Logo
  • Achtergrond
  • 23 oktober 2018
  • Bron Momice

5 tips voor efficiënte organisatie van eindejaars-events

Het laatste kwartaal van het jaar kenmerkt zich door veel (interne) events, wat veel druk legt op facilitaire afdelingen die vaak verantwoordelijk zijn voor deze events. Vijf tips voor een efficiënte organisatie van Sinterklaas-, Kerst- en nieuwjaarsevents.
Beeld 5 tips voor efficiënte organisatie van eindejaars-events

1. Begin op tijd

“De voorbereiding van eindejaarsevents valt in de drukste periode van het jaar," aldus Rutger Bremer, oprichter van Momice, ontwikkelaar van software voor eventregistratie. "Niet alleen op het werk is het een drukke tijd, maar ook de privé-agenda van veel mensen raakt snel vol. Begin daarom op tijd met het versturen van uitnodigingen, zodat mensen ruimte kunnen vrijhouden in hun agenda.”

2. Formuleer duidelijke doelen

Bedenk wat het uiteindelijke doel is om een kerstdiner of nieuwjaarsborrel te organiseren. Hierbij kunnen zowel harde (zoals opkomst en waardering) als zachte doelstellingen (zoals de betrokkenheid of inhoud) een rol spelen. Bedenk vervolgens hoe je deze doelen gaat meten.

3. Zorg voor slimme communicatie en registratie

Leg in de uitnodiging duidelijk uit waarom je wilt dat mensen komen. Maak duidelijk wie ze mogen meenemen en hoe die introducees zich kunnen registreren. Bedenk wat je wilt weten van je collega’s (zoals dieetwensen) en verwerk deze vragen in je registratieformulier. Zorg er daarbij voor dat alles er feestelijk en aantrekkelijk uitziet, zodat jouw collega’s zin in het event krijgen.

4. Check je deelnemers digitaal in

Bremer: “Eindejaarsevents zijn feestelijke gebeurtenissen, maar hebben wel een bepaald doel. Door je medewerkers digitaal in te checken op de dag van het event, weet je precies wie er aanwezig was. Scan de e-tickets van de deelnemers of bedenk een meer creatieve oplossing: het klaarleggen van een kersttrui of andere attentie voor iedere medewerker maakt het bijvoorbeeld veel feestelijker.”

5. Evalueer

Wanneer je weet wie aanwezig was op jouw eindejaarsevent, kun je de aanwezigen eenvoudig een enquête sturen en er zo achter komen wat zij ervan vonden. Dit kan een goed moment zijn om het algemene sentiment onder de medewerkers te polsen - ook als je ze gemist hebt op het event. Enquêtes leveren waardevolle informatie op voor volgend jaar.

Producttips