Logo
  • Achtergrond
  • 7 maart 2018
  • Peter Bekkering

Facility bij Defensie: focus op wendbaarheid en adaptiviteit

Ian van der Pool richt zich als hoofd FM bij het Defensie Ondersteuningscommando op de ondersteuning van het primaire proces op elke locatie. Daarbij focust hij zich op resultaat, op een integrale bedrijfsvoering en op de mens. "We moeten de missie van het primaire proces beter leren begrijpen."
Beeld Facility bij Defensie: focus op wendbaarheid en adaptiviteit

Van der Pool richt zich vooral op veranderingen met een doorlooptijd van zo’n vijf tot tien jaar. Daarmee onderscheidt hij zich van het operationele proces, dat zich voornamelijk richt op een kortere periode. “Juist door de focus op oplossingen voor de langere termijn, worden de voorgestelde veranderingen niet als bedreigend gezien voor de dagelijkse operatie. Dat is erg belangrijk: juist de druk van de operatie heeft ertoe geleid dat we ons overwegend hebben gefocust op snelle oplossingen voor urgente problemen. De achterliggende oorzaken zijn daarbij vaak blijven liggen, waardoor dezelfde problematiek na verloop van tijd de kop weer opsteekt.”

De krijgsmacht ondersteunen: dát is de missie van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO - zie afbeelding). Voor de facilitaire dienstverlening ligt daarbij de focus op de ondersteuning van het primaire proces op elke Defensielocatie. Dit doet het DOSCO vanuit de kernwaarden: betrouwbaarheid, vakmanschap en samenwerking. “Dat doen we niet alleen: als ondersteuners zoeken we actief de samenwerking met ketenpartners buiten Defensie. Onze commandant omschrijft dit als het spreekwoordelijk meer ‘water uit de kraan te persen’ voor de krijgsmacht. Hierbij gaat het niet alleen om meer water, het moet er altijd zijn als de kraan wordt opengedraaid en vooral drinkbaar, betrouwbaar en betaalbaar.” 

Van der Pool geeft een nadere toelichting: “Bij dit proces willen we ons focussen op resultaat, op een integrale bedrijfsvoering en op de mens. En dit betekent dat er een cultuurverandering plaatsvindt. Tot circa 2005 hadden alle Operationele Commando’s nog hun eigen facilitaire diensten. In de periode 2005-2010 is alles gecentraliseerd en uiteindelijk bij DOSCO terechtgekomen. Op die manier wilden we efficiënter en effectiever werken en op de kosten letten. Zo werden alle cateringactiviteiten bijvoorbeeld ondergebracht bij defensiecateraar Paresto, die de opdracht kreeg om dit marktconform te gaan doen.”

Wendbaarheid en adaptiviteit

In de huidige strategie zijn er volgens Van der Pool twee focuspunten: wendbaarheid en adaptiviteit. “Traditioneel was de ondersteuning vooral budget- en kostengedreven. Bij wendbaarheid erken je echter dat je als Defensie opereert in een snel veranderende wereld, waar je heel snel op in moet kunnen spelen. En dat daarvoor dus ondersteuning wordt geboden die minstens zo snel meegaat. Dat is een cultuuromslag, want in plaats van de klantvraag af te wachten zoals in het verleden moeten we als ondersteuning nu meer proactief worden. We moeten de missie van het primaire proces beter leren begrijpen en samen komen tot ondersteuning die deze missie optimaal ondersteunt. Want daardoor kunnen we daadwerkelijk waarde toevoegen.”

Vervolgens gaat hij in op adaptiviteit. “De tijd van alles zelf hebben is al lang voorbij. We zien als Defensie dat we de middelen niet hebben om alles zelf te kopen, te hebben of te doen. Ook kunnen we niet altijd over de meest recente kennis en ervaring beschikken. Soms gaan ontwikkelingen zo snel, dat het daarom beter is om samen te werken met de markt. Het betekent ook dat we ons continue afvragen of we middelen en capaciteiten zelf moeten verwerven of dat het verstandiger is om over te gaan naar partnerships met marktpartijen, gericht op gebruik en beschikbaarheid. Concepten die zowel nationaal als internationaal kunnen zijn en zowel publiek als privaat.”

Hij noemt als voorbeeld een onderzoek dat binnenkort start, de legering. “Qua omvang en spreiding van onze ‘hotelcapaciteit’ zijn er veel overeenkomsten met landelijk opererende hotelketens. Als we de bedrijfsvoering willen verbeteren is het daarom handig om de kennis daarover uit de hotelbranche te halen.” Het betekent dat er ook kritisch wordt gekeken naar zaken als het bijbehorende vastgoed. “Vroeger hadden we alles in eigendom. Door de vele reorganisaties en verplaatsingen van eenheden is er nu op sommige plekken teveel capaciteit, terwijl op andere locaties juist een tekort is ontstaan. Vanuit het oogpunt van revenue management is het dan interessant om te kijken of je een oplossing voor de gewenste flexibiliteit in de markt kunt vinden.”

De mens centraal

Bij dit alles draait het uiteindelijk om de mens. Van der Pool: “Medewerkers binnen de primaire processen hadden vroeger te maken met hun eigen facilitaire dienst bestaande uit collega’s die ze kenden en konden aanspreken. Door het onderbrengen van deze dienstverlening binnen DOSCO is de gevoelsafstand toegenomen. Daarnaast zien ook wij de ‘war for talent’. Om de juiste mensen binnen te houden of te krijgen moet je goede faciliteiten aanbieden. Want hun verwachtingspatroon wordt steeds groter. Neem een klein voorbeeld, Wi-fi. Dat moet eigenlijk overal beschikbaar zijn en goed werken. Onze commandant is heel duidelijk als hij stelt: ‘Ondersteunen is onze missie’. En dat is zo. We hebben niet voor niets de naam van Commando Dienstencentra veranderd in het Defensie Ondersteuningscommando. Het gaat er niet zozeer om dat we efficiënt georganiseerd zijn in Dienstencentra die producten en diensten leveren, maar om wat we doen om de missie van de Operationele Commando’s optimaal te ondersteunen.”

LEES OOK: 'NEN-ISO 41001 wordt gamechanger voor FM'

Producttips

Ook interessant

Space Management Maturity Model
Download de gratis whitepaper