Logo
  • Achtergrond
  • 7 maart 2018
  • Toine Al

Facility management voor innoverende organisaties: 12 tips

Innovatie staat hoog op de agenda bij bedrijven, instellingen en zelfs overheden. Maar het aanboren van het creatieve potentieel in de organisatie gaat niet vanzelf. Dat vergt een innovatieve cultuur. Hoe kan FM daaraan bijdragen?
Beeld Facility management voor innoverende organisaties: 12 tips

“Het is geweldig om iets nieuws te verzinnen. Oprechte nieuwsgierigheid naar dingen die er nog niet zijn, is een van de drijvende krachten achter innovatie,” zegt Jan Witte, director innovations bij Trimb Healthcare. Dit bedrijf ontwikkelt zelfmedicatieproducten en brengt deze wereldwijd op de markt, in Nederland onder meer via Etos en Kruidvat. Het resultaat van innovatie is echter altijd onvoorspelbaar. “Van de tien ideeën waar je aan werkt, halen er twee of drie de markt, en is er maar één succesvol.”

Toch staat innovatie hoog op de agenda bij Nederlandse bedrijven, instellingen en overheden. Ruim 13,6 miljard euro gaven ze er in 2015 aan uit volgens CBS, 3 procent meer dan het jaar ervoor. Uit een recente peiling blijkt dat van de ondervraagde mkb-professionals 62 procent aangeeft dat hun organisatie zonder succesvolle innovaties over tien jaar niet meer bestaat.  Ook telt ons land inmiddels zo’n 220 initiatieven om Nederland of een bepaalde regio tot ‘innovatiehotspot’ te maken, met koplopers als Eindhoven, Amsterdam en Wageningen. Daarbij blijft Minister Kamp van Economische Zaken oproepen om nog meer te investeren in innovatie, wat volgens de MBA-leerboeken inhoudt: nieuwe producten en diensten ontwikkelen met als doel het creëren van toegevoegde waarde voor de klant en de andere stakeholders van de organisatie.

Dingen anders doen dan anders

Verder is innovatie ook domweg een kwestie van overleven, zegt Quintijn Innikel, innovatieconsultant en mededirecteur van Beacon Partners. “Innovaties zorgen dat je de concurrentie voor blijft en in staat bent om nieuwe markten aan te boren,” zegt Innikel, die in het verleden onder meer werkte voor Danone en Philips. Daar komt bij dat elk product en iedere dienst slechts een levenscyclus van een aantal jaren heeft. En dan is er nog de digitaliseringsgolf en de opkomst van e-commerce, die organisaties dwingt te innoveren.

Tegelijkertijd stelt innovatie de meeste organisaties voor een bijna onmogelijk dilemma. Innikel: “Innovatie begint met dingen anders doen dan anders. En dat staat haaks op wat organisaties ook heel belangrijk vinden: efficiëntie. Als je iets goed beheerst, dan moet je dat vooral zo blijven doen. Innovatie vraagt precies het omgekeerde. Dus krijgen medewerkers in het ene oor de boodschap: werk aan je targets en laat je niet afleiden en in het andere oor: wees origineel en denk eens out-of-the-box. Wil je als organisatie je doelen halen dan moet je beide even goed kunnen, dus tegelijkertijd links- en rechtshandig zijn, ofwel ambidexter.”

Veel meer dan toewerken naar eureka-momenten

In het ontwikkelen van een innovatieve cultuur hebben veel organisaties dan ook nog een stap te maken, zegt Jeff Gaspersz, hoogleraar innovatie aan de Nyenrode Business Universiteit en adviseur op het gebied van innovatiemanagement. “Organisaties kunnen veel meer uit het in de organisatie aanwezige talent halen door medewerkers in hun creatieve kracht te brengen. Geef ze de kans om kennis te delen, met ideeën te komen en betrek ze bij de uitvoering ervan. En vier de behaalde successen.”

Daarbij is innovatie veel meer dan het toewerken naar de eureka-momenten waar de kwantumcomputers en smartphones uit voortkomen. Je wilt niet alleen de innovatiekracht van de afdeling R&D en marketing benutten, maar ook die van het magazijn, de boekhouding, de receptie, de logistiek, enzovoort. Het gaat om het permanent kansen ontdekken in je werk, samen met al je collega’s. “Dat legt de basis voor een lerende, creërende en waarde toevoegende organisatie,” aldus Gaspersz. Cijfers bevestigen dat. Uit een onderzoeksrapport uit 2013  blijkt dat in de topsectoren sociale innovatie 77 procent van het innovatiesucces bepaalt en technologische innovatie 23 procent daarvan. Met andere woorden, investeren in een innovatieve cultuur betaalt zich uit. Cruciaal daarvoor is de beleving van de medewerkers. Deze moeten ervaren dat ideeën worden opgepakt, dat creativiteit wordt gewaardeerd en kruisbestuiving mogelijk is. Ze moeten de missie van de organisatie kunnen vertalen naar creatieve uitdagingen in hun werk.

Vanzelf gaat dat niet, aldus Gaspersz, die meerdere boeken schreef over innovatie . “Je moet de medewerkers uit hun comfortzone halen, verleiden, prikkelen, hun hart aanspreken.” Hij noemt als voorbeeld een directeur van een zorginstelling die haar medewerkers inspireerde met de oproep: laten we samen een zorginstelling creëren waar je je eigen ouders aan zou toevertrouwen. Toen voelden de medewerkers waarom innovatie belangrijk is en waarom ze hun kennis niet voor zichzelf moeten houden maar met elkaar delen. “Innovatie vraagt dus om leiderschap.”

‘War room’ voor innovatie

Innikel stelt dat het management moet laten zien dat het innovatie belangrijk vindt door er geld en andere middelen voor vrij te maken. “Regel dat specialisten goede ideeën verder uitwerken. Moedig het geven van feedback aan, betrek klanten bij het proces, richt een ‘war room’ in. Daar kunnen medewerkers elkaar los van hun dagelijkse omgeving ontmoeten, ideeën uitwisselen en inspiratie opdoen. Wil je ze innovatief laten zijn, dan moeten ze in vrijheid kunnen denken en fouten mogen maken.” Het gericht ontwikkelen van baanbrekende – veelal technologie gedreven - innovaties, is in veel organisaties ondergebracht bij de R&D- of innovatieafdeling. Innovatieteams werken bij voorkeur fulltime aan het ontwikkelen van nieuwe ideeën. En voor Witte liefst op een afzonderlijke locatie los van de dagelijkse hectiek van de organisatie. Innikel vindt een voor alle medewerkers zichtbare ruimte juist beter. Zo houdt het innovatieteam letterlijk en figuurlijk contact met de organisatie.

Om succesvol te kunnen zijn moeten innovatieteams bestaan uit een mix van mensen en disciplines. “Innovatietalenten zijn creatief en nieuwsgierig. Daarbij heb je de wetenschappelijk opgeleide specialisten met veel technische kennis en de ‘uitvinders’. Die hebben een unieke drive om nieuwe ideeën te ontwikkelen, maar zijn vaak ook lastig om mee samen te werken. Zulke teams kun je alleen goed leiden als je zelf snapt wat ontwerpen is én wat de organisatie precies nodig heeft,” zegt Witte, die innovatieteams leidde voor Heineken en Unilever. Behalve technologie, moeten ook marketing en business vertegenwoordigd zijn. Goed innovatiemanagement is continu toetsen of het idee waar je aan werkt nog steeds juist is. Innikel: “Daarom kun je innovatietrajecten het beste opdelen in korte stappen van enkele weken. Na elke stap, deel je de bereikte resultaten met alle stakeholders, het management en de directie. Zo verklein je het risico dat het team een volkomen eigen koers gaat varen en is tijdig bijsturen mogelijk.”

Als spin in het web van veel processen kan FM een essentiële rol vervullen voor het leggen van een gezonde voedingsbodem voor innovatie. FM kan de ruimtelijke omgeving en de processen hiervoor geschikt maken. Gazperzs: “Dat kan overigens ook virtueel door het ontwikkelen van een ondersteunende online omgeving."

Essentiële uitgangspunten voor innovatieve teams en organisaties:

  1. Innovatie moet allereerst zichtbaar draagvlak hebben bij de top van de organisatie.
  2. De bereidheid van het management om flink te investeren en risico’s te nemen: innovatiesucces is lastig voorspelbaar.
  3. Organiseer programma’s om medewerkers innovatiealert te maken, stimuleer en organiseer feedback.
  4. Maak de missie van de organisatie duidelijk, zodat de innovatiedoelen voor iedereen helder zijn.
  5. Creëer een sfeer waarin medewerkers zich vrij voelen om met ideeën te komen en vermijd een afrekencultuur.
  6. Richt een voor iedereen zichtbare ‘war room’ in, een ruimte waar medewerkers elkaar ontmoeten, ideeën uitwisselen en inspiratie opdoen om plannen verder uit te denken.
  7. Zorg voor een platte organisatie met zo min mogelijk hiërarchie.
  8. Creëer een werkgeversimago dat de juiste talenten en experts aantrekt voor de innovatiedoelstellingen.
  9. Stel innovatieteams samen met een mix van technische, business en marketingmensen.
  10. Zorg voor innovatieteams waarin verschillende competenties (durf, inventiviteit, accuratesse, leiderschap, enzovoort) met elkaar in balans zijn.
  11. Maak innovatieteams zoveel mogelijk fulltime vrij om aan nieuwe ideeën te werken.
  12. Investeer in realisatiekracht: wijs specialisten aan die kansrijke ideeën uitwerken en -testen tot praktische toepassingen.

Producttips