Logo
  • Achtergrond
  • 9 mei 2006
  • Geert Henk Wijnants

Prestatiegericht installatieonderhoud

In een werkgroep van belanghebbenden, met zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers, zijn voorwaarden vastgesteld voor het succesvol kunnen toepassen van een opgesteld contract voor installatieonderhoud. Dit artikel beschrijft de inzichten die tot dusverre verkregen zijn.

Prestatiegericht installatieonderhoud (PIO) staat al geruime tijd in de belangstelling. In de industrie wordt onderhoud al prestatiegericht aanbesteed, in de markt van kantoren en woningen komt dit nog niet duidelijk van de grond. In een werkgroep van belanghebbenden, met zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers, zijn voorwaarden vastgesteld voor het succesvol kunnen toepassen van een opgesteld contract. Dit artikel beschrijft de status-quo van het PIO project en de inzichten die tot dusverre verkregen zijn.

Al geruime tijd is er aandacht voor contractvormen op het gebied van installatieonderhoud waarbij de opdrachtnemer staat voor de techniek en de opdrachtgever voor de belangen van de gebruiker. Hierbij wordt de doelstelling ook omschreven in gebruikerstermen, in termen van functies met prestaties.

De standaardsituatie die nog veel voorkomt is dat de opdrachtgever vanuit de techniek de opdrachtnemer aanstuurt via een bestek; de bijbehorende contracten staan bekend als inspanningscontracten.

Een tussenvorm is dat de opdrachtgever zich beperkt tot het specificeren van een conditieniveau, bijvoorbeeld conform NEN2767, waarbij de opdrachtnemer de benodigde technische maatregelen vaststelt om dit conditieniveau te behouden. Deze werkwijze wordt toegepast in resultaatgerichte contracten. De werkwijze krijgt momenteel extra aandacht, ingegeven door de eisen vanuit de International Financial Reporting Standards (IFRS), waarbij gebouwen op de werkelijke marktwaarde gewaardeerd moeten worden.

In het PIO project is bij prestatie uitsluitend gerefereerd aan een door de installatie te leveren prestatie. Van de contractor wordt bij álle contractvormen verwacht dat deze een prestatie levert.

Met de toenemende complexiteit van installaties is het onderhoud inmiddels een dermate complexe en kennisintensieve aangelegenheid geworden, dat opdrachtgevers feitelijk overgeleverd zijn aan de partij die onderhoud levert. Een inspanningsgerichte aanpak is daarbij dan ook niet meer goed toepasbaar omdat deze veronderstelt dat de opdrachtgever het uit te voeren werk inhoudelijk aanstuurt.

Een resultaatgerichte aanpak is dan nog wel toepasbaar, maar voor kritische systemen vormt een conditieniveau geen waarborg voor adequaat functioneren. Om deze reden staan prestatiegerichte onderhoudscontracten sterk in de belangstelling. Een andere reden daarvoor is dat met prestatiegerichte onderhoudscontracten het feitelijke beheer ook integraal aan een externe partij overgedragen kan worden, waarbij de taken en aansprakelijkheden ook explicieter verdeeld zijn.

Bottlenecks

Een terugkerend probleem bij het streven naar prestatiegerichte onderhoudscontracten is de onzekerheid voor de opdrachtnemer met betrekking tot het functioneren van de aanwezige installatie. Immers, met het overnemen van de verantwoordelijkheid voor het functioneren van een installatie, neemt de opdrachtnemer tevens het risico over dat bepaalde componenten vervangen moeten worden. In feite is het prestatiecontract een verklaring dat de opdrachtnemer er alle vertrouwen in heeft dat de kwaliteit van de installatie dusdanig is dat deze met een beperkt en overzichtelijk risico door hem onderhouden kan worden.

‘onzekerheid voor opdrachtnemer is terugkerend probleem’

In figuur 1 zijn deze verbanden schematisch weergegeven:

In het aanbod van prestatiegerichte contracten zijn de volgende lijnen te onderkennen in de manier waarop dit risico beheerst wordt:

  1. fabrikant doet ook onderhoud,
  2. fabrikant geeft onderhoudspartij garanties door regeling om componenten terug te nemen,
  3. onderhoudspartij vangt risico’s af door inventarisatie en upgrade alvorens contract aan te gaan of sluit risico’s uit.

Een voorbeeld van (1) is een prestatiecontract voor liften, waarbij de leverancier ook het onderhoud uitvoert en waarborgt dat de lift niet meer dan een vastgesteld aantal dagen per jaar uit bedrijf zal zijn. Alle kennis over risico’s is dan bij één partij aanwezig.

VergrotenEen voorbeeld van (2) is een prestatiecontract voor CV-ketels of voor noodverlichting, waarbij de installateur voor een vast bedrag alle onderhoud uitvoert (‘all-in’) en waarbij deze op zijn beurt een contract heeft met de fabrikant om defecte onderdelen via een garantieregeling om te ruilen. Alle kennis van risico’s is bij de fabrikant aanwezig die dit verwerkt in de prijsstelling van zijn servicecontract met de contractor. De contractor hoeft dus niet tot in detail te weten hoe groot de kans is dat een dure component als bijvoorbeeld de besturingscomputer vervangen zal moeten worden, omdat dit risico door middel van het contract met de fabrikant is afgedicht.

Een voorbeeld van (3) is de situatie waarbij de opdrachtnemer alvorens het onderhoudscontract af te sluiten, een beoordeling conform NEN2767 uitvoert en daarbij die items markeert die voor hem een te groot risico vormen.

Omdat de risico’s van (1) naar (3) steeds minder duidelijk zijn, is het niet vreemd dat in de markt model (1) het duidelijkst waar te nemen is, gevolgd door (2) en dan door (3). De situatie (3) komt nog het meeste voor in situaties waarbij gebouwd en/of gerenoveerd wordt door een contractor, waarna dezelfde partij ook het onderhoud uit gaat voeren.

Gegeven de verscheidenheid aan installaties die in een gemiddeld kantoorgebouw aanwezig is, is het PIO project er op gericht om de randvoorwaarden voor een succesvolle invulling van model (3) in kaart te brengen, ook voor die situaties, waarin een bestaand kantoor via een prestatiegericht contract onderhouden dient te worden.

PIO project

Een eerste en cruciale factor die van invloed is, is het onderscheid tussen de taken van de eigenaar en de huurder in het onderhoud. Dit is in het huurcontract geregeld, waarbij het standaardmodel (zie www.ROZ.nl) voorschrijft dat de huurder ervoor zorg dient te dragen dat alle installaties adequaat onderhouden worden. Voor de prestatie van de aangebrachte installaties is de huurder afhankelijk van de door de verhuurder gemaakte keuzes en de door de verhuurder voor het onderhoudsplan ter beschikking gestelde informatie. Om zeker te stellen dat de huurder voldoende informatie kan krijgen en dat ook noodzakelijke vernieuwingen adequaat afgehandeld zullen worden, is ondersteuning door de verhuurder nodig. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een tripartiet huurcontract (verhuurder, huurder en opdrachtnemer). Deze ondersteuning is een randvoorwaarde om tot prestatiecontracten te kunnen komen.

Andere randvoorwaarden zijn dat de opdrachtnemer ook volgens het huurcontract gerechtigd is om eigenhandig reparaties door te voeren, dat er concrete prestatienormen afgesproken zijn, dat vastgesteld is in hoeverre de aanwezige installatie aan de prestatienormen voldoet en dat de contractor voldoende competent is om zowel de uitvoering als de structurering van het onderhoud adequaat op te nemen.

Het PIO project

In het PIO project werken twee opdrachtgevers en twee opdrachtnemers onder aanvoering van TNO de randvoorwaarden voor prestatiegerichte onderhoudscontracten uit.
De opdrachtgevers zijn:

  • ING (Real Estate en Facility Management)
  • VROM Rijksgebouwendienst
  • De opdrachtnemers zijn:
  • Stork Worksphere
  • GTI Klimaatkontrakt
  • Projectresultaten: www.tno.nl/prestatiecontracten

Monitoring

Voor prestatiecontracten geldt, sterker nog dan voor andere contractvormen, dat het maken van afspraken één is en het vervolgen van die afspraken twee. Doordat op voorhand interpretatieverschillen mogelijk kunnen zijn, is een duidelijke structuur om de uitvoeringskwaliteit te vervolgen van even groot belang als de gemaakte afspraken zelf.

Hoe, wat, en wanneer gevolgd wordt, dient vast te liggen, evenals de momenten waarop de prestatie geëvalueerd wordt. In de hiervoor genoemde contractlijnen (1) en (2) vindt deze monitoring in het algemeen plaats door ‘dedicated monitoringsensoren’ te gebruiken die meten en loggen in welke mate het systeem functioneert. In combinatie met automatische alarmering kan daarbij heel proactief opgetreden worden, wat de geleverde prestatie (beschikbaarheid) uiteindelijk ten goede komt. Monitoring is dus niet een ballast, maar zorgt daadwerkelijk dat de gestelde doelen gerealiseerd kunnen worden. Een concreet uitgewerkt monitoringconcept waaruit blijkt welke Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van belang zijn en hoe die vervolgd worden, is dus een randvoorwaarde voor een prestatiecontract, wat daar één op één bij hoort.

‘uitgewerkt monitoringconcept is een randvoorwaarde’

Contracten

In het PIO project is een checklist uitgewerkt met daarin de die in een prestatiegericht contract nodig zijn. Deze zijn zo uitgewerkt dat de inkopers aan opdrachtgeverzijde (huurder) danwel aan opdrachtnemer (contractor) zijde ze toe kunnen passen. Ze zijn te vinden op www.tno.nl/prestatiecontracten.

Momenteel wordt door de diverse partijen die bij het project betrokken zijn in hun eigen praktijk getest in hoeverre hun contracten voldoen aan die eisen, of nieuwe contracten te realiseren zijn conform die vereisten en in hoeverre de beschikbare eisen afdoende zijn om de beoogde prestaties te realiseren.

Deze ervaringen worden teruggekoppeld naar het ontwikkelde raamwerk, waardoor die verder geoptimaliseerd kan worden.

Prestatiedenken

Een prestatiegerichte aanpak is niet in alle gevallen zinvol en effectief. Bepalend is de verhouding tussen het risico’s van zelf doen ten opzichte van uitbesteding. Dit omvat:

  • niveau van de gebruikerseisen en externe eisen (verplichtingen) in relatie tot de noodzaak om gespecialiseerde diensten in te huren,
  • eigen beschikbare beheersorganisatie met de kosteneffectiviteit daarvan,
  • kosten van ondersteunende diensten en reservedelen in verhouding tot de situatie bij inkoop,
  • competentie van opdrachtnemer om het gevraagde te leveren,
  • de omvang en complexiteit van het totale beheer wat aanwezig is naast het reguliere onderhoud (bijv. nieuwe regelgeving; risicoinventarisatie RI&E etc.),
  • mate waarin marktpartijen bereid zijn om prestatiegericht te werken,
  • mate waarin integrale pakketten bij één partij neergelegd kunnen worden.

Op basis van een kosten/baten-afweging is vast te stellen in hoeverre prestatiegericht onderhoud kosteneffectief is. Een voorbeeld van zo’n afweging is op www.tno.nl/prestatiecontracten te vinden.

Eigen praktijk

Een ieder die geïnteresseerd is in deze ontwikkelingen kan de uitgewerkte randvoorwaarden voor prestatiecontracten ook op zijn eigen praktijk toepassen. De projectgroep is zeer geïnteresseerd in deze ervaringen en nodigt diverse partijen dan ook uit om een reactie te geven. Voorbeelden van succesvolle prestatiecontracten zijn daarbij welkom, zodat wij te zijner tijd tot een praktijkgerichte uitwerking van het raamwerk kunnen komen.

FMM bereidt een digitaal discussieplatform voor, waarin ook over dit onderwerp ervaringen en ideeën uitgewisseld kunnen worden.

De toekomst

Uiteindelijk willen de betrokken partijen in hun eigen praktijk prestatiecontracten succesvol toe kunnen passen. Het ligt daarbij voor de hand dat dit type contracten dan ook in de markt bekend moet zijn en geaccepteerd moet worden. Beoogd wordt dan ook om de resultaten beschikbaar te stellen aan bijvoorbeeld de NEN werkgroep onderhoudscontracten, opdat een adequate aanpak beschikbaar is. Met zo’n aanpak zal het mogelijk zijn om al in de ontwerp- en de bouwfase te anticiperen op het prestatieniveau dat vereist wordt, door installaties te realiseren met een beschikbaarheid, onderhoudbaarheid en capaciteit die overeenkomen met de gebruikerseisen.

Auteur

G.H. Wijnants werkt sinds 5 jaar bij TNO Bouw en Ondergrond op het gebied van beheer en onderhoud van infrastructuur en gebouwen. Zijn roots liggen in het industriële onderhoud van chemische procesinstallaties, waar hij 14 jaar bij een chemische multinational diverse functies heeft bekleed in een centrale R&D afdeling, op een productielocatie en binnen de engineering organisatie; G.Wijnants@bouw.tno.nl

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform