Logo
  • Opinie
  • 15 mei 2020

Zo bereiden facility managers zich voor op het 1,5 meter kantoor

Terwijl we voorlopig nog thuiswerken, bereiden facility managers zich voor op de ingebruikname van het 1,5 meter kantoor. Hoe ziet dit kantoor eruit? Wordt er alleen met ander gebruik rekening gehouden, of staan er heuse verbouwingen op het programma? Twynstra Gudde sprak vijftien facilitair professionals over de overwegingen en keuzes die zij nu maken.

Organisaties gaan verschillend om met deze situatie. Sommige bereiden zich al sinds de uitbraak van het virus in januari voor en hebben inmiddels uitgewerkte scenario’s op de plank liggen. Anderen laten zich leiden door de richtlijnen van de regering en wachten op welke versoepelende maatregelen er de volgende persconferentie worden gemeld.

Er zijn ook overeenkomsten. Zo heeft bijna iedere organisatie een 'taskforce' of  'crisisteam' opgericht. Vaak is in deze gremia het bestuur van de organisatie vertegenwoordigd, zodat scenario’s snel kunnen worden afgewogen en gedragen besluiten worden genomen. Ineens staat huisvesting hoog op de agenda van de directie, een langgekoesterde wens van menig facility manager.

We zien dat de realisatie van het 1,5 meter kantoor grofweg in vier fasen wordt gerealiseerd. Iedereen begint met (1) een verkenning van de maatregelen die er getroffen kunnen worden. Daarna (2) wordt de aanpak bepaald, (3) besluitvorming rondgebreid en ten slotte (4) gaat men over tot uitvoering. De nodige acties binnen de fasen verschillen aanzienlijk. In dit artikel sta ik stil bij de eerste twee fasen.

Vier fasen realisatie van het 1,5 meter kantoor

1. Verkenning

Sinds 13 maart werkt iedereen massaal thuis en staat de wereld van menig facility manager op z’n kop. Kantoren zijn leeg, mensen worden voorzien van een thuiswerkplek en we schakelen massaal over op digitaal vergaderen via programma’s zoals Teams, Zoom of Google Hangout. De desinfecterende sprays die we in februari op kantoor hadden neergezet bleken niet voldoende: het kantoor zelf is een potentiële besmettingshaard geworden.

Al snel drong bij veel facility managers door dat er straks ook een fase aanbreekt waarin we terugkeren naar kantoor. De vraag is alleen: hoe? De regering riep alle sectoren op om zich hierop voor te bereiden. En dat doen facility managers massaal, zo blijkt. Er zijn ideeën te over. Veel van de professionals die mijn collega’s en ikzelf spraken bevinden zich nog in de verkenningsfase: welke mogelijkheden zijn er en welke passen het beste bij mijn organisatie? Ik zet de belangrijkste op een rijtje.

Maatregelen t.b.v. lagere bezetting

Groepen splitsen: op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie worden teams in twee of drie groepen gesplitst. Teams mogen een maximum van 30%-50% van hun mensen naar kantoor laten komen. Verder blijft iedereen zoveel mogelijk thuis. Hoe dit wordt geadministreerd verschilt: ASML werkt in groepen Groen en Blauw en Booking.com overweegt hetzelfde met groepen A en B. Vitens overweegt om teams een saldo te verstrekken gebaseerd op de bezettingsratio, waarmee men in het team onderling kan besluiten wie wanneer naar kantoor komt. De beveiliging en receptionisten ondersteunen bij de controle van de besteding van dit saldo.

Logistieke beperkingen: het aantal ingangen wordt verminderd voor maximale controle. Leveranciersingangen worden gesplitst van ingangen voor medewerkers. In restaurants worden logistieke stromen drastisch beperkt. Bij FrieslandCampina is liftgebruik gemaximeerd voor maximaal twee personen en bedoeld voor mensen die slecht ter been zijn. Als gevolg daarvan kunnen straks alleen verdieping 1 t/m 5 worden gebruikt. Ahold Delhaize overweegt om de liften voor maximaal 1-2 personen te beperken en de verantwoordelijkheid bij de gebruiker zelf te leggen. PwC kijkt naar stickers in de liften die aangeven waar je – met de rug naar elkaar toe – kunt staan. Verder is een veelgenoemde maatregel om voor de trappenhuizen en routes door het gebouw looprichtingen te bepalen.

Geen klanten ontvangen: bij Ahold is het ontvangen van klanten de komende tijd niet toegestaan. De gemeente Deventer staat bezoek van burgers voorlopig alleen op afspraak en in dringende gevallen toe.

Toilettoegang beperken: om te voorkomen dat mensen bij de wasbak te dicht bij elkaar komen, overweegt men om het toiletportaal vrij te houden. Door middel van busy haakjes aan deuren kun je aangeven of er iemand aanwezig is of niet. Wachten kan dan op de gang.

Stoelen weghalen: een effectieve maatregel die weinig tijd en energie kost en de 1,5 meter afstand houden op een natuurlijke manier ondersteunt. Beperk het aantal stoelen in het gebouw en er zullen simpelweg minder mensen gebruik kunnen maken van een ruimte. Vooral in de vergaderzalen wordt dit toegepast, maar ook in open kantoorruimten is dit een voor de hand liggende maatregel.

‘Ik kan wel meten hoeveel mensen er in mijn gebouw zitten, maar het gaat er uiteindelijk om of mensen 1,5 meter van elkaar uit de buurt blijven.’

Facilitaire ingrepen

Extra schoonmaak: de schoonmakers krijgen het druk. Er wordt ingezet op verhoogde schoonmaakbezetting om de risico’s van indirecte besmetting zoveel mogelijk te beperken. Maar het loont om hierbij de kosten en baten goed tegen elkaar af te wegen: persoonlijk aangeschafte toetsenborden heb je er na twee weken schoonmaken namelijk al uit. Bij de Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland (RVO) maakten medewerkers dankbaar gebruik van de optie om ICT-middelen naar huis te nemen, waardoor het kantoor nu leeg staat. Maar dat is vanuit het oogpunt van kosten dus niet eens zo’n slecht idee. PwC kiest voor persoonlijke schoonmaak kits, waarmee medewerkers zelf apparatuur kunnen schoonmaken voordat ze het gebruiken.

Lunchpakketten: de bedrijfsrestaurants lijken de meest risicovolle plekken van het kantoor. Om te voorkomen dat men om 12.00 uur te dicht op elkaar staat, zetten organisaties lunchpakketten in. ASML koos ervoor om sinds het begin van de Coronacrisis deze gratis te verstrekken om medewerkers extra te ondersteunen in deze tijd. Organisaties realiseren zich ook dat hun cateraar in deze tijd wel een steuntje in de rug kan gebruiken.
1,5 meter markeringen: net als de supermarkt zal ook het kantoor eraan geloven. Pantry’s, vergaderzalen, gangzones, overal komen mogelijk 1,5 meter markeringen. Cushman & Wakefield was op het 20.00 uur Journaal met het 6-feet Office Concept waarbij zij cirkels om werkplekken plaatsen. We zien dat organisaties er niet voor kiezen om bureaus weg te halen, maar om ze af te plakken. Hieruit kun je opmaken dat we denken dat aan deze tijdelijke situatie toch ooit weer een eind komt.

Temperaturen: niet veel maar een aantal organisaties kiest ervoor om medewerkers bij binnenkomst te temperaturen. Bij verhoging blijf je thuis. In ziekenhuizen gebeurt dit al een tijdje.

Wat opvalt is dat er nauwelijks gebruik wordt gemaakt van technologie. Hoewel veel organisaties afgelopen jaar druk in de weer waren met Smart Buildings, blijken de toepassingen in de praktijk nog beperkt. Organisaties die sensoren al wel grootschalig in gebruik hebben vinden deze niet echt nuttig: ‘ik kan wel meten hoeveel mensen er in mijn gebouw zitten, maar het gaat er uiteindelijk om of mensen 1,5 meter van elkaar uit de buurt blijven.” Zo blijkt het gedrag van kantoorgebruikers een belangrijke succesfactor bij de ingebruikname van het 1,5 meter kantoor. Het wordt nog een puzzel voor facilitair managers om hier grip op te krijgen. Er zijn wel slimme ondernemers die hierop inspelen. Zo introduceerde Trylikes de Aura Aware welke d.m.v. een sensor aangeeft of je te dicht bij iemand in de buurt bent. Voor recepties mogelijk een slimme oplossing.

We zien dat facility managers in hun kracht komen door in deze tijd na te denken over creatieve oplossingen. Er wordt met verve in de avonden en weekenden doorgewerkt om het kantoor “Coronaproof” te maken. Hierbij waarschuwt een organisatie wel voor de ‘zin en de onzin’ van Coronamaatregelen: ‘Leuk al die papieren bureauleggers of plexiglazen schotten, maar je moet wel afwegen wat echt nut heeft’. Geadviseerd wordt om ook in deze tijd nuchter te blijven en te kijken wat bij jouw organisatie het beste past.

2. Aanpak bepalen

Vervolgens rijst de vraag via welke aanpak de maatregelen worden uitgerold. Kies je voor een big bang? Ga je maatregelen in een leeg kantoor testen? Er zijn organisaties die ervoor kiezen om pilots te doen met kleine groepen werknemers. Vooral organisaties met een draaiend productieproces lijken daarvoor te kiezen. ASML, FrieslandCampina, maar bijvoorbeeld ook Vitens: ‘Bij ons draait de operatie gewoon door en moeten de monteurs al langere tijd 1,5 meter afstand houden.’ FMHaaglanden kiest voor een aanpak waarbij de klantreizen centraal staan: per touchpoint wordt bekeken welke maatregelen nodig zijn om het 1,5 meter kantoor te realiseren.


Vitens: 'Bij ons draait de operatie gewoon door en moeten de monteurs al langere tijd 1,5 meter afstand houden.’
 

Aanpak voor de tijdelijke situatie

De meeste organisaties werken aan een plan voor een tijdelijke situatie: hoe overbruggen wij straks de periode van het 1,5 meter kantoor? Deze organisaties verwachten dat de situatie tijdelijk is en doen geen grote investeringen. De omvang van deze plannen wisselt echter aanzienlijk. De meeste organisaties nemen enkele van bovenstaande ideeën in overweging en hebben die op een kladpapiertje opgeschreven. Maar er zijn ook organisaties die het meer gedegen oppakken. Zo werkt PwC sinds 28 februari met een multidisciplinaire Taskforce die het besluitvormende Crisis Management Team adviseert. Randstad heeft een visie opgesteld waarin wordt omschreven hoe men vanaf 28 april veilig naar een Randstad vestiging kan komen, en gebruikt dit ook als basis om opdrachtgevers te adviseren.

Afhankelijk van de versoepeling van de maatregelen rolt het bedrijf één van de scenario’s uit die volledig zijn uitgewerkt. Ook FrieslandCampina heeft niet stil gezeten. Het bedrijf exploiteert diverse kantoren en fabrieken in Azië en heeft sinds de uitbraak van de Coronacrisis in januari gewerkt aan diverse scenario’s. De facilitair manager adviseert niet uit te gaan van piekbezetting, maar van het gemiddelde, en op basis daarvan een ratio te bepalen waarop je handhaaft. FrieslandCampina kiest expliciet niet voor verruiming van openingstijden, omdat dat de druk bij dubbele shifts op het kantoor en daarmee de kans op besmetting alleen maar vergroot. Daarbij zit FrieslandCampina ook vast aan bijvoorbeeld de smalle gangzones van het hoofdkantoor uit de jaren ’70: ‘Niet de regering, maar het gebouw bepaalt of 50% van de mensen in het gebouw kunnen’.


FrieslandCampina: ‘Niet de regering, maar het gebouw bepaalt of 50% van de mensen in het gebouw kunnen.’
 

Er zijn ook organisaties die minder expliciet plannen maken en zich in eerste instantie laten leiden door de versoepeling van de maatregelen van de regering. Zij kiezen ervoor om de volgende persconferentie af te wachten en te bepalen hoe zij daarna weer verder kunnen.

Aanpak voor de lange termijn

Voor een aantal organisaties is de Coronacrisis aanleiding om het huisvestingsconcept structureel te herzien. Om verschillende redenen. Bij Booking.com hebben medewerkers een eigen werkplek en moet men nu voor het eerst op grote schaal thuis werken. Op basis van deze ervaring wordt gekeken of en hoe thuiswerken structureel onderdeel kan worden van het huisvestingsconcept. PPG zit in een vergelijkbare situatie en overwoog de afgelopen tijd om de traditionele cellenstructuur om te bouwen naar een flexwerkomgeving. In het 1,5 meter kantoor kunnen zij de overruimte echter goed gebruiken. Het bedrijf onderzoekt nu hoe medewerkers zich thuis voelen om te kijken hoe deze learnings onderdeel kunnen worden van het toekomstige kantoorconcept. Ook Ahold/Delhaize probeert van de huidige situatie te leren. ‘Er is momenteel meer aandacht voor onderwerpen die bij directies niet altijd hoog op de agenda staan, zoals hygiëne, het toegangsbeleid en het werkplekconcept.’ Zij verwachten dat er meer zal worden gestuurd op thuiswerken, wat de druk op de kantoren mogelijk structureel zal verlagen.


Ahold/Delhaize: ‘Er is momenteel meer aandacht voor onderwerpen die bij directies niet altijd hoog op de agenda staan, zoals hygiëne, het toegangsbeleid en het werkplekconcept.’
 

Hoe nu verder? De hoeveelheid maatregelen en de ingangsdatum zijn afhankelijk van wanneer de overheid de eerste versoepelingen op kantoor aankondigt. Daarom zijn we nog niet aan echte besluiten toegekomen. De scenario’s en aanpakken die nu worden voorbereid, worden straks voorgelegd aan crisisteams. Hoe de besluitvorming plaatsvindt en wat er in de uitvoering precies gaat gebeuren, daarover meer in het volgende artikel. Ook wordt daarin stil gestaan bij de gedragscomponent: hoe waarborg je dat men op kantoor de 1,5 meter ook daadwerkelijk aanhoudt?

Geïnterviewde organisaties
Ahold/Delhaize
Vitens
ASML
FMHaaglanden
Randstad Groep Nederland
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
Gemeente Deventer
Radboud Universiteit
FrieslandCampina
PPG
Booking.com
PwC
Grote verzekeraar (anoniem)
Middelgrote gemeente (anoniem)
Zelfstandig Bestuursorgaan (anoniem)

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform