Logo
  • Achtergrond
  • 19 mei 2020
  • Jantine Zwinkels

Stappenplan voor een afvalvrije werkomgeving

Om meerdere redenen – kostenbesparingen, reduceren milieu-impact, veranderende regels afvalscheiding, voldoen aan ambities verantwoord inkopen en Greendeal Circulair inkopen - kunt u afvalvrij en circulair gaan werken. Maar waar begint en eindigt u? De volgende stappen bieden u een houvast.
Beeld Stappenplan voor een afvalvrije werkomgeving

Een organisatie kan vaak niet alles doen en sommige maatregelen zijn minder relevant. Het bepalen van de uitgangssituatie biedt een kader voor de mogelijkheden. Het is vervolgens belangrijk om de ambitie te bepalen. De ambitie geeft richting aan de verandering. Na het inventariseren van de mogelijkheden kan een maatregelenpakket samengesteld worden waarmee u eenvoudig aan de slag kan.

Met een Plan van Aanpak worden de gekozen maatregelen geïmplementeerd. Een belangrijk onderdeel hierbij is de communicatie naar medewerkers. Communicatie is bepalend voor de kans van slagen tijdens de uitvoering. Het vergroot namelijk de betrokkenheid van medewerkers binnen uw organisatie. Door de stappen te monitoren kunnen medewerkers en derden op de hoogte blijven van de vorderingen die uw organisatie maakt. Communicatie van uw resultaten is belangrijk voor zowel uw medewerkers als uw relaties.

1. Onderzoek de uitgangssituatie (nulmeting)

Wat kan ik doen?

Kijk naar de specifieke kenmerken van uw kantooromgeving

  • De grootte van uw kantooromgeving (aantal medewerkers en m2).
  • Locatie van het kantoor (kansen voor samenwerking met andere kantoren in de buurt?).
  • Plannen voor de toekomst, bijvoorbeeld verbouwingsplannen (waarop u kunt meeliften).

Uitvoeren van een afvalanalyse

  • Kennen van de huidige gescheiden hoeveelheden: papier en karton, gft, keukenafval/swill, glas, plastic verpakkingen, folie, klein chemisch afval, grof afval.
  • Bekijken welke recyclebare afvalstromen nog in uw restafval zitten. Sorteer met een groepje medewerkers. bijvoorbeeld eens het afval van een week om te bekijken wat er weggegooid wordt.

Inzicht verkrijgen in bestaande contracten

  • Nagaan hoe de huidige inzameling en afvoer in uw organisatie is vastgelegd.
  • Nagaan wat er allemaal wordt ingekocht, hoe groot zijn deze inkopen in volume en geld?

Inspectie in de praktijk

  • Afvalbronnen (wat veroorzaakt afval in mijn organisatie?) en inrichting (welke en hoeveel afvalbakken staan er?).
  • Observeren van het gebruik van de afvalinzamelvoorzieningen, het gedrag van medewerkers, etc.
  • Gesprekken met inkopers, conciërges, facilitair medewerkers, schoonmakers en medewerkers.
  • Check of de praktijk overeen met hetgeen dat op papier is vastgelegd (contracten).

2. Bepaal uw ambitie

Het bepalen van de ambities zorgt voor een ‘stip op de horizon’. Iedere organisatie kan een eigen invulling geven aan een afvalvrij kantoor passend bij de voorkeuren, cultuur en mogelijkheden van de organisatie.

Voorbeelden van ambitierichtingen:

100% Circulair inkopen
Richt uw pijlen op circulair inkopen. U kunt door functioneel te specificeren de afweging maken of uw organisatie eigenaarschap over product wil hebben of  gebruik wil maken van een product. De markt biedt al vele mogelijkheden om producten circulair in te kopen. Ga ook het gesprek aan met uw leveranciers en vraag hoe zij u kunnen helpen met het behalen van uw ambitie. Maak een Plan van Aanpak die stapsgewijs naar uw ambitie toewerkt en start met de quickwins in uw organisatie.

Zero Wasted
Richt uw pijlen op ‘afvalloos’ met circulair inkopen en het scheiden van uw afvalstromen. Circulair inkopen voorkomt afval, bijvoorbeeld door retourlogistiek of doordat het product in bruikleen is. Door uw afval goed te scheiden zorgt u ervoor dat waardevolle reststromen overblijven die de cirkel kunnen sluiten (hoogwaardige recycling en hergebruik).

Papierloos kantoor
Verbruikt uw kantoor veel papier of zijn jullie van het digitale werken? Zorg er dan voor dat uw kantoor geen papier meer verbruikt. In veel kantoren behoort de papierstroom tot de top-3 afvalstromen. Door in te zetten op een papierloos kantoor kunt u kosten besparen door zowel minder inkopen als minder afvalkosten.

Restafval reduceren: maximaal 25% restafval is een ambitieuze maar haalbare doelstelling
Restafval is afval dat niet kan worden verwerkt en daarom wordt het verbrand waarmee energie wordt opgewekt. Van het ingezamelde restafval is vaak 30% echt restafval. Dit betekent dat 70% met meer waarde verwerkt kan worden (bron: de nationale afvaltest van Van Gansewinkel). U kunt als organisatie de ambitie stellen om uw restafval te reduceren waarmee u inzet op beter scheiden en het gebruiken van reststromen op waarde. De rijksoverheid hanteert de doelstelling van 35% restafval (exclusief papier en karton). Daarmee is de verwachting dat 25% inclusief papier een reële doelstelling is.

3. Inventariseer wensen en mogelijkheden

Wat kan ik doen?

Achterhalen wat er speelt op de werkvloer

  • Vraag medewerkers waar zij verspilling zien, wat beter kan, welke ideeën en initiatieven zij hebben (gesprekken en/of enquête).

In beeld brengen welke aanbestedingen of inkopen eraan komen

  • Kansen ontdekken op basis van de inkopen. Indien nieuwe aanbestedingen of inkopen op de planning staan is dit een mooi moment om circulair te gaan inkopen. In bestaande contracten is ook veel mogelijk maar bent u als organisatie meer afhankelijk van uw huidige leverancier.

Onderlinge samenwerking opstarten

  • Interne afstemming aanpak tussen de facilitaire medewerker, conciërge, inkopers, schoonmaak. Stel bijvoorbeeld een ‘Werkgroep  Afvalreductie’ op met medewerkers met verschillende achtergronden.
  • Wie zijn betrokken en wie zijn de trekkers? Medewerkers van communicatie en directie kunnen van toegevoegde waarde zijn om draagvlak te creëren.
  • Hoe verloopt samenwerking tot nu toe, wat zijn verbeterpunten?

Kennis over uw leveranciers en partners vergroten

  • Binnen de lopende contracten kijken naar verbetermogelijkheden in overleg met leverancier (ook wel ketensamenwerking genoemd).
  • Marktconsultatie om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden die commerciële partijen bieden.

4. Stel een maatregelenpakket samen

Het samenstellen van een pakket aan maatregelen kunt u doen in drie stappen:

1) Hoe kan ik effectief een passend maatregelenpakket samenstellen? Als het goed is kunt u op basis van de eerste drie stappen (uitgangssituatie, ambitie bepalen en inventarisatie) prioriteiten en kansen benoemen die u helpen bij de eerste selectie van maatregelen.

2) Vervolgens is het aan u om keuzes te maken op basis van uw inschatting of de maatregel:

  • …goed past bij (het karakter en de voorkeuren van) uw organisatie.
  • …kan rekenen op draagvlak bij het management en de medewerkers.
  • …volgens de bedachte planning kan worden voorbereid (tijdsinzet, doorlooptijd vanuit bestedingsprocedure).
  • …praktisch uitvoerbaar is.
  • .... zorgt dat de cirkel echt gesloten is (financieel en grondstoffen).

Uiteraard kunt u aan het bovenstaand lijstje eigen criteria toevoegen. Het is verstandig om bij deze trechtering van maatregelen een matrix te gebruiken die het selectieproces transparant maakt. Per maatregel kunt u dan per criterium een score toekennen.

3) Tot slot is het van belang om de samenhang van de gekozen maatregelen te checken. Is het een logisch geheel en kunnen de maatregelen in een slimme volgorde van uitvoering worden geplaatst? Doen we bijvoorbeeld eerst de quickwins? Kan er tijd en geld bespaard worden door maatregelen te bundelen? Dit is van belang voor de volgende stap, namelijk het opstellen van een Plan van Aanpak.

5. Stel een Plan van Aanpak op

In het Plan van Aanpak staat beschreven welke maatregelen op welke wijze uitgevoerd gaan worden. Zorg ervoor dat het management van uw organisatie betrokken is en het Plan van Aanpak ondersteunt en actief bijdraagt aan het realiseren van de ambities.

6. Communiceer de plannen

Communicatie is belangrijk om medewerkers bij het onderwerp te betrekken. Mee kunnen denken en medewerking van medewerkers is essentieel voor het effectief doorvoeren van een verandering. De medewerkers moeten op de hoogte zijn van de verandering en geïnformeerd zijn over het wat/waarom/hoe en team/contactpersonen.

7. Zorg voor een goede uitvoering

De transitie richting een circulaire economie staat nog in de kinderschoenen. Er is daarom nog veel onduidelijk en er zijn verschillende blokkades. Tijd, geld en planning zijn belangrijke aspecten van het succesvol implementeren van een maatregel.

8. Monitor de resultaten en stuur waar nodig bij

Het uitvoeren van circulaire toepassingen in de kantooromgeving kan op diverse manieren verlopen. Voordat u kunt beginnen met de monitoring is het van belang om de nulmeting uit te voeren waarmee u de uitgangssituatievan uw organisatie vast stelt. Om er achter te komen of de verandering effectief verloopt, is monitoring noodzakelijk.

Kies momenten waarop monitoring plaatsvindt. Het is verstandig monitoring te starten na één of twee maanden en deze één maal per kwartaal te continueren. Het is belangrijk om in de beginfase te monitoren omdat in deze fase de meeste mogelijkheden zich voordoen om bij te sturen. Deel de vooruitgang of de motivatie om bij te sturen met de medewerkers zodat deze betrokken blijven.

9. Communiceer de resultaten

  • Feedback & persoonlijk maken: vier de (kleine) successen.
  • Maak het tastbaar: '40 velletjes papier zijn goed voor 1 wc-rol'
  • 'Iedereen binnen de organisatie kan een bijdrage leveren aan het behalen van de doelstellingen'
  • Vergeet niet: de aanhouder wint!
F-Academy organiseert al vele jaren opleiding- en trainingsprogramma’s voor facility professionals. De facilitaire seminars, masterclasses, leergangen en events ondersteunen de professionals bij het optimaal uitvoeren van hun dagelijks werk binnen de facilitaire organisatie. De programma’s besteden o.a. aandacht aan kennisoverdracht omtrent actuele trends en ontwikkelingen binnen het vakgebied en actuele wet- en regelgeving. Ook wordt gewerkt aan het ontwikkelen van competenties en vaardigheden van de deelnemers. Onze programma's zijn gericht op het werkveld van het facilitair bedrijf en gaan in op thema's als gastvrijheid/hospitality, servicedesk, regievoering, NEN en strategisch facility management.

Producttips

Volg F-Facts

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste facility nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.

Word lid van F-Facts Facility Platform