Logo

FMM.nl is vanaf nu F-Facts.nl

  • Achtergrond
  • 11 september 2017
  • VFM

Sourcing | Ervaringen en tips van dienstverleners

Het maken van sourcingkeuzes is complex en heeft impact op organisatie, samenwerking en klant. In ons vorige artikel over sourcing heeft u de ervaringen kunnen lezen van adviseurs betrokken bij dergelijke projecten. Valkuilen kwamen aan bod en benoemd is hoe verbinding als sleutel kan worden ingezet om tot een weloverwogen keuze te komen. In dit artikel laten we de dienstverlener aan het woord: hoe ervaren zij de door opdrachtgevers gemaakte sourcingskeuzes?
Beeld Sourcing | Ervaringen en tips van dienstverleners

In de praktijk zien wij dat dienstverleners zelden betrokken zijn bij het opstellen van een sourcingstrategie. De dienstverlener krijgt pas inzicht in de gemaakte keuzes zodra een aanbesteding in de markt wordt gezet. Dit terwijl zij juist de partij zijn die de consequenties en risico’s gemoeid met het gekozen model  aan den lijven zullen ondervinden. Wat betekent dit voor de dienstverlener? Hierover gingen wij in  gesprek met acht  facilitair dienstverleners.

De achtergrond van keuzes

Duidelijk wordt dat dienstverleners ervaren dat het ontbreken van kennis over het voortraject van een aanbesteding, grote invloed heeft op het succes van de samenwerking. Om een goede offerte en dienstverlening te kunnen aanbieden, is het belangrijk de achtergrond van gemaakte keuzes te begrijpen. Elke klant is anders; het kennen van je klant is dus essentieel. Waarom kiest de opdrachtgever voor een IFM – model of juist voor een Managing Agent en wat hoopt hij hiermee te bereiken en voor wie? “Wanneer deze kennis ontbreekt kunnen wij niet het maximale uit onze offerte halen of een weloverwogen keuze maken tot wel of niet participeren”, aldus de dienstverlener.

Impact op de eigen organisatie

Daarnaast ervaren de dienstverleners dat er in  de aanloop naar een aangepast sourcingmodel  soms wordt vergeten stil te staan bij de implicaties van een keuze voor de eigen organisatie. Een herzien model heeft niet alleen impact op de dienstverlener, maar (juist) ook op de organisatie van de opdrachtgever. Dienstverleners ervaren dat de opdrachtgever vaak vanaf de start verwacht dat zij volledig vanuit het nieuwe model opereren. Terwijl de eigen organisatie nog niet op sterkte is en/of dat de klantorganisatie niet bekend is met de veranderingen. “Een opdrachtgever die niet klaar is bij de start,  beperkt mijn kans om toegevoegde waarde te leveren. Daarnaast legt het onnodige druk op de samenwerking.”

Naar een betere toekomst

Dienstverleners ervaren dat zij niet optimaal tot hun recht kunnen komen zowel in de aanbestedingsprocedure als in de implementatie van een nieuw sourcingsmodel. Wat de dienstverleners de opdrachtgever graag willen meegeven, zijn de volgende tips:

  •   Kies je sourcingstrategie bewust, met kennis van de markt én durf te delen. Het delen van de ambities en achtergrond van je keuzes maakt het voor dienstverleners mogelijk bewust te kiezen voor deelname. Nog beter is het om met de markt in gesprek te gaan alvorens   een definitieve keuze te maken.
  •   Zorg dat de interne organisatie op sterkte én geïnformeerd is vanaf de start. De opstart van een nieuw contract is zeer intensief, er wordt veel gevraagd vanuit de dienstverlener. Zorg ervoor dat  de organisatie op sterkte is en wordt gedragen door de klantorganisatie.
  •   Start de samenwerking met praten óver samenwerken. Denk vooral samen na over de inrichting van je partnerschap en ga op basis hiervan de verdere uitwerking in.
VFM Facility Experts adviseert en ondersteunt organisaties bij het inkopen, organiseren en beheren van hun facilitaire organisatie. We Facilitate.

Producttips

Ook interessant

Gratis webinar: De toekomst van FM
Verandert uw rol in de komende jaren?