat doet het met de productiviteit? Het is nog te vroeg om het geheel te overzien, maar ik verwacht dat deze reset voor onze organisatie veel zinnige inzichten zal opleveren."

LEES OOK: 

Producttips

Ook interessant

Voorspel de toekomst met analytics
Download de gratis whitepaper

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform