Logo
  • Opinie
  • 20 februari 2018

FM 2028: flexibiliteit, wendbaarheid en duurzame oplossingen

Het is dit jaar exact 40 jaar geleden dat facility management het levenslicht ziet. Het was in het jaar 1978 dat Herman Miller Research Corporation in Ann Arbor, Michigan, een conferentie organiseerde met als titel ‘Facility Influence on Productivity’ en op deze conferentie is de kiem van IFMA gelegd. In Nederland duurt het dan nog precies 10 jaar voordat facility management de aandacht trekt, wanneer een groep Nederlandse managers en adviseurs naar een IFMA-congres in Amerika gaan en Jan Regterschots boek over facility management verschijnt. Dit lustrum van ons vakgebied inspireert mij om eens 10 jaar vooruit te kijken. Maar let op… het blijft een beetje dromen!

Kantoren zijn teamruimten

Het is 2028 en thuiswerken is iets van vorige generaties. Natuurlijk je werkt nog wel eens een paar uurtjes thuis, maar de tijd dat je hele dagen thuis ging werken in plaats van naar kantoor te gaan die tijd ligt ver achter ons. We werken nu vooral in flexibele multi-disciplinaire teams en als het even kan werken we fysiek samen op kantoor. We hebben weliswaar alle tools om virtueel samen te werken maar dat werkt minder effectief dus reizen we in principe dagelijks naar onze kantoren. Onze kantoren hebben de laatste 10 jaar wel een gedaanteverandering ondergaan. Kantoren zijn nu vooral netwerkplekken waar we met collegae en netwerkpartners samenwerken, we werken dus niet iedere dag in hetzelfde kantoor maar afhankelijk van het team waarmee we die dag werken kiezen we een plek. De kantoren zijn mega flexibel; alles devices zijn draadloos, IT-infrastructuur zit in de cloud, meubilair en wanden zijn allemaal verplaatsbaar en verstelbaar en klimaat en verlichting wordt individueel geregeld door sensoren. Concentratie-booths, standup-space, bull-pitts, overlegruimtes en creative-environments; teams richten hun eigen atelier of werkplaats in, bestaande uit elementen waar het team behoefte aan heeft en met een identiteit die past bij het team. De ateliers zijn een mengeling van functie en fun en passen als een jas… bij het team.

Naast de ateliers zijn er natuurlijk nog de collectieve faciliteiten zoals milkbars, restaurants, workout-area’s, virtual meetingrooms, e.d.  Het grote verschil met vroeger is dat deze faciliteiten niet meer noodzakelijk gebouw- of organisatiegebonden zijn maar zich veelal in de plint van één of meerdere gebouwen bevinden. Deze faciliteiten worden dus steeds vaker gedeeld, net als gebouwen overigens want de tijd dat iedere organisatie zijn eigen gebouw had ligt echt achter ons. Natuurlijk corporate headoffices bestaan nog steeds, maar naast private-space wordt meer-en-meer gebruik gemaakt van flexible space.

Veranderend serviceportfolio

Nu een groot deel van de collectieve faciliteiten zoals restaurants en virtual meetingrooms niet meer organisatiegebonden zijn worden ze ook niet meer gefaciliteerd door de facilitaire organisaties. Deze faciliteiten worden in concurrentie geëxploiteerd door commerciële partijen en bedrijven of gebruikers betalen  alleen voor het gebruik (pay per use). Overigens geldt dit ook voor de kantoren. Huurtermijnen van 10 jaar zijn vervangen door ‘abonnementen’ van hooguit 6 maanden, we betalen voor het gebruik niet meer voor het bezit (Real Estate as a Service).

De gebouwen waar we flexibel gebruik van maken beschikken al over alle IT-voorzieningen en de meeste applicaties en storage bevindt zich in de cloud. Dit heeft ertoe geleid dat het beheer van alle IT-commodities zoals laptops, mobiles, e.d. door de facilitaire organisatie wordt uitgevoerd. Het beheer van deze IT-voorzieningen ligt ook veel logischer bij de facilitaire organisatie, zij zijn meer dan de IT-organisatie gericht op de eindgebruikers. Facilitaire organisaties zijn echte ‘business-to-consumer’ organisaties geworden, extreem dienstverlenend en klantgericht. FM-organisaties zijn verantwoordelijk voor alle werkplek-gerelateerde diensten. IT-organisaties richten zich nu veel meer applicatiemanagement en dat is echt wat anders dan een laptop uitgeven!

De integratie van werkplek-IT met FM heeft geleid tot een enorme technologie-impuls. Robotica, big data, sensoring, werkplek-apps, gebouwtechnologie en de integratie van meubilair-elementen met technologie. Schermen zijn wanden en wanden zijn schermen, bureau’s zijn voorzien van touch en schermtechnologieën. Technologie gaat naadloos over onze gebouwen.

Een belangrijke verandering in de dienstverleningspropositie van werkplekorganisaties en haar toeleveranciers is dat de dienstverlening geïntegreerd wordt aangeboden door servicemedewerkers die een groot aantal werkplek taken uitvoeren voor de teams. Een team heeft veelal een vaste contactpersoon of hospitality medewerker die een grote diversiteit aan dienstverlenende taken verzorgt en daarmee het team ontzorgt.

De veranderingen op de facilitaire dienstverleningsmarkt

De geschetste veranderingen hebben natuurlijk ook grote veranderingen gehad voor de facilitaire dienstverleners. Vastgoed-, IT- en facilitaire dienstverleners zijn gefuseerd tot werkplek-dienstverleners. KPN heeft Facilicom overgenomen, Sodexo en Atos zijn gefuseerd en de combinatie heeft daarna Cushman & Wakefield overgenomen. Bedrijven als Spaces zijn enorm gegroeid, zij zagen de trend dat bedrijven behoefte hebben aan flexibele werkplek aanbiedingen al een tijdje aankomen. Maar de grootste verandering zit hem bij nieuwe toetreders, die in staat zijn IT, FM en ruimte volledig geïntegreerd aan te bieden, anytime, anyplace. Want waar bedrijven vroeger hele gebouwen huurde, deze inrichtte met wanden, meubilair en IT-infrastructuur en tientallen dienstverleners contracteerde om alle services te verzorgen betalen zij nu een zgn. ‘workplace provider’ voor een all-in werkplek waar ruimte, infrastructuur en services geïntegreerd worden aangeboden, net als in een hotel. De facilitaire organisaties van vroeger houden zich vandaag de dag dus niet meer bezig met operationele diensten maar zorgen ervoor dat er voldoende werkplek-capaciteit beschikbaar is op de juiste plek en op de juiste tijd. Zij fungeren als opdrachtgever naar de workplace-providers en specificeren hun specifieke behoeften.

De markt voor single service providers zoals schoonmaakbedrijven of cateraars is volledig op zijn retour. Facilitaire dienstverleners anno 2028 bieden een breed portfolio aan diensten aan zoals hospitality services, building services, IT-services of technical services. De hele supply chain is echter op zijn kop gezet want waar facilitaire dienstverleners voorheen in de keten direct met eindgebruikers gekoppeld waren is hier een schakel tussen gekomen want eindgebruikers doen alleen nog zaken met workplace-providers.

Afsluitend…

Flexibiliteit, wendbaarheid en duurzame oplossingen zijn sleutelwoorden voor de werkplek van de toekomst. One-size-fits-all oplossingen werken niet meer. De traditionele grenzen van organisaties vervagen nu samenwerken de nieuwe norm is. Kantoren zijn dus niet meer voorbehouden voor de eigen medewerkers maar moeten netwerken van samenwerkingspartners faciliteren. Gebouwen, werkplekken, IT en services moeten daarom flexibiliteit en samenwerken faciliteren om zo organisaties meer wendbaar te maken. Dit wordt de uitdagende opgave waar wij de komende 10 jaar  voor staan!

Producttips