Logo
  • Achtergrond
  • 11 januari 2018
  • Bron Facility Executive

7 facilitaire doodzonden (en wat u eraan kunt doen!)

Bij het uitvoeren van uw facilitaire taken binnen de organisatie opereert u soms in een mijnenveld. Welke valkuilen moet u omzeilen en welke missers moet u daarbij zeker niet maken?
Beeld 7 facilitaire doodzonden (en wat u eraan kunt doen!)

Op de Amerikaans site FacilityExecutive.com benoemt Ericka Westgard, Senior Director of Workforce Strategy for C&W Services, zeven facilitaire doodzonden:

  1. Geen officieel (getekend) akkoord voor een project
    Stel, u bent druk bezig met een groot (huisvestings)traject en hebt nog niet de benodigde handtekening voor akkoord van de betrokken stakeholders. Vanwege tijdsdruk in de planning gaat u toch verder en dan komt er ineens een kink in de kabel: de begroting voor het project valt lager uit of bepaalde onderdelen worden geschrapt of bijgesteld. Daar had u niet op gerekend en nu zit u met de brokken. Zorg dus tijdig voor commitment en een offcieel akkoord, vóórdat u begint.
     
  2. Afspraken niet documenteren
    Het niet schriftelijke vastleggen van afspraken die zijn gemaakt tijdens een meeting kan u later opbreken. Niet altijd hebben de aanwezigen het allemaal begrepen of de consequenties ingezien en dan is het prettig dat u kunt terugvallen op een verslag van de meeting. Een simpele e-mail met bulletpoints van afspraken, verwachtingen en acties volstaat overigens. Ook het inplannen van een follow-up meeting kan helpen.
     
  3. Alles zelf willen doen
    Het facilitaire team is er niet voor niets, het is de bedoeling dat het de taak van de manager verlicht en zelf acties uitvoert. Delegeren is dus belangrijk en mensen hun eigen verantwoordelijkheden geven. Hoewel het soms sneller lijkt te gaan als u dingen zelf oppakt, moet u het team de tijd en gelegenheid geven om te leren en zich te ontwikkelen.
     
  4. Terugkerende klachten negeren
    Wanneer er herhaaldelijk vergelijkbare klachten binnenkomen zoals over het binnenklimaat, moet u zo snel mogelijk in actie komen. Onopgeloste klachten stralen af op uw geloofwaardigheid als FM'er en dat moet u te allen tijde zien te voorkomen. 
     
  5. Nieuwe ontwikkelingen negeren
    U moet zichzelf regelmatig zien onttrekken aan de waan van de dag om tijdig nieuwe trends en ontwikkelingen met impact op uw klanten te kunnen signaleren. Ook al gaat het op de korte termijn op rolletjes, u moet verder kijken om niet op de langere termijn de boot te missen. Dit betekent tijd hiervoor vrij maken in uw agenda en bepalen wat u precies gaat doen met de ideeën die dit oplevert. 
     
  6. Gebrek aan structuur in de facilitaire organisatie
    U moet zoveel ballen tegelijk in de lucht houden, dat u snel het overzicht kunt verliezen. Zorg voor een plan waarin u dit vastlegt en houd bestaande systemen en processen tegen het licht: voldoen zij aan de gestelde eisen of vertonen ze gaten?
     
  7. Onvoldoende erkenning van de inspanningen van uw medewerkers
    Het is moeilijk voor uw mensen om gemotiveerd te blijven wanneer ze niet regelmatig signalen krijgen dat ze goed bezig zijn en aan uw verwachtingen voldoen. Geef daarom regelmatig complimenten en schenk speciale aandacht binnen het team aan die medewerker die iets bijzonders heeft gedaan. Dit motiveert niet alleen de medewerker in kwestie, maar straalt af op het hele team.

Producttips

Ook interessant